4 dalykai, kuriuos būtina įvertinti planuojant IT biudžetą

Tuoj „ant popieriaus“ turėtų sugulti įmonių planai kitiems metams – nauji užmojai ir kaip jie bus įgyvendinami, kokių tam prireiks resursų. Tad, kaip kuo tiksliau susiplanuoti veiksmus ir biudžetą, kad nekiltų netikėtų situacijų? Pirmiausia, įmonės, norinčios išspręsti hamletišką klausimą: investuoti ar neinvestuoti į IT, turėtų pradėti nuo analizės, pataria IT įmonė „Blue Bridge Bond“.

IT biudžetas turi būti derinamas su įmonės strategija, o investicijos nukreiptos ten, kur to labiausiai reikia verslui. Galbūt atidžiai įvertinus verslo poreikius informacinėms technologijoms, pavyks sumažinti sąnaudas arba bus pastebėtos galimybės naujų verslo idėjų įgyvendinimui. Taigi, į ką būtina atsižvelgti planuojant įmonės IT biudžetą.

Techninė įranga

Kompiuteriai, monitoriai, serveriai, spausdintuvai, kompiuterių tinklo įranga, išmanieji įrenginiai ir t. t. – tai techninė įranga, be kurios šiandien sunkiai galime įsivaizduoti bet kurios įmonės veiklą.

„Bet kokia įranga turi gamintojo rekomenduotą gyvavimo ciklą, todėl vertinant kitų metų techninės įrangos biudžetą reikėtų įvertinti įrangos „turėjimo“ sąnaudas (angl. Total Cost Of Ownership). Tai apima: įrangos nusidėvėjimą arba nuomą (jei nusprendžiama neturėti nuosavos įrangos), garantinio ir po garantinio aptarnavimo sąnaudas, išlaidas remontui ir pakaitinėms detalėms, plėtrą ir smulkius atnaujinimus“, – sako Artūras Šriupša, „Blue Bridge Bond“ direktorius.

Taip pat lygiai svarbu įskaičiuoti ir įrangos sunaudojamos elektros sąnaudas, sudarančias gana solidžią sumą. Pridėkime dar ir tai, kad renkantis bei įsigyjant techninę įrangą dažnai įtraukiami ne tik vidiniai IT specialistai, bet ir kiti įmonės darbuotojai, kurių laikas įmonei taip pat kainuoja.

Idėjos pasvarstymui – įmonė, įvertinusi visas su technine įranga susijusias sąnaudas, gali pasvarstyti ir apie alternatyvas. Pavyzdžiui, jei įmonė ketina atnaujinti kompiuterius ar kitą kompiuterinę įrangą, atsiranda keletas variantų: pirkti nuosavą įrangą ar įsigyti ją kaip paslaugą. Tinkamiausias variantas priklauso nuo konkrečių poreikių.

„Pavyzdžiui, jei poreikiai artimiausiems metams yra sunkiai prognozuojami ar yra didelė tikimybė, jog poreikis įrangai gali didėti arba mažėti, ir ją įsigijus resursai nebus visiškai išnaudojami, arba įranga reikalinga tik trumpo periodo projektui, verta rimtai apsvarstyti įrangos kaip paslaugos modelį“, – teigia A. Šriupša.

Atkreipkite dėmesį, kad elektros sąnaudos, įskaitant aušinimą, vidutiniškai vienam serveriui sudaro apie 90 litų per mėnesį, o vienai kompiuterinei darbo vietai – apie 25 litus per mėnesį.

Programinė įranga

Programinė įranga – dar vienas punktas IT biudžeto eilutėje, kurios sudedamosios dalys labai panašios į techninės įrangos. Todėl ir šiuo atveju reikia įvertinti programinės įrangos senėjimą, reikalingus atnaujinimus, galimus pakeitimus, palaikymo ir licencijų mokesčius.

Idėjos pasvarstymui – skirtingai nei techninės įrangos atveju, programinę įrangą galima įsigyti įvairesniais būdais: licencijų pirkimas, licencijų pirkimas kartu su technine įranga, licencijų metinė ar mėnesinė nuoma, programinės įrangos kaip paslaugos įsigijimas iš „debesies“. Nei vienas iš paminėtų būdų nėra tinkamas visais atvejais, todėl renkantis, kokiu būdu įsigyti programinę įrangą, reikia atsižvelgti į konkrečius įmonės verslo poreikius ar darbo specifiką.

„Planuojant IT biudžetą ir pasirenkant licencijavimo būdą, svarbu nepamiršti įvertinti ne tik kainą, bet ir kitas naudas. Pavyzdžiui, vienoda programinės įrangos versija visose kompiuterinėse darbo vietose. Tai palengvina ne tik jos administravimą ir priežiūrą, bet ir suteikia jos naudotojams galimybę dirbti toje pačioje aplinkoje, negaišti laiko konvertuojant dokumentus iš vieno formato į kitą“, – sako „Blue Bridge Bond“ direktorius.

Pasak A. Šriupšos, užtikrinti vienodą programinės įrangos versiją (pavyzdžiui, „Microsoft Office“) visoje įmonėje galima keliais būdais. Pirmas būdas – nustatyti vienodą gyvavimo ciklą tiek techninei, tiek programinei įrangai, jei tai leidžia verslo specifika, ir licencijas pirkti kartu su technine įranga. Šis būdas būtų pats pigiausias, bet ir turi daugiausiai apribojimų. Antras būdas – programinę įrangą įsigyti kaip paslaugą arba ją nuomotis. Pastaruoju atveju įmonės darbuotojai visada gali naudotis naujausia programinės įrangos versija.

Taip pat svarbu įvertinti, kokių investicijų reikės į techninę įrangą, jei įmonė ketina keisti ar atnaujinti programinę įrangą.

Ryšio paslaugos

Šiais laikais mobilųjį ir fiksuotą ryšį sunku atskirti nuo informacinių technologijų, todėl tai galėtų būti įtraukiama į IT biudžetą. Dažnai iš ryšio tiekėjų įmonė perka ne tik balso telefonijos paslaugas, bet ir internetą biurui, mobilųjį internetą, filialų apjungimo bei kitas su IT susijusias paslaugas.

Rekomenduojama IT biudžete įvertinti interneto svetainės kūrimo, palaikymo ir jos apsaugos sąnaudas.

Idėjos pasvarstymui – įmonės jau dabar be mobiliojo ar fiksuoto ryšio naudojasi populiariomis nemokamomis pokalbių programomis. Tačiau, šiuo atveju itin svarbu įvertinti ne tik prisitaikymą prie darbuotojų įpročių, tačiau ir saugumo klausimą. Interneto ryšio apsaugą gali užtikrinti paslaugų teikėjas, tačiau įmonei teks pasirūpinti, pavyzdžiui, interneto svetainės apsauga. IT saugos specialistų nuomone, įmonei, siekiančiai apsaugoti savo tinklalapį, reikėtų skirti bent 50 tūkst. litų vienkartinių investicijų, norint įsidiegti bent kiek patikimesnę apsaugą. Alternatyva yra ir čia – tokius sprendimus galima įsigyti kaip paslaugą iš jas teikiančių bendrovių už poros šimtų litų mėnesinį mokestį.

Personalas

Nemažą IT biudžeto dalį sudaro vidinis įmonės IT specialistas. Kaip ir bet kuriam kitam darbuotojui skaičiuojant jo kainą, įmonei reikia numatyti: darbo užmokesčio fondą, lėšas mokymams, darbo priemonėms ir įrankiams.

Idėjos pasvarstymui – jei įmonės veiklai nėra gyvybiškai svarbu turėti vidinį IT administratorių, naudinga pasvarstyti apie alternatyvą – IT paslaugas. Įmonei pačiai turėti geriausius tam tikros srities IT specialistus nėra poreikio, o ir sąnaudos per didelės. Visa tai, gali užtikrinti paslaugų teikėjas.

„Jei jau įmonė nusprendė ieškoti vidinio IT administratoriaus, svarbu nepamiršti įvertinti, kad tokio specialisto paieškoms teks skirti nemažai laiko. Be to, aukštos kvalifikacijos specialistų stygius gerokai kilstelėjo kartelę ir atlyginimams. Dar vienas svarbus aspektas, kad IT specialistai ieško ne tik gerai apmokamo, tačiau ir įdomaus darbo. Taigi, verslo įmonės turėtų nusiteikti, kad gerą IT specialistą surasti bus sunku. O ir suradus, jį ilgai išlaikyti nebus lengva“, – teigia A. Šriupša.

Pabaigai

„Siūlome į IT turėtų žiūrėti ne kaip į sąnaudas, o kaip į tam tikras, verslo poreikius užtikrinančias, sistemas. Galvojant apie tai, koks turi būti IT biudžetas kitais metais – nereikėtų užsiimti vien eilučių „apkarpymu“ ar didesnių sumų „išsimušimu“ su mintimi – galbūt prireiks“, – sako „Blue Bridge Bond“ direktorius.

Pažvelkime kitaip: kokius darbus įmonė galėtų atlikti greičiau ir efektyviau, pasinaudodama IT teikiamomis naudomis. Tai įvertinus, gali paaiškėti, kad IT biudžetas turi išaugti, pavyzdžiui, 3 kartus, tačiau įmonė pasieks tokių rezultatų, kurių nepavyktų padaryti su tris kartus mažesniu IT biudžetu.