Apie IT paslaugų įsigijimą galima išgirsti įvairių nuomonių. Vienos įmonės džiaugiasi įsigijusios IT paslaugas iš išorinio teikėjo dėl kainos bei paslaugų kokybės, lyginant su vidinių IT specialistų darbu. Kitos kompanijos sprendžia kaip atsikratyti paslaugų teikėjo, nes pardavimo metu pripasakota daug „pasakų“ kaip bus nuostabu, o kai viskas prasidėjo – IT specialistai keičiasi kas mėnesį, paslaugų kokybė ir klientų aptarnavimas tik blogėja. Tad klausimas kaip išvengti klaidų, įsigyjant IT paslaugas? 
Apie IT paslaugų įsigijimą galima išgirsti įvairių nuomonių. Vienos įmonės džiaugiasi įsigijusios IT paslaugas iš išorinio teikėjo dėl kainos bei paslaugų kokybės, lyginant su vidinių IT specialistų darbu. Kitos kompanijos sprendžia kaip atsikratyti paslaugų teikėjo, nes pardavimo metu pripasakota daug „pasakų“ kaip bus nuostabu, o kai viskas prasidėjo – IT specialistai keičiasi kas mėnesį, paslaugų kokybė ir klientų aptarnavimas tik blogėja. Tad klausimas kaip išvengti klaidų, įsigyjant IT paslaugas?
Pirmiausia, reikėtų pradėti nuo to, kas yra IT paslauga? IT paslauga – informacinių technologijų suteikiama galimybė kurti, valdyti ir prieiti prie informacijos bei tai panaudoti vykdant organizacijos veiklos procesus. Toks apibūdinimas apima tiek debesų kompiuterijos, tiek IT priežiūros ir valdymo paslaugas, tiek ir IT paslaugų nuomą (angl. Full IT outsourcing). Taigi nuo ko viska pradėti?
Pirmasis etapas – poreikių įvertinimas ir pasirengimas. Šio etapo metu įmonė turi atsakyti į šiuos klausimus: kodėl reikia pirkti IT paslaugas iš išorinių teikėjų, t. y. kokios priežastys, ką ir kada nori pasiekti.
Dažniausiai pasitaikančios priežastys, kodėl organizacijos pradeda svarstyti apie IT paslaugų pirkimą iš išorinių IT paslaugų teikėjų:
- vidiniai IT specialistai nesusitvarko su keliamais uždaviniais
- trūksta IT specialistų arba priešingai
- naudojami IT sprendimai/technologijos neatitinkantys poreikių
- poreikis įsidiegti/atnaujinti IT sprendimus/technologijas
- IT resursų trūkumas
- IT sąnaudų sumažinimas
- noras įgyti lankstumo, nes įmonės poreikiai neaiškūs.
Įvertinant ką nori pasiekti, įmonė turi įvertinti esamų ir apsibrėžti siekiamų IT paslaugų kokybės lygį. Taip pat nustatyti skirtumą tarp esamo ir siekiamo IT paslaugų kokybės lygio. Tai leis įvertinti skirtumą tarp to ką turi ir tai ko reikia bei kiek tai gali kainuoti.
Įvertinant kada nori naudotis IT paslaugomis iš išorės, įmonė turi nepamiršti atsakingų darbuotojų, kurie užsiims IT paslaugų įsigijimų, paslaugų teikėjų įvertinimu, sutarties derinimu, užimtumą. Taip pat būtina numatyti, kad jie turės tam skirti nemažai laiko. Dažna klaida, kad tam nenumatoma laiko, todėl pradėjus vykdyti IT paslaugų pirkimo veiklas viskas pradeda vėluoti.
Šiame etape reikia pasidaryti ir pradinį rizikų įvertinimą, susijusį su IT paslaugų įsigijimu su išorinių IT paslaugų teikėjų. Ypač daug dėmesio reikėtų skirti, jei planuojama perduoti priežiūrą ir/arba vystymą tos IT paslaugos, kuri sukuria įmonės konkurencinį pranašumą. Nerekomenduotina, tokių IT paslaugų perduoti pilnai išoriniam teikėjui. Tokiu atvejų įmonė tampa pilnai priklausoma nuo išorinio teikėjo, o tai dar susiję su įmonės konkurencinio pranašumo kūrimu.
Kitas etapas – IT paslaugų teikėjo atranka. Atrodytų, kad šis etapas pats paprasčiausias, paskelbei pirkimą pagal IT paslaugų reikalavimus, tas kas pasiūlė mažiausią kainą ir atitinka IT paslaugos reikalavimus, tą ir pasirinkai. Tačiau tokiu būdu galima atsirinkti išorinį teikėją labai paprastai IT paslaugai, kuriai netaikomi aukšti reikalavimai. Jei įsigyjama daugiau IT paslaugų ir nuo jų priklauso organizacijos veiklos procesų vykdymas – tokiai atrankai reikia skirti nemažai laiko ir dėmesio.
Šiame etape reikia identifikuoti tinkamus išorinius IT paslaugų teikėjus ir pasirinkti geriausią iš jų. Minimalus tinkamų IT paslaugų teikėjų kiekis – bent du. Kitu atveju IT paslaugos gali būti įsigytos brangiai.
Tinkami IT paslaugų teikėjai, tai nereiškia gerai žinomi ar didžiausi, pigiausi ar geriausiai save pristatantys. Tinkami išoriniai IT paslaugų teikėjai, tai tie, kurie turi patirtį ir kompetenciją dirbant su įmonei reikalingomis IT technologijomis, naudoja IT procesus ir gali užtikrinti įmonei reikalingą IT paslaugų kokybės lygį. Todėl organizacija turi skirti laiko susitikimams su IT paslaugų teikėjais, kurių metu jie gali pristatyti siūlomas IT paslaugas, naudojamas metodikas ir IT technologijas, patirtį ir kompetenciją bei klientų kontaktus, kurie galėtų pasidalinti informacija apie teikėjo paslaugas.
Sutarties pasirašymas – dar vienas etapas, reikalaujantis labai daug laiko ir pastangų. Juk reikia įvertinti daug svarbių dalykų, kurių nenumačius, organizacija gali patirti nuostolius. Tiksli sutartis yra gerai, bet ji turi būti ir lanksti, nes reikia neužmiršti besikeičiančios konkurencinės aplinkos.
Į ką reikėtų atkreipti dėmesį? IT paslaugų kiekių didėjimo ir mažėjimo kainodara, programinės įrangos licencijų klausimai, numatomų įdiegti arba naudoti IT technologijų nuosavybės klausimai, konfidencialumo ir atsakomybių apsibrėžimas bei nuostolių atlyginimo tvarkos.
Būtinai reikia numatyti sutarties nutraukimo sąlygas, kurios turėtų būti kiek galima paprastesnės, kad įmonei pasirinkus netinkamą IT paslaugų teikėją, būtų galima greitai ir su minimaliais nuostoliais pakeisti situaciją.
Sutarties įgyvendinimo etapo pradžioje atliekami sutartyje numatytų IT sprendimų/technologijų diegimo, duomenų migravimo darbai. Kitaip tariant, pasiruošimas IT paslaugų teikimui.
IT paslaugų teikėjas turi parodyti savo projektų valdymo kompetenciją ir atsižvelgus į darbų atlikimą bus galima daryti pradinį įvertinimą apie pasirinkto IT paslaugų teikėjo tinkamumą. Šiame etape atsiranda ir dalykų, kurie nebuvo numatyti pasirašytoje sutartyje. Šiuo atveju reikės abiejų pusių supratingumo ir bendradarbiavimo.
IT paslaugų kokybės stabilizavimo etape bandoma viską įgyvendinti, kaip buvo pasižadėta pasiūlyme ir įsipareigota sutartyje, kad teikiamos IT paslaugos atitiktų sutartą kokybės lygį ir viskas veiktų kaip numatyta.
Atrodytų kaip ir viskas baigta, IT paslaugos teikiamos, viskas veikia. Tačiau verslo aplinka dinamiška, todėl atsiranda poreikiai pakeitimams, naujoms IT paslaugoms bei aukštesni IT paslaugų kokybės lygio reikalavimai, todėl lanksčios IT paslaugų teikimo sąlygos leidžia organizacijai neapsiriboti ir judėti pirmyn. Įmonės atsakingi darbuotojai turėtų reguliariai skirti laiko IT paslaugų vystymui ir IT paslaugų kokybės lygio kontrolei.
Sėkmingo IT paslaugų įsigijimo ir naudojimosi jomis faktoriai – pasirengimas ir patirtis. Nereikia bijoti laukiančių iššūkių, o atlikti namų darbus. Dažniausiai IT paslaugų įsigijimas iš išorinių teikėjų leidžia: sumažinti IT sąnaudas, perkelti technologines rizikas teikėjui. Taip pat įmonei suteikia reikalingus IT sprendimus/technologijas kasdienių veiklų vykdymui bei geresnę IT paslaugų kokybę naudotojams.
