Paskutiniu metu vis dažniau yra išgirstamas žodis „intranetas“. Visi jį suvokia savaip – vieni dažniausiai išgirdę nekreipia dėmesio, nes mano, kad tai brangu ir nenaudinga, kiti – suvokia naudą, bet mano, kad jų kompanija dar nėra tam pasiruošusi, treti nesidomi dėl informacijos trūkumo.
Paskutiniu metu vis dažniau yra išgirstamas žodis „intranetas“. Visi jį suvokia savaip – vieni dažniausiai išgirdę nekreipia dėmesio, nes mano, kad tai brangu ir nenaudinga, kiti – suvokia naudą, bet mano, kad jų kompanija dar nėra tam pasiruošusi, treti nesidomi dėl informacijos trūkumo.
Tačiau, manau, daugiausiai yra tų, kurie visiškai nesupranta, kas tai yra. Manoma, kad intraneto sąvoka atsirado tada kai didėjant konkurencijai atsirado poreikis unikalias įmonės žinias ir specifines metodologijas išsaugoti išorei neprieinamoje vietoje, t. y. įmonės viduje.
Pačioje pradžioje vidinėse sistemose buvo saugojami tik informaciniai dokumentai – sutartys, sertifikatai, pardavimų medžiaga (tikslai ir rezultatai), įvairios specifikacijos bei kita personalizuota įmonės informacija.
Tokiu būdu intranetas buvo daugiau naudojamas informacijos kaupimui bei archyvavimui vienoje vietoje. Be abejo, dar labai dažnai ši sistema tokiems įmonės poreikiams tenkinti naudojama ir šiandien. Nors tai ir nėra blogai, tačiau visgi reikia suvokti ir teisingai įvertinus poreikius sugalvoti, kokius dar procesus gali palengvinti, kokias iškilusias problemas gali išspręsti vidinė sistema.
Intranetas yra įmonės vidinė sistema, leidžianti kompanijai elektroninėmis priemonėmis efektyviai valdyti vidinius įmonės procesus. Intranetu dažnai vadinama ir tokia sistema, kur vidiniame tinkle kompanija saugo ir disponuoja svarbia informacija.
Taip pat sistema, naudojama kaip nuolatinė privaloma įmonės darbuotojo darbo vieta. Dėl skirtingų intraneto panaudojimo galimybių dažnai naudojami ir kiti terminai – vidinė sistema, vidinė zona, tačiau visi jie atspindi vieną ir tą patį intranetą, pritaikytą skirtingiems ir unikaliems vis kitų kompanijų poreikiams.
Kuo toliau, tuo labiau daugėja įmonių, besigiriančių vidinėmis sistemomis, intranetais, ekstranetais ir kitais elektroniniais įrankiais, palengvinančiais vidinius bei išorinius verslo procesus. Aišku, kai kurioms jų tai duoda realią naudą, tačiau yra ir tokių, kurioms tai nepadaro jokios įtakos ar net pakenkia dėl neteisingo sistemų pritaikymo bei neteisingos informacijos turėjimo.
Pasitaiko, kad kompanija, siekdama kad ir geriausių tikslų – procesų optimizavimo, visgi stengiasi savo verslo procesus pritaikyti sistemai, o ne atvirkščiai. Be abejo, tai dažniausiai yra pigiau trumpuoju laiku, bet žiūrint į perspektyvą – tokia kompanija neretai pralošia. Štai dėl ko labai svarbu žinoti, kas yra intranetas, kokios jo galimybės, kam jis reikalingas ir kuo jis naudingas.
Intraneto galimybės
Intranetas, įvardinant bendriniu žodžiu, vystosi ir tobulėja kasdien. Galima teigti, kad keičiantis ir augant įmonėms, tobulėjant ir didėjant jų poreikiams, kintant verslo procesams, keičiasi ir intraneto galimybės. Tai pasireiškia iš technologinės pusės kaip elektroniniu būdu palengvinti įmonės verslo procesą.
Pastaruoju metu atskiri vidinės sistemos moduliai pradedami prijunginėti prie kompanijų vidinių informacijos duomenų bazių. Kuo toliau, tuo labiau kyla specifinių procesų, kuriuos kompanijos nori efektyviau valdyti.
Naudojant informacines technologijas pradedamas spręsti darbų paskirstymas, optimizuojamas užduotims skirtas laikas, diegiami komunikacijos įrankiai. Tokiu būdu, pradedant nuo nesudėtingų procesų perkėlimo į vidinę sistemą, kompanijos tobulina vidines zonas iki galutinio produkto, visapusiškai atspindinčio įmonės veiklą ir užtikrinančio efektyvų jos valdymą.
Intranetas, kaip vidinė sistema, gali būti naudojamas tiek kaip dokumentų saugojimo duomenų bazė, kurioje prisijungę autorizuoti vartotojai peržiūri, rašo, redaguoja bei saugo informaciją, tiek kaip sudėtingus verslo procesus (audito, kokybės, kontrolės, apskaitos) reguliuojantis įrankis.
Kompanija naudodamasi vidine sistema nesunkiai gali efektyviau paskirstyti išteklius, tinkamiau planuoti darbo laiką, optimaliau valdyti užduotis, projektus, pardavimų procesus, daryti tai – kas padidintų įmonės konkurencingumą, veiklos efektyvumą bei sukurti kompanijai galimybę plėstis, tobulėti, mokytis.
Intraneto nauda
Turint bent menkiausią suvokimą apie intranetą bei pasitelkus specialistus, kiekviena kompanija gali nesunkiai turėti naudos. Teisingai pritaikyta ir nuolat atsižvelgiant į poreikius tobulinama vidinė sistema gali atnešti įmonei realią finansinę naudą.
Automatizuotas užduočių valdymas, resursų paskirstymas, visos šabloninės bei kitos svarbios informacijos vienoje vietoje saugojimas smarkiai sutrumpina daugelį kompanijoje vykstančių vidinių procesų. Įvairiais pjūviais skaičiuojamos ataskaitos (laiko, užimtumo, finansinės, pardavimų ir t. t.) vidinėje zonoje gali nesunkiai būti paskaičiuotos vieno mygtuko paspaudimu.
Priklausomai nuo kiekvienos kompanijos poreikių, intranetinė sistema ilgainiui gali tapti tiek projektų valdymo, tiek apskaitos, tiek išteklių paskirstymo, tiek ir pardavimų valdymo sistema. Taip pat gi, apjungus, tai gali tapti efektyviu – viską vienoje vietoje apimančiu kompanijos vidaus valdymo įrankiu.
Vidinės sistemos būtinybė šiuolaikinėje kompanijoje
Šiuolaikinė įmonė – tai besimokanti, nuolat tobulėjanti, naujovių nebijanti bei realių rezultatų siekianti kompanija. Be abejo, dėl teisingai nesutvarkytų verslo procesų dažnai būna sunku greitai pasiekti norimų rezultatų – pritrūksta laiko, užsispyrimo, rūpesčio, noro, žinių.
Pritaikius vidinę sistemą, ne tik pagreitėja komunikacija, padidėja darbuotojų rodoma iniciatyva, bet kartu atsiranda ir vidinė tvarka, sukuriama pageidaujama įmonės kultūra. Intranete daugelis procesų automatizuojami.
Štai dėl ko tokią įmonę lengviau valdyti – mažiau laiko reikia iškeltiems tikslams pasiekti, pasiektiems rezultatams įvertinti. Savaime suprantama, kad būtent tokia kompanija tampa labiau konkurencinga, labiau savimi pasitikinti, inovatoriškesnė.
Pritaikymas kiekvienam poreikiui
Intranetas gali būti pritaikytas kiekvienam – tiek tradiciniam, tiek netradiciniam poreikiui. Kiekviena įmonė, dirbanti bet kuriame verslo sektoriuje, bet kurioje srityje ar rinkoje, vystanti vieną ar ypač kelias verslo šakas, gali susikurti ir įsidiegti elektroninę sistemą, palengvinančią, pagerinančią ir pagreitinančią kompanijos veiklą.
Priimant sprendimą, labai svarbu įsitikinti ir suvokti naudą, kaip, kurioje vietoje ir kodėl sistema gali padėti. Pirmiausia reikia tiksliai įsivardinti poreikius ir iškelti intranetui tikslus, tik po to jis gali būti projektuojamas ir realiai įgyvendinamas. Kadangi skirtingų įmonių poreikiai yra vis kitokie, tikslai ir procesai yra skirtingi, intranetas turi būti kuriamas personalizuotai.
Šioje vietoje visiškai neteisinga galvoti apie kažką standartizuoto – vidinė sistema turi būti unikali ir pritaikyta kiekvienam skirtingam procesui. Tik gerai įsigilinus ir išanalizavus procesus, išsiaiškinus kompanijos veiklą, poreikius bei siektinus rezultatus, reikia pradėti planuoti bei projektuoti sistemą.
Vadovaujantis tokiu darbo principu, dar projektavimo etape galima užsitikrinti ir kurti sistemą taip, kad neiškreiptumėt realių kompanijos veiksmų. Šiame etape vėl gi galima apgalvoti ir sukurti įrankius, kaip pakeisti ir pagerinti šiuo metu neteisingai įmonėje vykstančius procesus.
Todėl priklausomai nuo kiekvienos kompanijos skirtingų poreikių, kuriant bei įvedant intranetą, kartu lengviau ir greičiau galima pagerinti neefektyvius, pakeisti esamus, panaikinti nereikalingus ar sukurti visiškai naujus būtinus įmonės vidaus procesus.
Reali nauda
Be abejo, norint teisingai įvertinti, ar vidinė sistema reikalinga kompanijai, svarbu žinoti ne teorinius teiginius, kuo gi sistema gali būti naudinga, sprendimui priimti labai svarbu žinoti ir suprasti realią naudą, kurią intranetas gali atnešti kompanijai.
Efektyvesnis kompanijos darbo procesas. Integravus intranetą į šiuo metu kompanijoje veikiančius darbo procesus, pagerėja projektų, pardavimų, žmonių valdymo procesas. Tai dažniausiai atsitinka tuomet, kai kiekvienas iš darbų yra skaidomas į atskiras užduotis, kas leidžia nesunkiai valdyti visumą, valdant atskiras jos dalis.
Tokiu būdu yra užtikrinamas ir tam tikros informacijos saugojimas, archyvavimas, visi darbai ilgainiui nebūna pamiršti ir procesas per tam tikrą laiką tampa įprastinis. Personalo valdymas per atskiras, nedalomas užduotis užtikrina ne tik efektyvesnį darbą, bet ir jo paskirstymą, nuolatinį vadovo situacijos kompanijoje išmanymą bei suteikia galimybę planuoti ir žvelgti į priekį.
Kompanijos konkurencingumo didėjimas dėl trumpesnių projektų/prekių pristatymo terminų. Automatizuotas darbų paskirstymas, efektyvus užduočių valdymas, sumažėjusi klaidų tikimybė, susijusios informacijos archyvas vienoje vietoje, įprastinių, standartizuotų užduočių atlikimas žymiai sutrumpina projekto, užsakymų priėmimo bei pristatymo terminus, tai, savo ruožtu, sumažina darbuotojų darbo krūvį.
Automatiškai padidėja vieno ar kito įmonėje atliekamo proceso pralaidumas, atsiranda laiko kompanijos, darbuotojų vystymui, tobulėjimui, naujovių diegimui. Štai dėl ko galima teigti, kad visa tai padidina kompanijos konkurencingumą rinkoje.
Tvarkingas informacijos saugojimas bei disponavimas ja užtikrina efektyvesnę komunikaciją kompanijos viduje. Labai svarbus yra visos kompanijai svarbios informacijos laikymas bei saugojimas vienoje išorės vartotojams neprieinamos sistemos vietoje.
Tokiu būdu bet kuris turintis teisę kompanijos darbuotojas gali nesunkiai ir negaišdamas daug laiko rasti reikiamą informaciją bei matyti archyvą, kas užtikrina tikslesnį bei efektyvesnį bendravimą tiek kompanijos viduje, tiek išorėje.
Darbuotojų motyvacijos, kvalifikacijos kėlimas, edukacija. Neefektyvus darbas, neduodantis teigiamų rezultatų, didelis darbo krūvis, planavimo sistemos nebuvimas stipriai demotyvuoja kompanijos darbuotojus. Įdiegus sistemą, kiekvienas darbuotojas gali turėti galimybę nuolat matyti ne tik savo, bet ir visos kompanijos darbus, matyti realų savo / kitų darbuotojų darbo krūvį, planuoti bei vertinti situaciją, atsiradusi darbo tvarka leidžia efektyviau dirbti, kas savaime pagerina rezultatus ir motyvuoja.
Be to, darbuotojų edukacija naudotis naujomis technologijomis bei įdiegti mokymo įrankiai intranetinėje sistemoje leidžia tobulėti bei plėsti žinias. Komunikacijos perkėlimas į intranetą užtikrina bendrą visų darbuotojų darbą, siekiant bendrų kompanijos tikslų.
