Lankstaus darbo stilius: strategija, poreikiai ir technologijos

Naujos technologijos pristatomos bene kasdien, tad verslo įmonėms, siekiančioms pasitelkti technologinius sprendimus mažinant sąnaudas, būtina aiškiai apsibrėžti poreikius ir tikslus. Nemažai įmonių technologijas įsigyja pagal naujumo ir kainos kriterijus, tačiau be konkrečios strategijos. Technologijos pavirsta tik madingais žaisliukais, tačiau ne sprendimais, leidžiančiais įmonei efektyviau dirbti. Lankstaus darbo stiliaus strategijos parengimas, pasitelkiant technologijas užduotims atlikti, didina veiklos efektyvumą.

Lankstus darbo stilius – kas tai?

Vis dažniau darbuotojams atsirandantis poreikis dirbti iš bet kur ir bet kada, verčia įmones galvoti, kaip sudaryti tokias sąlygas. Lankstus darbo stilius – technologijų, įrenginių, duomenų pritaikymas ir integracija tam, kad naudotojas dirbtų su patogiu įrenginiu, patogiu laiku ir patogioje vietoje. Įmonėje tikslinėms darbuotojų grupėms pritaikius tam tikras technologijas galima dirbti efektyviau.

Mobiliųjų įrenginių naudojimo pasaulinė statistika

• 2 milijardai mobiliųjų įrenginių pasaulyje šiandien;
• Du trečdaliai kompanijų pasaulyje naudoja planšetinius kompiuterius;
• Apie 6 milijardus mobiliųjų telefonų pasaulyje;
• Apie 21 milijoną planšetinių kompiuterių pasaulyje;
• Tik 20 proc. planšetinių kompiuterių savininkų naudoja jas turinio kūrimui.

Kokios lankstaus darbo stiliaus naudos įmonei?

• Darbuotojai gali dirbti iš bet kur, kur yra interneto prieiga – namuose, komandiruotėje ir t. t.
• Galimybė naudoti darbui pigius mobiliuosius įrenginius, kurių šiuo metu rinkoje didelis pasirinkimas. Pritaikius tokias technologijas, kaip virtuali darbo vieta (VDI), APP-V, „Windows To Go“ ar terminalinius sprendimus, įmonei nebereikia pirkti brangių kompiuterių.
• IT vaidmuo įmonėje yra pateikti paslaugas naudotojams. Lankstaus darbo stiliaus strategija ir pasitelktos reikalingos technologijas leidžia efektyviau pateikti reikiamas IT sistemas ir paslaugas naudotojams.
• Darbinio kompiuterio naudojimas asmeniniams tikslams, neprarandant duomenų saugumo.
• BYOD (angl. Bring Your Own Device) – darbuotojų asmeninių kompiuterių panaudojimas darbe arba kompiuterių pirkimas pagal naudotojo pageidavimus. Tokiu būdu galima leisti darbuotojams dirbti su jų mėgstamais įrenginiais arba įmonė gali nupirkti kompiuterį ne pagal įmonės politiką, bet pagal darbuotojo pageidavimus.
• Įmonės IT skyrius ar specialistas gali valdyti įvairius įrenginius esančius bet kur, net ne įmonės tinkle ir nepajungtus į vieningą naudotojų autorizavimo ir valdymo sistemą (pvz. „Microsoft Active Directory“). Nesvarbu, ar tai asmeninis, ar įmonės įrenginys. Tokiu būdu galima užtikrinti duomenų esančių įrenginiuose saugumą. Debesų kompiuterija, saugaus prisijungimo technologijos (pvz. „Microsoft DirectAccess“) leidžia saugiai pasiekti informaciją įmonės viduje ir už jos ribų. Tokiu būdu užkertamas kelias konfidencialių duomenų praradimui.
• Mobiliai dirbti galima ne tik už biuro ribų, tačiau ir įmonės viduje. Pavyzdžiui, galima skambinti tiesiai iš kompiuterio, pasiekti dokumentus, esančius dokumentų valdymo sistemoje naudojantis bevieliu interneto ryšiu iš bet kurios biuro vietos. Tokiu būdu dirbant nebereikalinga dedikuota vieta darbuotojui, jis gali kiekvieną dieną sėdėti vis kitoje darbo vietoje.

Iššūkiai, diegiant lankstaus darbo stiliaus strategiją

Pagrindiniai klausimai, kuriuos reikia atsakyti diegiant lankstaus darbo stiliaus strategiją:

• Kaip valdyti įvairius įrenginius?
• Kaip užtikrinti kritinių sistemų duomenų saugumą?
• Kokiomis priemonėmis įgyvendinti darbinio kompiuterio „suasmeninimą“?
• Koks yra teisingas sprendimo įgyvendinimo kelias?
• Ką padarysite, kad darbuotojai norėtų dirbti kitaip?

Atsakius į šiuos klausimus ir juos aprašius strategijoje įmonė išvengs didesnių iššūkių ir nesusidurs su problemomis ateityje, taikant lankstų darbo stilių.

Strategijos pagrindiniai kriterijai

Anksčiau tik mažos įmonės leido darbuotojams naudoti savo įrenginius darbinėje veikloje. Mažoms įmonėms nebuvo poreikio valdyti įrenginius bei informaciją. Dabar darbuotojai nori viską turėti viename įrenginyje.

Tokie poreikiai ir naujų technologijų gausa dideles įmones verčia spręsti asmeninių įrenginių panaudojimo klausimą.

Įmonės sprendimas, ruošiant strategiją turėtų būti grindžiamas pasirinkimu tarp laisvės ir kontrolės.

Nauda įmonei – naudotojai pasiekia reikiamą informaciją sau patogiu būdu.

Problema įmonei – saugumo užtikrinimas tinkamai apsirašant duomenų pasiekiamumą (laisvė prieš kontrolę).

Rengiant strategiją, reikia atsakyti įmonei į šiuos pagrindinius 3 klausimus, pagal kuriuos ir rengti reikiamą strategiją technologijų panaudojimui:

• Kam bus pritaikyta strategija, kokiam įmonės tikslui pasiekti? Ar tai bus naudotojui skirta strategija pasiekti tam tikrus duomenis ar sistemas, o gal specifiniam įrenginiui skirtas sprendimas saugiam duomenų perdavimui. Taip pat tai gali būti pritaikyti ir IT sistemai sėkmingam duomenų perdavimui kitoms sistemoms ir pan.
• Kokią paslaugą suteiksime naudotojui ar jos bus pasiekiamos įrenginiu? Tai gali būti dokumentų valdymo sistema, el. pašto sistema, komunikavimo sprendimai ar kitos pagal įmonės poreikį reikalingos IT paslaugos.
• Iš kur bus pasiekiamos teikiamos IT paslaugos? Ar tai bus skirta pasiekti informacijai įmonės viduje ar iš išorės. Galbūt saugumo sprendimus taikysime tik konkretiems įrenginiams nepriklausomai kur jie yra.

Įrenginių klasifikavimas

Šiuo metu rinkoje labai daug įvairių įrenginių (kompiuterių, išmaniųjų telefonų, planšetinių kompiuterių). Juos gamina įvairūs gamintojai su skirtingomis techninėmis savybėmis, operacinėmis sistemomis bei galimybėmis. Todėl labai svarbu nuspręsti kokius įrenginius galime naudoti ir kokių ne. Geriausia yra rinktis įrenginius pagal įmonės darbo specifiką arba pagal reikiamų atlikti užduočių sudėtingumą ir poreikį mobiliai pasiekti duomenis.

Įrenginius galima suskirstyti į keturis tipus:

Atitinkamai žiūrint į šiuos keturis tipus matome, kad kuo mažiau kontroliuosime pasirenkamus įrenginius tuo didesnis įrenginių galimas pasirinkimas. Visa tai nereiškia, kad jei norime dirbti saugiau būtina įrenginius griežtai kontroliuoti.

Kai mažėja kontrolė, mažėja ir įrenginių administravimo, tokiu būdu administratoriai orientuojasi i duomenų apsaugą, o ne į įrenginių administravimą. Pasekmė, IT administratoriai gali užtikrinti sklandų IT paslaugų teikimą bei saugų duomenų pasiekiamumą.

Tad pradėkite nuo konkrečių poreikių ir strategijos, tuomet ir pasitelktos technologijos padės efektyviau dirbti, o lankstus darbo stilius suteiks naujas galimybes darbuotojams.