Vis dažniau įmonėse naudojami elektroniniai dokumentai, kurie lengvina vadovų bei darbuotojų kasdienybę, taupo jų laiką. Pasirinkus tokią dokumentų formą, nebereikia didelių spintų fizinių duomenų saugojimui, nes informacija pasiekiama iš serverio ar debesies.
Vis dažniau įmonėse naudojami elektroniniai dokumentai, kurie lengvina vadovų bei darbuotojų kasdienybę, taupo jų laiką. Pasirinkus tokią dokumentų formą, nebereikia didelių spintų fizinių duomenų saugojimui, nes informacija pasiekiama iš serverio ar debesies.
Elektroninių dokumentų valdymo ypatybės
Efektyvus dokumentų valdymas padeda teisingai paskirstyti laiką. Šis procesas tampa dar paprastesnis, jei naudojami elektroniniai dokumentai. Šie dokumentai, tai ne tik įvairūs prašymai ar sutartys, bet ir siunčiamos elektroninės sąskaitos, kurių augimas visoje Europos Sąjungoje numatomas iki 13 procentų.
Tokias prognozes paaiškina elektroninių dokumentų privalumai:
- naudojantis sukurtais šablonais, reikiamus dokumentus galima paruošti greičiau;
- pažymėjus, prie dokumento prieigą turi tik sistemoje nurodyti asmenys;
- elektroniniai dokumentai visuomet yra toje pačioje vietoje: sumažėja jų dingimo rizika;
- keli asmenys gali redaguoti dokumentus tuo pat metu;
- lengviau rasti senesnius, į archyvą jau perkeltus dokumentus, ir naujausią dokumento versiją;
- dokumentų archyvavimas yra paprastesnis;
Dokumentų valdymas reiškia ir tai, kad darbuotojai turi daugiau laiko, kurį jie gali skirti procesų tobulinimui ir organizacijos produktyvumo didinimui. Padidinus produktyvumą, įmonė yra pajėgesnė orientuotis į produktų ir paslaugų gerinimą, santykių su vartotojais vystymą.
Elektroninių dokumentų skaičius augtų dar greičiau, jei įmonės turėtų pakankamai informacijos apie jų ruošimą, valdymą bei žinotų, kaip naudojamas elektroninis parašas.
Elektroniniai parašai
Siekiant visiškai prisitaikyti prie elektroninių dokumentų, buvo sukurtas elektroninis parašas. Iš pradžių vertintas kaip inovatyvus įrankis, dabar jis naudojamas ne tik didelėse, valstybinėse įmonėse, bet ir mažesnėse organizacijose.
Pagrindiniais tokio parašo privalumais laikoma:
- lengvas pasirašiusio asmens identifikavimas;
- paprastas dokumentų originalumo užtikrinimas;
- greitas jo gavimas (pasirašymas): nereikia ieškoti visame padalinyje, kad surastumėte reikiamą asmenį;
- pasirašymas bet kokioje vietoje (dokumentų valdymas mobilizuojamas);
- teisė, pasirašyti elektroninius dokumentus tik tam tikriems asmenims.
Apibendrinus, elektroninis parašas suteikia dvi pagrindines naudas:
- darbuotojai tampa mobilesni, nes gali pasiekti ir pasirašyti dokumentus bet kokioje vietoje;
- darbuotojai sutaupo laiko, nes mažiau užtrunka dokumento tvirtinimas.
Patarimai diegiantiems valdymo sistemas
Elektroniniai dokumentai gali būti valdomi įvairiais būdais. Šiomis dienomis skirtingos informacinių technologijų įmonės ruošia sprendimus, kurie gali būti pritaikyti tiek didelėms, daugiau nei 500 darbuotojų turinčioms, tiek mažoms, iki 20 darbuotojų turinčioms, įmonėms.
Tad renkantis, koks dokumentų valdymas geriausiai tiktų jūsų verslui, atkreipkite dėmesį į savo poreikius:
- jei dirbate su konfidencialia informacija ir duomenų saugumas itin svarbus, rinkitės serveryje saugomus dokumentus;
- jei esate mažesnė įmonė, jums svarbesnis mobilumas, dokumentų pasiekiamumas iš įvairių vietų, rinkitės debesyje saugomus dokumentus;
- jei turite daug neorganizuotų arba prastai organizuotų procesų, sunku juos suvaldyti, gali prireikti ir kitos sistemos;
- jei pasirašote daug sutarčių, elektroniniai dokumentai ne visuomet naudingi – kai kurie klientai gali vertinti fizinius dokumentus, tad tokiu atveju reikės rinktis kombinuotą sprendimą.
Prieš išsirinkdami vieną dokumentų valdymo sistemą, pasidomėkite, ar galima ją išbandyti ir patiems įsitikinti sistemos teikiamais privalumais. Įsitikinti, kaip veikia elektroninis parašas, irgi naudinga. Šiuolaikiški sprendimai verslui atveria galimybes produktyvumui, pelno didėjimui, skatina darbuotojus stengtis dėl organizacijos plėtros, tikslų.
