Verslo valdymo sistemų išlaidų aritmetika

Nereikia būti dideliu ekspertu, kad žinotum, jog verslo valdymo sistemos yra viena brangiausių technologinių investicijų įmonei. Tačiau, iš kitos pusės, tokių projektų kaina labai skiriasi. Atsižvelgiant į įvairiausius veiksnius, verslo valdymo sistemos diegimo kaina svyruoja nuo keliasdešimt tūkstančių iki dešimčių milijonų litų. Niekas negali pateikti stebuklingos formulės, kaip tiksliai apskaičiuoti tokio projekto kaštus. Tačiau yra keletas svarbių dalykų, kurie padės jums tiksliau įvertinti verslo valdymo sistemos diegimo sąmatą.

Bendra projekto kaina

Vienas svarbiausių veiksnių, nulemiančių investicijos kainą, yra įmonės dydis. Jis tiesiogiai susijęs su verslo procesų įvairove ir sudėtingumu. Būtent pagal šį faktorių verslo valdymo sistemos skirstomos į tris pakopas:

1. Tarptautinės universalios sistemos, skirtos didelėms ir vidutinėms įmonėms: SAP, „Oracle E-Business Suite“ ir „Microsoft Dynamics“.
2. Vidutinio sudėtingumo, specializuotos verslo valdymo sistemos: „Epicor“, „Sage“, QAD ir kitos.
3. Paprasti ir nesudėtingi sprendimai smulkioms ir mikroįmonėms.

Tarptautinių universalių sistemų diegimas yra atitinkamai brangesnis už antros ar trečios grupės sistemas. Ir nebūtinai todėl, kad ypač skiriasi licencijų už programinę įrangą kaina: tiesiog pasirinkta sistema atspindi projekto darbų apimtį ir sudėtingumą. Konkretūs skaičiai, kiek įmonėms kainavo verslo valdymo sistemų diegimas, labai skiriasi ir dažniausiai mažai ką pasako. Mat dauguma tokių tyrimų atliekami Amerikoje ir dėl besiskiriančių projekto komponentų kainų negali būti taikomi Lietuvos įmonėms. Tačiau įmonių patirtis byloja, kad verslo valdymo sistemų išlaidos siekia nuo dviejų iki trijų procentų įmonės pajamų. Bendrovės „Panorama Consulting Group“ naujausio, 2010 m. tyrimo metu nustatyta, kad investicijos į verslo valdymo sistemas sudaro 4,1 proc. įmonės metinių pajamų.

Panagrinėkime pagrindinius išlaidų komponentus ir jų santykinį svorį biudžete.

Techninė įranga

Paprastai diegiant verslo valdymo sistemą reikia naujos techninės įrangos: dedikuotų serverių, duomenų saugyklų ir tinklo infrastruktūros. Visiems šiems dalykams kartu sudėjus prireikia skirti 5–10 proc. viso projekto biudžeto. Šios išlaidos priklauso nuo verslo valdymo sistemos reikalavimų techninei įrangai ir įmonės techninės bazės.

Programinės įrangos licencijos

Programinės įrangos licencijos gali sudaryti iki 15–30 proc. projekto biudžeto. Sudėtingų projektų atveju licencijų dalis yra mažesnė, nes išauga darbų apimtis parengiant, ištestuojant ir paleidžiant sistemą. Tarptautinių universalių sistemų vienos licencijos orientacinė kaina yra tokia:

• SAP, apie 12 000 Lt.
• „Oracle E-Business Suite“, nuo 5 000 Lt mažoms ir vidutinėms įmonėms (ne daugiau 260 mln. Lt apyvartos) iki 12 000 Lt didelėms įmonėms.
• „Microsoft Dynamics“, apie 4 000 Lt.

Vidutinio sudėtingumo ar mikroįmonėms skirtų verslo valdymo sistemų licencijų kaina yra mažesnė ir svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių litų. Galutinė licencijų kaina nuo orientacinės gali skirtis, kartais labai smarkiai, nes yra daugybė papildomų sąlygų, turinčių įtakos kainai. Tai modulių skaičius, sistemos vartotojų skaičius, įmonės dydis, licencijavimo modelis, nuolaidos dydis. Be to, daugelis verslo valdymo sistemų gamintojų taiko skirtingas kainodaros strategijas apsižvelgiant į įmonės dydį. Jų tikslas – mažoms ir vidutinėms įmonėms pasiūlyti programinę įrangą už patrauklesnę kainą.

Galima tikėtis, kad ateityje programinės įrangos kainos mažės. Daug informacinių technologijų gamintojų pereina prie kitokio kainodaros modelio – taikyti minimalias programinės įrangos įsigijimo kainas ir teikti ilgalaikes sistemos priežiūros paslaugas. Deja, ši tendencija nėra pastebima tarp komercinių verslo valdymo sistemų gamintojų.

Konsultavimo paslaugos

Išorinių konsultantų paslaugos apima sistemos konfigūravimą, integravimą, testavimą, dokumentavimą, duomenų perkėlimą bei pagalbą organizacijos darbuotojams, besirengiant naujos sistemos paleidimui. Konsultacijų išlaidų dalis projekto biudžete paprastai svyruoja nuo 30 ir 50 procentų. Studijuojant kitų įmonių patirtį dažniau sutinkamas kitas rodiklis, kuriuo apibrėžimas konsultavimo paslaugų išlaidų svoris. Tai paslaugų santykis, palyginti su programinės įrangos licencijomis. Daugelis šios srities analitikų įvardija santykį trys prie vieno, kuris reiškia, kad vienam programinės licencijos litui tenka 3 litai konsultacijoms. Vėlgi pateiktas skaičius yra tik orientacinis, tačiau jis retai kada būna mažesnis nei 1 ir didesnis nei 4.

Konsultavimo paslaugų apimtis priklauso nuo diegiamų modulių skaičiaus bei įmonės veiklos sudėtingumo. Jei verslo procesų palaikymui sistemą būtina modifikuoti arba išplėsti atliekant programavimo darbus, paslaugų kaina labai išauga ir pasiekia santykį keturi prie vieno. Net ir tokioms aplinkybėms mūsų regione šis skaičius yra menkesnis, nes, palyginti su Vakarų šalimis, konsultantų įkainiai yra 2–3 kartus mažesni. Verslo valdymo sistemų konsultantų dienos įkainis Lietuvoje svyruoja nuo 600 Lt iki 1600 Lt. Geriausių pasaulyje verslo valdymo sistemų – SAP ir „Oracle“ – konsultantų įkainiai yra didesni nei kitų sistemų, nes paruošti šiuos specialistus kainuoja brangiau. Vakarų valstybėse tokių konsultantų įkainiai siekia apie 3–4 tūkstančius Lt.

Darbuotojai

Įmonės darbuotojų laikas, kuris skiriamas įvairiems projekto darbams atlikti, sudaro tikrai nemažą projekto sąmatos dalį – apie 30 proc. Darbuotojai apibrėžia veiklos reikalavimus, testuoja sistemos prototipą, dokumentuoja vidines procedūras, parengia duomenis perkėlimui į naują sistemą, kuria papildomas ataskaitas, apmoko galutinius sistemos vartojus.

Įmonės darbuotojams patikėtų darbų apimtis gali būti didesnė, jei jų kvalifikacija ir patirtis leidžia atlikti sistemos konfigūravimo darbus. Tokiu atveju reikia mažiau išorinių konsultantų pagalbos. Nors vidinės išlaidos padidės, bendros projekto išlaidos bus mažesnės. Sprendžiant klausimą dėl konkrečių darbų pasiskirstymo tarp įmonės darbuotojų ir išorinių konsultantų rekomenduojama taikyti tokią taisyklę – jei įmonės darbuotojui reikės tris kartus daugiau laiko nei konsultantui, darbą patikėti konsultantams.

Investicijų grąža

Kadangi investicijos į verslo valdymo sistemas yra iš tiesų nemažos, įmonės pagrįstai kelia klausimus dėl jų grąžos. Skeptikams ir pesimistams galima pateikti „Aberdeen Group“ bendrovės 2010 m. gamybinių įmonių tyrimo duomenis, pagal kuriuos geriausių rezultatų pasiekusios įmonės gali pasigirti tokiais laimėjimais:

• 20 % veiklos sąnaudų sumažėjimas
• 18 % administracinių sumažėjimas
• 22 % atsargų kaštų sumažėjimas
• 97 % atsargų tikslumas
• 98 % prekių pristatymas laiku
• 3,4 dienos periodo uždarymui