Informacinės technologijos jau senokai tapo svarbia verslo dalimi, tačiau kol kas dar nedaugeliui bendrovių pavyksta jas efektyviai valdyti. Įmonių vadovams dažnai kyla klausimas, kodėl, nepaisant didelių investicijų į naujausias technologijas bei aukštos kvalifikacijos specialistus, IT skyrius elgiasi tartum maištaujantis paauglys.
Informacinės technologijos (IT) jau senokai tapo svarbia verslo dalimi, tačiau kol kas dar nedaugeliui bendrovių pavyksta jas efektyviai valdyti. Įmonių vadovams dažnai kyla klausimas, kodėl, nepaisant didelių investicijų į naujausias technologijas bei aukštos kvalifikacijos specialistus, IT skyrius elgiasi tartum maištaujantis paauglys: jam nepavyksta rasti bendros kalbos su kitais įmonės padaliniais, problemų sprendimas vilkinamas, nuolat kartojamos tos pačios klaidos.
Kas yra IT branda?
Palyginimas su paaugliu – tai ne atsitiktinė metafora. IT skyriai visame pasaulyje iš tiesų vis dažniau vertinami ne tik pagal techninės ar programinės įrangos naujumą, darbuotojų profesionalumą, bet ir brandą. Kas tai yra?
Kalbant paprastai, bendrovės IT branda – tai IT skyriaus sugebėjimas sklandžiai bei efektyviai tvarkyti su technologijomis susijusius procesus. Kuo įmonė šioje srityje brandesnė – tuo daugiau naudos jai atneša IT. Nauda gali būti įvertinta įvairiai: didesnėmis pajamomis, sutaupytu laiku, mažesnėmis darbo sąnaudomis, sklandesniu įmonės funkcionavimu ir t. t.
Įmonės branda nustatoma remiantis trimis IT valdymo aksiomomis: kas neapibrėžta, negali būti kontroliuojama; kas nekontroliuojama, negali būti išmatuota; kas neišmatuota, negali būti tobulinama. Pagal jas išskiriami 5 bendrovių brandos lygmenys.
5 brandos lygmenys
Žemiausias lygmuo vadinamas „anarchija“. Jo sąlygomis IT skyrius dirba chaotiškai, neorganizuotai, nėra sukurta jokių formalių planų ar taisyklių, o specialistai patys sprendžia, kokiai užduočiai teikti prioritetą. Kitaip tariant, procesai yra neapibrėžti ir nekontroliuojami.
Antrasis lygmuo – „folkloras“. Šiuo atveju bendrovėje jau yra nusistovėjusi tam tikra IT skyriaus darbo praktika bei tradicijos, kuriomis keičiamasi tartum sakytine tautosaka. Susiklosčiusios taisyklės nėra aprašytos, todėl pasikeitus darbuotojams jos vėl pradedamos kurti iš naujo. Procesai išlieka neapibrėžti.
Turinčios formalias, aprašytas taisykles įmonės priskiriamos „standartų“ lygmeniui. „Tautosaka“ čia jau paversta standartais, nors jų nebūtinai laikomasi. IT skyriai neturi ypatingo stimulo to daryti, nes informacija apie nustatytų taisyklių bei vykdomos veiklos efektyvumą tiesiog nėra renkama. Procesai jau apibrėžti ir kontroliuojami.
Dar aukštesnio brandos lygmens įmonės yra tos, kurios suvokia, kad ne taisyklės, o jų įgyvendinimo efektyvumas yra svarbiausias IT skyriaus veiklos rodiklis. Tokios bendrovės priklauso „išmatuojamam“ lygmeniui ir visus procesus ne tik reglamentuoja, bet dar ir siekia tiksliau įvertinti juos išmatuodamos. Šiose organizacijose procesai kontroliuojami ir išmatuojami.
Galiausiai pats aukščiausias – penktas lygmuo – reiškia, kad IT skyriaus veikla yra nuolat tobulinama, atsižvelgiant į procesų efektyvumo įvertinimo rezultatus. Tai „optimizuojamas“ lygmuo.
Ar „brandžios“ Lietuvos įmonės?
Praktika rodo, kad apie 80 proc. Lietuvos įmonių šiuo metu yra pirmojo arba „anarchijos“ brandos lygio. IT skyrių veikla dar nėra aiškiai reglamentuota, jie dirba gan chaotiškai, daugiausia užsiima „gaisrų gesinimu“, o ne ilgalaikių tikslų įgyvendinimu. Daug laiko sugaištama aiškinantis, kas už ką atsakingas, kaip reikėtų atlikti einamuosius darbus ir pan.
Daliai bendrovių, kurių veikoje IT užima santykinai nesvarbią vietą, tokia branda yra pakankama. Tačiau likusioms kompanijoms tai reiškia neišnaudotą efektyvumo rezervą, kuris galėtų virsti papildomomis pajamomis. Kaip tai padaryti?
Kaip kilti aukštyn?
Norėdamos pasiekti aukštesnį efektyvumo lygmenį įmonės pirmiausia privalo perprasti vieną fundamentalų IT principą: svarbiausia yra ne pačios technologijos, o procesai ir žmonės. Jei įmonėje nebus tinkamo IT procesų valdymo, darbuotojai, kad ir kokie profesionalūs bebūtų, negalės efektyviai išnaudoti visų technologijų teikiamų galimybių. IT skyrius taps ne pagrindinės bendrovės veiklos katalizatoriumi, bet papildoma našta.
Kitas momentas – įmonės turi pradėti vertinti IT departamentą kaip paslaugų kitiems skyriams teikėją. O tai savo ruožtu reiškia, jog IT paslaugos kaip ir kitokio pobūdžio aptarnavimas turi būti aiškiai apibrėžtos, jų kokybinės bei kiekybines charakteristikos visą laiką stebimos bei vertinamos.
Kai įmonėje susiformuoja toks požiūris į IT skyrių, galima imtis konkrečių veiksmų. Pirmiausia, atlikti išsamią esamos situacijos analizę, išsiaiškinant su IT susijusius tikslus, poreikius bei problemas. Po to, atsižvelgiant į gautus rezultatus, aprašyti IT procesus ir pradėti juos kontroliuoti.
Tai tik pirmieji žingsniai ilgame įmonės IT brandos procese. Bet tinkamai juos įgyvendinant IT skyrius iš ne visada paklusnaus paauglio taps svarbiu padėjėju, siekiant efektyvios įmonės veiklos.
