IT rinkos analitikė „International Data Corporation“ (IDC) apskaičiavo, jog visi verslo sukaupti duomenys kas 18 mėnesių padvigubėja. Tai skamba įspūdingai, tačiau tikrąjį augimo mastą gana sunku suvokti. Pateiksime paprastą analogiją, kuri padės aiškiau suprasti, apie ką kalbama.
IT rinkos analitikė „International Data Corporation“ (IDC) apskaičiavo, jog visi verslo sukaupti duomenys kas 18 mėnesių padvigubėja. Tai skamba įspūdingai, tačiau tikrąjį augimo mastą gana sunku suvokti. Pateiksime paprastą analogiją, kuri padės aiškiau suprasti, apie ką kalbama.
Įsivaizduokite, kad esate filmų mėgėjas ir 1998 metais įsigijote 100 DVD filmų rinkinį. 100 filmų kolekcija atrodo gana įspūdingai, tačiau ją nesudėtinga naršyti ir rasti norimą filmą vakarui. Dėžutė su visais filmais sveria iki 12 kilogramų ir užima nedidelį plotą po televizoriumi. Geriausia tai, jog bet kokį filmą kolekcijoje galima rasti per keliolika sekundžių.
Dabar pritaikykime jūsų filmų kolekcijai pradžioje minėtą „dvigubai daugiau per 18 mėnesių“ formulę. 2015 metų spalio mėnesį jūsų kolekcijoje bus jau per 200 tūkst. DVD diskų. Visi kartu jie svers kiek per 20 tonų, o kolekciją pavyks sutalpinti į maždaug 3 kilometrų ilgio lentyną. Jei kiekvieno DVD disko vieta nėra kruopščiai pažymėta, rasti norimą filmą gali trukti valandas. Kitaip tariant, milžiniška filmų kolekcija tampa taip sunkiai naudojama, kad pasidaro beveik bevertė.
Būtent toks procesas vyksta su mūsų duomenimis. Nėra didelio skirtumo, ar tai asmeninė, verslo, ar vyriausybinė informacija. Mes visi išsaugome daug daugiau duomenų, nei mums kada nors prireiks. Nuolat pingantys ir paprastėjantys informacijos saugojimo būdai leidžia mums būti aplaidiems ir nesirūpinti turimų duomenų tvarkymu ir reguliariu peržiūrėjimu.
Nors galime be didesnių problemų išsaugoti didelius duomenų kiekius, nemokame jų efektyviai valdyti. Suprantama, dėl to sumenksta duomenų vertė. Galutinis rezultatas – įmonės išleidžia vis daugiau pinigų tam, kad sukauptų kuo daugiau menkaverčių duomenų. Kad taip nenutiktų, duomenų kaupimą turi lydėti ir atitinkami duomenų valdymo veiksmai, kurie užtikrina, kad duomenys būtų efektyviai naudojami.
Žinoma, gerokai lengviau pripildytus diskus sumesti į lentynas ir ten juos pamiršti, nei kurti ir vystyti sudėtingą duomenų valdymo strategiją. Tačiau imtis veiksmų būtina, jei nenorite tapti savo pačių sukurto įrankio vergais.
Greičiausiai, kad ir kaip stengtumėtės, duomenų kiekio augimo visiškai sustabdyti nepavyks. Tačiau kūrybiškai derinant įvairius techninius ir žmogiškuosius įrankius, augimo procesą įmanoma kontroliuoti ir suvaldyti.
Žmogiškasis faktorius
Duomenys, kuriuos mes kaupiame, neatsiranda iš niekur. Kažkas juos sukūrė ir nusprendė, jog juos reikia išsaugoti. Prieš pradedant taikyti technologinius sprendimus, reikia pakeisti žmonių, kuriančių ir kaupiančių duomenis, elgesį. Tam yra kelios geros priemonės.
Kvotos. Paskirti tam tikrą ribotą saugyklos dalį tam tikriems duomenims yra vienas seniausių ir patikimiausių besaikio duomenų kaupimo apribojimo būdų. Nors ir efektyvios, kvotos dažnai netaikomos, nes jos laikomos nereikalingu IT ūkio kišimusi į įmonės procesus. Tačiau kvotos turi vieną naudingą dalyką – jos leidžia reikalauti paaiškinimo, kodėl tam tikram verslo padaliniui reikia daugiau saugyklos talpos. Nors daliai prašančiųjų reikės paskirti daugiau vietos, vien tas faktas, kad padalinys žino, jog turi ribas, padeda.
Ataskaitos. Įmonės darbuotojai dažniausiai žino, kiek megabaitų ar gigabaitų užima jų duomenys, tačiau tai jiems yra tik dar vienas skaičius ataskaitoje. Skirkite laiko ir pastangų, sukurdami aiškias ataskaitas, kurios parodytų kiek kainuoja saugoti, prižiūrėti ir atgaminti prarastus duomenis. Paaiškinkite, kad kiekvienam serveriui reikia infrastruktūros, aušinimo ir apsaugos. Šiais laikais, kai kiekvienas gali pigiai įsigyti kelių terabaitų talpos kietąjį diską, itin svarbu paaiškinti, kiek kainuoja saugoti korporatyvinius duomenis. Retais atvejais, gavus vadovybės ar akcininkų sutikimą, IT departamentai net pateikia vidines sąskaitas kitiems įmonės padaliniams – kuo daugiau duomenų jie saugo bendroje talpykloje, tuo didesnę sąskaitą apmoka.
Socialinė atsakomybė. Vartotojus galima paveikti ir ne taip akivaizdžiai. Svarbu nebijoti originalių idėjų. Pavyzdžiui, surenkite „metų praradimo“ apdovanojimus, kur laimėtų labiausiai savo naudojamų duomenų kiekį sumažinęs padalinys. Arba Žemės dienos proga papasakokite, kiek elektros ir kitokios energijos yra sunaudojama vien tam, kad būtų išsaugomi paprasčiausi duomenys ir kaip kiekvienas gali prisidėti prie taupymo ir gamtos saugojimo.
Technologijos į pagalbą
Pakeitus darbuotojų požiūrį į duomenų saugojimą, reikia imtis ir kitų priemonių. Yra įvairių technologijų, kurios padeda efektyviau saugoti duomenis.
Duomenų „atidubliavimas“. Duomenų duplikacijos yra itin didelis efektyvumo stabdis. „Atidubliavimo“ įrankiai peržiūri duomenis, ieškodami besidubliuojančių kopijų ir jas panaikina. Priklausomai nuo to, kiek duomenys dubliuojami jūsų bendrovėje, po tokios peržiūros duomenų gali sumažėti nuo 10 iki 50 kartų. Daugumoje modernesnių serverių operacinių sistemų šis įrankis būna jau įdiegtas, tad jį naudoti tikrai nesudėtinga.
Struktūros keitimas. Susitvarkyti su duomenų augimu galima ir įdiegus naują duomenų saugojimo modelį. Pavyzdžiui, naudojant įmonės elektroninį paštą, galima visus „prisegtus“ duomenis saugoti atskiroje talpykloje. Kitos duomenų saugojimo sistemos padeda efektyviau tvarkyti ir archyvuoti senus duomenis, uždėti jiems padedančias organizuoti darbą žymas.
Duomenų „gyvenimo ciklo“ nustatymas. Kaupiant duomenis bene sunkiausia yra nuspręsti, kurie duomenys yra nebereikalingi. Vis dėl to juos kuriant buvo įdėta darbo ir pastangų, o vienas mygtuko „trinti“ paspaudimas juos visam laikui panaikins. Tokiais atvejais labai praverčia aiškūs nurodymai, kada ištrinti senus duomenis. Svarbu ir mokėti nustatyti kriterijus nebereikalingiems duomenimis atpažinti. Bene paprasčiausia yra numatyti, jog trinami visi „senesni nei...“ duomenys, tačiau taip galima ir skaudžiai apsigauti. Daug geriau trinti ar archyvuoti duomenis naudojantis jų žymomis, kurios nurodo, kuriam laikotarpiui ar kurioms funkcijoms duomenys yra reikalingi. Žinoma, žymos neegzistuos, jei jūs jų nuolatos nekursite ir neaprašinėsite turimų duomenų.
Metas sukrusti
Nesvarbu, kokią pasiūlytų veiksmų kombinaciją planuojate naudoti savo įmonėje – bet kokie veiksmai yra geriau, nei susikaupusių duomenų ignoravimas. Kuo ilgiau lauksite, tuo sunkiau bus, tad verčiau nešvaistykite laiko ir pradėkite efektyviau tvarkyti duomenis jau dabar.
