Remiantis 2010 m. bendrovės „Panorama Consulting Group“ atlikto tyrimo duomenimis, 57 proc. verslo valdymo sistemų (VVS) projektų užtrunka ilgiau nei buvo planuota. Dėl šios aplinkybės dažnai viršijamas ir projekto biudžetas. Taigi pažvelkime į pagrindines priežastis, kodėl VVS projektai užtrunka ilgiau nei planuota.
Remiantis 2010 m. bendrovės „Panorama Consulting Group“ atlikto tyrimo duomenimis, 57 proc. verslo valdymo sistemų (VVS) projektų užtrunka ilgiau nei buvo planuota. Dėl šios aplinkybės dažnai viršijamas ir projekto biudžetas. Taigi pažvelkime į pagrindines priežastis, kodėl VVS projektai užtrunka ilgiau nei planuota:
1. Nerealūs lūkesčiai
Pirmoji ir labiausiai paplitusi problema yra nerealūs lūkesčiai, siejami su verslo valdymo sistemos įdiegimu. Daugelis įmonių tikisi, kad įdiegus sistemą bus iš esmės pertvarkytas veiklos organizavimas. Šie lūkesčiai yra teisingi ir pagrįsti, bet tik tuo atveju, jei numatyta pakankamai laiko pokyčiams įgyvendinti. Bėda ta, kad sudarant projekto planus ir optimizuojant kaštus įmonės yra linkusios taupyti būtent procesų projektavimo ir pokyčių valdymo sąskaita.
2. Netinkamai įvertinta organizacinių pokyčių įtaka
Vienas didžiausių nesusipratimų yra manyti, kad verslo valdymo sistemos – tai tiesiog programinė įranga, o diegimo esmė – sistemos instaliacija ir konfigūravimas. Šių darbų apimties įvertinimas nėra sudėtingas. Daug sudėtingiau numatyti darbus, kurie nėra tiesiogiai susiję su programine įranga. Veiklos procesų apibrėžimas, sprendimo prototipų įvertinimas, sprendimų priėmimas, organizacinių pokyčių įgyvendinimas – tai svarbūs, tačiau daug sunkiau prognozuojami darbai.
Verslo valdymo sistemos lemia didelius pasikeitimus organizacijos viduje. Kuo didesnė įmonė ir sudėtingesnis verslas, tuo pokyčiai reikšmingesni. Rekomendacija viena – skirkite pakankamai dėmesio organizacinių pokyčių valdymui, priežiūrai ir darbuotojų mokymui.
3. Projektui skirta nepakankamai resursų
Verslo valdymo sistemų projektai pasižymi uždavinių kompleksiškumu. Reikia spręsti įvairiausius veiklos, organizacinius, personalo ir techninius klausimus. Neretai pasitaiko, kad projekto komandoje nenumatomi tam tikri vaidmenys, į ją skiriami kompetencijos ar įgaliojimų neturintys asmenys. Jungtinėje projekto komandoje svarbu apibrėžti projekto struktūrą, vaidmenis, atsakomybės pasiskirstymą tarp sistemos diegėjo ir įmonės darbuotojų, išnaudojant vidines organizacijos žinias.
4. Sistemos galimybės
Dauguma šiuolaikinių verslo valdymo sistemų yra ypač lanksčios ir siūlo plačias konfigūravimo galimybes. Net toks paprastas procesas kaip pirkimo užsakymo sukūrimas gali turėti daugybę variantų. Neužtenka pasakyti, kad įmonė perima sistemoje įgyvendintus veiklos procesus. Šiam ir šimtams kitų verslo procesų reikia aprašyti sąlygas, kada naudoti vieną ar kitą variantą, nurodyti atsakingus asmenis atitinkamuose procesų etapuose, aprašyti apskaitos taisykles. Tai reikalauja daugiau nei tikėtasi resursų ir laiko.
5. Sistemos plėtiniai
Sistemos plėtiniai – tai sistemos funkcionalumo išplėtimai, atliekant programavimo darbus. Besirinkdamos verslo valdymo sistemą dauguma įmonių ketina naudotis standartinėmis sistemos galimybėmis ir neplanuoja kurti papildomų programų. Tačiau pradėjus vykdyti projektą poreikis įgyvendinti specifinius ir sistemoje nenumatytas veiklos reikalavimus paprastai yra neišvengiamas. Sistemos plėtiniai savaime nėra problema, atvirkščiai, juos panaudojus sistema gali duoti daugiau naudos, greičiau atsipirkti. Svarbu saikas. Nepagrįstai didelis sistemos plėtinių skaičius duoda priešingą rezultatą – smarkiai išauga diegimo kaštai, rizika ir trukmė. Todėl rekomenduojama apsiriboti sistemos plėtiniais tik įmonės konkurencinio pranašumo srityse.
Nors verslo valdymo sistemų diegimo projektai garsėja vėlavimu, to galima išvengti. Tinkamas pasirengimas projektui ir atsakingas resursų valdymas projekto metu yra svarbiausi veiksniai, lemiantys laiku atliekamus darbus. Vienas iš patikimesnių pasiruošimo būdų yra pasirinktos verslo valdymo sistemos galimybių studija. Jos metu sistemos diegėjas kartu su įmone apibrėžia veiklos reikalavimų įgyvendinimo gaires, numato būtinus sistemos išplėtimus, įvertina organizacinių pokyčių įtaką ir parengia detalų sprendimo diegimo planą.
