Dėl nesistemingo dokumentų tvarkymo bendrovės patiria dideles išlaidas, kurių būtų galima išvengti. Įmonėms, norinčioms kontroliuoti savo spausdinimo ir IT ūkio kaštus, ir čia sutaupyti, patartina įsigyti dokumentų valdymo sistemą. Iki šiol dokumentų valdymo diegimo verslo įmonėse bumą lėmė šių sistemų našumas, suderinamumas, saugumas ir aplinkosauginės savybės.
Dėl nesistemingo dokumentų tvarkymo bendrovės patiria dideles išlaidas, kurių būtų galima išvengti. Įmonėms, norinčioms kontroliuoti savo spausdinimo ir IT ūkio kaštus, ir čia sutaupyti, patartina įsigyti dokumentų valdymo sistemą.
Iki šiol dokumentų valdymo diegimo verslo įmonėse bumą lėmė šių sistemų našumas, suderinamumas, saugumas ir aplinkosauginės savybės.
„Visi išvardinti faktoriai lieka svarbūs, tačiau šiandien įmonės susiduria su problemomis, reikalaujančiomis greito sprendimo – dažniausiai kaštų mažinimo. Dokumentų valdymo technologijos tiesiogiai prisideda prie tokių problemų sprendimo“, – pažymi „Hewlett-Packard“ (HP) vaizdo ir spausdinimo grupės produktų verslo klientams vadovas Baltijos šalyse Lauris Šimelevičius.
Organizacijų turinio valdymo asociacijos „AIIM“ 2008-aisiais atlikta apklausa parodė, kad svarbiausias veiksnys, skatinęs diegti dokumentų valdymo sistemą – „efektyvumas“ (32 proc. respondentų), po kurio sekė „operatyvumas“ (28 proc.). Kitus faktorius, tokius kaip „geresnis aptarnavimas“, „suderinamumas“, „kaštų mažinimas“, paminėjo mažiau nei 7 proc. respondentų.
Lauris Šimelevičius įsitikinęs, kad 2009-aisiais būtent kaštų mažinimas taps svarbiausiu veiksniu, skatinančiu diegti ir plėtoti dokumentų valdymą. Informacinių technologijų tyrimų bendrovės „IDC“ paskaičiavimais, įmonė su 1000 biuro darbuotojų kasmet praranda nuo 5,2 iki 7,9 mln. Lt. dėl to, kad darbuotojų laikas gaištamas neegzistuojančios arba pasimetusios informacijos ieškojimui arba prarastos informacijos atkūrimui.
Dokumentų valdymas išlieka labai aktualus dėl to, kad spausdintas turinys vis dar yra nepakeičiamas tam tikruose įmonės darbo srautų etapuose.
„Popierius išlieka organizacijų rūpesčiu; tai santykinai brangi, nesaugi ir aplinkosaugos požiūriu neefektyvi informacijos laikmena. Bendrovės „Gartner“ analitikai teigia, kad vienas popierinis dokumentas vidutiniškai kopijuojamas 9–11 kartų, o tai kainuoja apie 47 Lt. Dokumento registravimas kainuoja apie 52 Lt, o prarasto dokumento atkūrimas – net iki 314 Lt. Šie skaičiai neatspindi papildomų kaštų, tokių kaip dokumentų talpinimas kabinetuose ar specialiose patalpose bei išlaidos pervežimui“, – sako L. Šimelevičius.
Galutiniai vartotojai – klientai arba darbuotojai – analizuodami, vertindami informaciją ir priimdami sprendimus vis dar labai pasikliauja spausdintu žodžiu. Nors skamba paradoksaliai, bendrovės „Quocirca“ analitikai teigia, kad įsitvirtinusi skaitmeninė komunikacija netgi padidino spausdinto turinio kiekį, o bendrovės „Lyra“ tyrėjai spausdintuvų rašalo ir dažų rinkos dydžio augimą nuo 2000-ųjų iki 2007-ųjų vadina „neturinčiu precedento“.
„Popierius išlieka nepakeičiama organizacijos darbo srauto dalimi, tačiau verslui vertėtų atkreipti dėmesį į tikrai dideles kaštų taupymo perspektyvas, kurias galima pasiekti optimizuojant popierinį ir elektroninį turinį. Šis faktorius per artimiausius metus bus svarbiausias diegiant dokumentų valdymo sistemas organizacijose“, – sakė L. Šimelevičius.
