Trys didžiausi prietarai apie IT sprendimus

UAB „DPA Lietuva“ direktorius Laurynas Truncė.

Ne per seniai atliktos apklausos parodė, kad beveik pusė Lietuvos įmonių savininkų ir vadovų nelinkę investuoti į informacijos ir procesų valdymo ir saugumo priemones. Šis vadovų nenoras reiškia ne tik tai, kad daugelis jų aklai pasitiki įmonės kompiuterinių sistemų saugumu bei savų darbuotojų sąžiningumu. Daugelis vadovų iki šiol informacijos ir procesų valdymo sprendimus laiko tik technologinėmis priemonėmis darbui palengvinti. Taip atsitinka todėl, kad šių sprendimų atžvilgiu vyrauja išankstinė nuostata, arba prietarai.

1 prietaras: informacijos ir procesų valdymo bei verslo analizės įrankiai – tik technologinės priemonės

Tai bene pats populiariausias prietaras, kuriuo dažnai vadovaujasi įmonių vadovai. Pagrindinė tokio prietaro priežastis – informacijos ir procesų valdymo bei verslo analizės įrankių kuriamos vertės nesuvokimas. Šie valdymo įrankiai akivaizdžiai ne tik palengvina darbą su šiandien vis augančiais informacijos kiekiais. Pasaulinė praktika seniai parodė, kad naudodamiesi tokiomis sistemomis darbuotojai sutaupo daug laiko, taigi ir gali padaryti daugiau. Be to, naujausios valdymo sistemos (pvz.: sukurtos „Microsoft SharePoint 2010“ pagrindu) veikia socialinių tinklų principu – taip užtikrinama glaudi ir greita komunikacija tarp geografiškai nutolusių organizacijos padalinių. Ir skirtingai nuo viešuose socialiniuose tinkluose kuriamų grupių, šiuose visos darbuotojų generuojamos idėjos lieka saugios ir nepatenka už įmonės ribų.

Verslo analizės programų naudotojai gali per kelias sekundes apdoroti milijonus duomenų eilučių, vaizdžiai pateikti juos norimu grafiniu pavidalu. Pavyzdžiui, neseniai „Microsoft“ pristatytas nemokamas „Power Pivot 2010“ įrankis, skirtas dirbti daugeliui gerai pažįstamos „Microsoft Excel 2010“ programos aplinkoje, realiu laiku atlieka verslo analizę, kuri leidžia priimti tikslesnius sprendimus. Visa reikalinga finansinė ir kita informacija tinkamai pateikiama, yra patikima ir gerai suprantama, taip pat palyginama su informacija, pateikta ankstesniais periodais, ir su informacija, gaunama iš kitų kompanijų. Greitis, efektyvus ir suprantamas apibendrintų duomenų pateikimas – nepaneigiama verslo analizės sprendimų nauda.

Duomenų saugumo atžvilgiu, integrali informacijos ir procesų valdymo sistema užtikrina visišką patikimumą – joje saugoma informacija ne tik skanuojama nuo virusų, naudojantis šia sistema kiekvienam dokumentui galima nurodyti norimą prieinamumo lygį. Taip dokumentu ar informacija galės operuoti tik tie asmenys, kuriems bus suteiktas leidimas. Sistema atitinkamu laiku taip pat atlieka ir rezervinių duomenų kopijų funkciją, kai duomenys iš darbuotojų kompiuterių nukopijuojami į specialiai tam skirtą centrinę vietą tinkle. Informacijos ir procesų valdymo sistemą integruojant su saugos technologijomis, išvengiama duomenų nutekėjimo – vadovas gali nurodyti, kad kai kurių duomenų nebūtų galima nei atspausdinti, nei kopijuoti.

Iš čia išvardintų dalykų galima aiškia matyti, kad paminėti įrankiai – nėra tik technologinės priemonės. Jie yra sprendimai, glaudžiai susiję su įmonės konkurencingumu, darbo efektyvumu, laiko taupymu, gera vidine komunikacija, kas ilgainiui tampa geros išorinės komunikacijos, taigi ir geros reputacijos, prielaida.

2 prietaras: informacijos ir procesų valdymo sistemos yra didelės ir skirtos tik stambiam verslui

Turint omenyje dabartinę ekonominę padėtį, tokio prietaro atsiradimo priežastis galima nesunkiai suprasti. Vidutinių įmonių vadovai tokias sistemas yra linkę vertinti stereotipiškai – tik kaip didelėm kompanijos skirtą produktą. Tačiau čia klystama greičiausiai dėl informacijos trūkumo – šiuo metu jau yra sukurtos tokios platformos, kai įmonė gali įsigyti tik tam tikrą, jai reikalingą tos sistemos funkcionalumo dalį, taip vadinamą modulį (pvz. jau minėtas „Microsoft SharePoint 2010“, „StoredIQ“ ir kt.). Taip sutaupoma daug lėšų, o pati sistema išnaudojama kaip pasirinktų kaštų mažinimo įrankis. Kurį modulį: personalo, informacijos ir dokumentų, marketingo ar finansinės informacijos valdymo pasirinks įmonė – priklauso tik nuo jos poreikių.

3 prietaras: informacijos ir procesų valdymo bei verslo analizės sprendimų nauda – neišmatuojama

Matuojant atliktų investicijų naudą yra sudėtinga vien todėl, kad tai priklauso nuo daugelio tiesioginių ir netiesioginių organizacijos veiksnių. Yra sakoma, kad negalima valdyti to, ko negalima išmatuoti. Taigi, atliktas investicijas išmatuoti įmanoma. Keblu pasidaro tuomet, kai klausiama – kaip jas matuoti? Gera žinia, kad informacijos ir procesų valdymo bei verslo analizės įrankiai yra pasiekę tokį lygį, kad jų naudą apčiuopti ir įvertinti finansiškai visgi įmanoma. Tai galima atlikti vertinant kelis faktorius:

• išlaidas turimai IT infrastruktūrai;
• išlaidas paslaugų įsigijimui (papildomos programinės įrangos pirkimams ir priežiūrai);
• išlaidas personalui (tiek vidiniam, tiek samdomam iš šalies).

Visi trys faktoriai, kaip ir atliktos investicijos būna išreikšti skaitmenimis, taigi grąža yra apčiuopiama ir apskaičiuojama. Vertinant išvardintus faktorius, rekomenduojama atsižvelgti ir į išaugusius informacijos kiekius bei su IT susijusių incidentų skaičių. Taip pat, jei paslaugos teikiamos naudojantis IT, galima apskaičiuoti ir vieno kliento aptarnavimo išlaidas. Tad prietaras apie investicijų naudos neapčiuopiamumą yra laužtas iš piršto.