IT valdymas ir priežiūra – kaip sveikatos priežiūra

Kas bendro tarp žmogaus sveikatos ir įmonės veiklos? Galimą įžvelgti daugybė panašumų, tačiau vienas jų – esminis: jei sveikata nesirūpinsime, organizmas pradės veikti blogai, neefektyviai arba iš viso gali nustoti veikti. Jei prastai maitinamės, nejudame, nereaguojame į savo kūno signalus, susergame. Taip pat ir įmonė, kuri neprižiūri savo procesų, neanalizuoja laiko sąnaudų ir resursų valdymo, yra pasmerkta žlugti.

Kai organizmas sunegaluoja, yra du veiksmų variantai, iš kurių paprastai renkamės. Pirmasis – gydytis patiems. Antrasis – eiti pas gydytoją. Įmonės veikloje taip pat yra šie du pasirinkimai – spręsti visas problemas įmonės viduje arba samdyti specialistus. Bet kuriuo atveju, nei žmogaus, nei įmonės joks „daktaras“ negali išgydyti, jei nerodomos pastangos ir noras keisti savo gyvenimo būdą.

Lyginti galima daug ką, tačiau šio straipsnio tikslas – parodyti įmonėms, kad savo IT ūkio priežiūrą turėtume vykdyti atsakingai ir rimtai.

Įmonės IT – tiesiogiai atsakinga už įmonės sėkmę

Kas daro įmonę pelninga ir sėkminga? Trys dalykai:

1. Paslaugos ar produkto paklausa, kurią daugiau kontroliuoja pati rinka, ne įmonė;
2. Kvalifikuotas paslaugos teikimas arba gamyba;
3. Įmonės vidinių resursų efektyvus valdymas.

Investicijos? Jos nėra būtinos, nes kai kurios įmonės įsigudrina išaugti ir naudodamos savo pelnus. Žmonės? Juos visus galima pakeisti jaunesniais, gudresniais, talentingesniais. Net ir vadovus.

Akivaizdu, kad kvalifikuotas paslaugos teikimas arba gamyba ar prekyba bei vidinių resursų valdymas yra tos sritys, kurias kiekviena įmonė kontroliuoja savaip. Jei įmonės vadovybė sugeba tai daryti efektyviai, sutaupomos milžiniškos lėšos. IT skyriui dažnai duodamos užduotys rasti būdų, kaip efektyviau išnaudoti turimus resursus. Būtent šio skyriaus pasiūlyti sprendimai lemia įmonės sėkmę. Taip buvo ne visada, tačiau dabartinėje ekonomikoje IT griežia pirmu smuiku.

Seniau viskas atsiremdavo į žmonių komandą, kurių asmeninės ir profesinės savybės lemdavo įmonės sėkmę. Dabar ši situacija pasikeitė. IT skyrius turi pateikti tokius sprendimus, kurie leistų būti kuo mažiau priklausomiems nuo žmonių kaitos. Čia „debesies“ įrankiai padeda labiausiai.

Kaip „debesis“ gali padėti įmonėms?

Kalbame apie IT skyriaus svarbą kiekvienai įmonei, nesvarbu, ar joje dirba 2 ar 2000 žmonių. Pateikime konkrečius pavyzdžius apie „debesies“ naudą kiekvienam verslui:

• El. paštas, perkeltas į „debesį“ ir kvalifikuotai prižiūrimas, turi kur kas mažiau šansų sugesti ir pradingti, nei laikomas savame serveryje. Būtent el. pašto sutrikimai pasaulyje atneša daugiausia nuostolių.
• Duomenų saugojimo sprendimai „debesyje“ yra kur kas patikimesni, nei vidinis failų serveris. Be to visada galima derinti tiek vidinio, tiek išorinio „debesies“ galimybes (hibridinis „debesis“).
• Dokumentų valdymo sistema („debesies“ įrankis) labai palengvina kiekvienos įmonės administracijos darbą. Nebereikia spausdinti tūkstančių popierių (taupomas laikas, mažinamos išlaidos biuro technikai – spausdintuvams, eksploatacinėms medžiagoms, priežiūrai).
• Elementariausias CRM‘as yra kur kas pranašesnis už bendrai vedamą Excel‘į. „Debesies“ CRM‘ų šiuo metu – itin daug. Kai kurie jų yra netgi nemokami ir patenkina nedidelių įmonių poreikius. Rezultatas – didelis draudimas nuo kadrų kaitos, kai išeidamas darbuotojas su savimi „išsineša“ visus klientus.
• Projektų valdymas efektyvesnis su „debesiu“ ne vien dėl to, kad yra įvairių projektų valdymo sistemų „debesyje“, bet ir dėl paties principo – jis leidžia fiziškai nutolusiems komandos nariams dirbti efektyviau. Tai reiškia, kad susirgęs komandos narys nesužlugdys viso projekto, nes kai kurias užduotis jis galės atlikti iš namų ar net gydymo įstaigos.
• Lankstus darbuotojų valdymas taip pat priklauso nuo „debesies“ sprendimų įmonėje. Ar darbuotojai turi pakankamai gerai darbui pritaikytus išmaniuosius telefonus ar kompiuterius, kad galėtų jais pasinaudoti bet kuriuo paros metu? Visi šie sprendimai yra vienaip ar kitaip susiję su „debesimi“.
• Darbuotojų valdymui reikia mažiau žmonių būtent dėl „debesies“. Seniau kiekvienoje didesnėje įmonėje buvo reikalingas didelis skyrius, atsakingas už darbuotojų paruošimą ir motyvaciją (HR). Dabar tokio skyriaus beveik nebereikia, nes viską sutvarko vienas HR vadovas. Žinoma, jis naudojasi galingais „debesies“ įrankiais, leidžiančiais analizuoti kiekvieno darbuotojo rodiklius, indėlį į kompanijos sėkmę ir norus būti atitinkamai įvertintam bei jaustis komfortabiliai.
• Sprendimų priėmimas ir tvirtinimas nuotoliniu būdu taip pat prisideda prie įmonės sėkmės.

Visa tai susiję su IT skyriaus pasiūlytais sprendimais ir jų efektyvumu.

Šiais, 2015 metais, pasaulis kalba apie naujos specialybės iškilimą – „debesies“ stratego. Tai žmogus arba kita įmonė, kuri parengia konkrečiai įmonei „debesies“ strategiją, padeda ją įgyvendinti. Kitais metais vis dažniau girdėsime ir kitą naują specialybę – „debesies“ brokeris. Tai žmogus ar įmonė, kuri ieško geriausių sprendimų, gali pasiūlyti atitinkamų nuolaidų už tam tikras „debesies“ paslaugas, kurias gauna tiesiai iš teikėjų. Labai įmantrūs pavadinimai, bet įdomu tai, kad jau du dešimtmečius sėkmingai dirbantis IT skyriaus vadovas dabar atlieka abi šias funkcijas ir atliko jas iki šiol. Niekas nepasikeitė – tik pavadinimai. Dėl to įmonės sveikatą būtina patikėti ne vien tik vadovui, bet ir IT skyriui. Įmonės vadovas atsakingas už psichinę sveikatą, o IT skyrius – už fizinę.

Susirūpinkite savo įmonės sveikata jau dabar. Pasikonsultuokite su IT skyriaus vadovu, kaip galite pagerinti jūsų įmonės darbą, sumažinti išlaidas, pagerinti teikiamų paslaugų ar gaminamų prekių kokybę. Nebijokite kalbėti apie „debesies“ sprendimus, nors prie jų teks priprasti. Tai tik iš pirmo žvilgsnio sunkus procesas, bet jau esame tokį patyrę – nuo fakso perėjome prie el. pašto, nuo rašytinių žurnalų, tabelių ir formų – prie Excel‘io. Galime prisitaikyti ir prie naujo tipo dokumentų bendrinimo ir darbo ne tik kompiuteryje, bet ir telefone ar net dideliame televizoriuje namuose.