Ar intelektinės IT sistemos turi jausmus?

Šis straipsnis tai tarsi termino gimimas ir pristatymas. Intelektinės IT sistemos (intelligent IT systems) tai – informacinių technologijų sistemos, kurių planavimo, projektavimo, kūrimo ir veikimo metu procesai glaudžiai bendradarbiauja su žinių vadybos metodais ir modeliais.

Kodėl žmonės darbe daro klaidų?

Kiekvienas darbuotojas yra individualus, kiekviena darbo diena ypatinga ir kartais komplikuota, dėl didelių informacijos srautų, slegiamos įtampos, asmeninio gyvenimo rūpesčių ar net emocinio išsekimo. Dėl šių ir kitų priežasčių darbuotojai klysta. Tai natūralu, tačiau to galima išvengti. Intelektinė IT sistemos po darbo nekankina namuose žmona arba vyras negrįžta išgėręs, darbe viršininkas nekelia nemalonios aplinkos ir t. t. Taigi akivaizdus intelektinės IT sistemos pranašumas prieš paprastą darbuotoją ne tik dėl klaidų išvengimo, o svarbiausia, kad kiekviena klaida yra nuostolis, kurį galime išreikšti pinigais.

Kuo skiriasi naujos kartos intelektinės IT sistemos nuo IT sistemų?

O dabar šiek tiek rimčiau. Šių laikų kontekste pastebima tendencija, kad įvairios disciplinos papildo viena kitą. Tarpdiscipliniškumo atveju mokslo šakos integruojamos viena į kitą, tačiau visada turi būti išlaikyta pusiausvyra. Visu pirma, tai naujas IT specialistų požiūris ir kitokia vartotojo analizė. Naujos kartos intelektinės IT sistemos nebegalės sėkmingai funkcionuoti be lygiagrečios, nenutrūkstamos žinių vadybos analizės. Šiuo metu didžioji dauguma IT sistemų kuriama be darbuotojų kompetencijų analizės, kurie dirbs su konkrečiu IT produktu. Praktinis elektroninės valdžios pavyzdys, kur galime pritaikyti intelektinę IT sistemą Kiekvieną dieną miesto gyventojai susiduria su problemomis, kurios turi būti greitai ir kompetentingai išspręstos. Jie registruoja savo nusiskundimus, tačiau biurokratinis aparatas neleidžia veikti greitai ir veiksmingai.

Intelektinė IT sistema gali būti įdiegta, pvz.: miesto savivaldybėje, jos įmonėse, – tai problemų registravimo ir sprendimų sistema. Prieš įdiegiant tokio pobūdžio sistemą, reikalingas pasiruošimas – darbuotojų žinių analizė, pritaikant žinių vadybos matavimo ir įvertinimo modelius ir metodus, sukurti duomenų banką apie vidinius išteklius, žinias. Tai neturėtų būti tik dirbančių specialistų deklaruojamas mokslinis laipsnis, bet ir darbo praktikos, kompetencijos bei patirties įvertinimas. Sukūrus duomenų banką, reikalinga šios duomenų bazės sąsaja su problemų kategorijų rūšimis: kiekvienam darbuotojui yra priskiriamos kategorijų rūšys, kurias jo turimos žinios pajėgios išspręsti. Kadangi sistema parenka problemos sprendėją, dingsta biurokratinės kliūtys, kurios stabdo darbo procesus. Ši sistema yra intelektuali. Ji žino, kas ir ką gali padaryti, o ne loterijos ar eiliškumo būdu skirsto užduotis.

Šio IT sprendimo privalumai

Darbuotojas nebegalės gyventojo nusiųsti pas kitą specialistą vien dėl to, kad jis tingi užsiimti konkrečiu probleminiu klausimu. Taip pat dingsta organizacijos užmaršumo problema, nes visi sprendimai ir dokumentai yra išsaugomi ir pasikeitus darbuotojams, lieka patirtis, kuri yra lengvai prieinama. Tai yra svarbu, nes egzistuoja dvi užmaršumo rūšys:

• prarandami arba neišsaugomi duomenys;
• išeina darbuotojas, subyra komanda.

Kitas žingsnis, kuris vėlgi įrašomas į duomenų bazę, tai privalomas atsakymas gyventojui, nes sistema fiksuoja problemos pateikimo laiką, ir visas neišspręstas problemas mato vadovai. Jeigu susidaro tokia situacija, kad specialistas pats negali išspręsti problemos, jis sudaro darbo grupę – tai irgi fiksuoja sistema. Visi sprendimai turi darbo protokolus ir kitus dokumentus, kurie išsaugomi duomenų bazėje prie tam tikros kategorijos problemų sprendimų. Nors darbuotojams protokolai nėra labai patrauklus informacijos pateikimas, jie dažniausiai būna per ilgi, nestruktūrizuoti arba per trumpi, tačiau kol kas kito metodo nėra sugalvota.

Šioje sistemoje naudojama žinių vadyba elektroninės valdžios projektui įgyvendinti – intelektinė IT sistema.

Problemų pasikartojimas viešajame sektoriuje

Kylančios problemos susijusios su gyventojais dažnai pasikartoja, tačiau dažnai viešojo sektoriaus subjektai neturi reglamentuotų sprendimų metodų, nes darbuotojai kiekvienu atveju veikia intuityviai ir remiasi daugiau savo žiniomis, kurios ne visada spėja su besikeičiančia tvarka. Čia susiduriame ir su patirties išsaugojimu ir pasidalijimu. Jeigu įstaiga nori naudotis įgyta patirtimi, ji turi pasirūpinti patirties išsaugojimu, nes tik tokiu atveju ja galima bus patogiai pasinaudoti ir ateityje. Vien tik popierinis dokumentų ir grafinių vaizdų išsaugojimas nebeatitinka dabartinės situacijos, nes sudėtinga paieška ir kiti naudojimosi nepatogumai, todėl turi būti naudojamos intelektinės IT sistemos, kurios sugeba valdyti dokumentus (DVS – dokumentų valdymo sistemos, angl. DMS – documents management systems). Jų pagalba galima lengvai kaupti informaciją, ją rūšiuoti ir, svarbiausia, atlikti greitą paiešką. Būtų idealu, jei visa miesto savivaldybė ir jos įmonės turėtų ir naudotųsi ta pačia dokumentų valdymo sistema, kad darbuotojui perėjus iš vienos įmonės į kitą nereikėtų vėl leisti pinigų mokymams ir jis iš karto galėtų dirbti. Tai būtų vidinis elektroninės valdžios projektas, kuris padėtų sukurti miesto savivaldybės duomenų banką.

Išvada

Senos kartos IT sprendimai nebėra tokie efektyvūs, nes gyvenimo pasikeitimai, sparta ir tobulėjimas verčia integruoti, sujungti įvairias mokslo sritis.