Nuomonė. Svarbūs duomenys paliekami ir elektroninio pašto dėžutėje

Įmonės dažniausiai turi tam tikrą svarbių elektroninių duomenų saugojimo sistemą. Svarbiausia informacija paprastai talpinama serveriuose ar kompiuteriuose. Tačiau sparčiai daugėja verslininkų, kurie svarbias elektronines bylas laiko tiesiog savo kompiuterių elektroninio pašto programose.

Nuo paprasto kompaktinio disko iki programinės įrangos

Įmonių vadovai retai susimąsto, kad elektroninių duomenų išsaugojimas vienoje vietoje yra beveik toks pat rizikingas, kaip PIN kodo užsirašymas tiesiog ant banko kortelės. Per daugelį metų kaupti duomenys gali dingti dėl pačių netikėčiausių nelaimių – įrangos gedimų, vagystės, gaisro, užliejimo ar žaibo. Efektyviausias būdas nuo to apsisaugoti – sistemingai daryti saugomų duomenų kopijas.

Lietuvos verslininkai dažniausiai išsaugo svarbių duomenų kopijas laikinose laikmenose rankiniu būdu. Tačiau svarbu ne tik daryti atsargines duomenų kopijas, bet ir jas saugoti už biuro ribų. Neretai atsitinka taip, kad atsarginėms kopijoms naudojami DVD, CD formato diskai, išoriniai diskai ar juostiniai įrenginiai yra laikomi šalia kompiuterių. Vis dėlto toks duomenų saugojimas neturi prasmės, kadangi atsitikus nelaimei, šios laikmenos ir jose esančios dokumentų kopijos dažniausiai prarandamos kartu su originalais.

Per metus sugaištamos 35 valandos

DELFI (J. Kupreščenko nuotr.)

Taigi rinkdamiesi priimtiniausią duomenų apsaugos būdą verslo atstovai turėtų apsvarstyti visus pliusus ir minusus. Tradiciniams atsarginio kopijavimo būdams – CD ar DVD formato diskams reikia mažiau finansinių sąnaudų. Kita vertus, kopijuojant duomenis į šias laikmenas dėl personalo darbo valandų išauga priežiūros kaštai. Mūsų paskaičiavimais, kasdien darant vieno kompiuterio kopijas per metus sugaištama vidutiniškai 35 valandos personalo laiko.

Mažiau vidinio personalo laiko reikalaujantis būdas daryti duomenų atsargines kopijas – speciali programinė įranga (angl. online backup), kuri kiekvieną dieną automatiškai kopijuoja duomenis į geografiškai nutolusią įrangą ir juos praradus gali bet kada atkurti svarbią informaciją. Tai yra ir saugiausias būdas, kadangi duomenų centruose įrengtos papildomos apsaugos priemonės, kurios apsaugo duomenis nuo žaibų, gaisrų, vagysčių ar kitų nelaimingų atsitikimų.

Kalbant apie duomenų apsaugos būdus, nereikėtų pamiršti ir žmogiškojo faktoriaus. Gana dažnai įmonės darbuotojams trūksta laiko arba jie tiesiog pamiršta svarbius duomenis kopijuoti į išorinius kietuosius diskus. Žinoma, turint reikiamą programinę įrangą galima kiekvieną dieną daryti duomenų kopijas į juostinius įrenginius ar išorinį kietąjį diską.

Vieni pasirūpina iš anksto, kiti – nutikus nelaimei

Kalbant apie elektroninių duomenų apsaugojimo tendencijas verslo segmente, pastebima, kad paskutiniu metu vis daugiau įmonių daro atsargines kopijas. Visų pirma, didėja verslininkų kompiuterinis išprusimas, be to, įmonės, skaičiuojančios savo finansus, pradeda įvertinti informacijos praradimo ir jos atkūrimo kaštus bei pasekmes.

Didžioji informacijos dalis laikoma darbiniuose kompiuteriuose, serveriuose, todėl daryti elektroninių duomenų kopijas jau šiuo metu tampa tiesiog neišvengiama.

Labiausiai duomenų apsauga Lietuvoje rūpinasi užsienio šalių dukterines įmonės, kurioms motininės kompanijos nustato tam tikras vidines taisykles, pagal kurias atsarginių kopijų darymas yra privalomas. Reguliariai atsargines kopijas daro įmonės, kurios teikia kokybiškas, brangias paslaugas ar turi IT skyrių.

Vis dėlto kai kurie verslininkai, ypač mažų įmonių vadovai, dar neskuba pasirūpinti tinkama elektroninių duomenų apsauga. IT specialistai nurodo kelias priežastis: vieni verslininkai neturi pakankamai informacijos apie atsarginių kopijų paslaugą, kiti nenori tam papildomai skirti lėšų. Tačiau dažnai nutinka taip, kad įmonės pagalvoja apie duomenų apsaugą tik tada, kai pačios tiesiogiai susiduria su keletą metų kauptų duomenų praradimu ir tai atsiliepia visai įmonės veiklai.

Pernai atlikta didžiųjų miestų verslininkų apklausa parodė, kad 68 proc. verslininkų yra susidūrę su nuostoliais dėl prarastų duomenų, penktadalis įmonių atstovų nurodė, kad apskritai nesirūpina atsarginių kopijų saugojimu, tačiau pusė apklaustųjų rankiniu būdu nereguliariai kopijuoja duomenis į išorines laikmenas. Prognozuojama, kad per ateinančius metus verslininkų, darančių atsargines duomenų kopijas, skaičius išaugs iki 10 proc.