Nauja globalaus viruso sukurta realybė: uždarytos įstaigos, institucijos, gamyklos, veiklą stabdo pramogų ir poilsio vietos, atšaukiami renginiai, kelionės, sporto varžybos. Tačiau gyvenimas nestovi ir daug darbų galima padaryti iš namų. Ką reikia žinoti ir kaip tinkamai pasiruošti, kad virtuvė virstų efektyviu biuru?
Nauja globalaus viruso sukurta realybė: uždarytos įstaigos, institucijos, gamyklos, veiklą stabdo pramogų ir poilsio vietos, atšaukiami renginiai, kelionės, sporto varžybos. Tačiau gyvenimas nestovi ir daug darbų galima padaryti iš namų. Ką reikia žinoti ir kaip tinkamai pasiruošti, kad virtuvė virstų efektyviu biuru?
Asociatyvi nuotr. Pixabay.com
Dėl koronaviruso grėsmės pavojinguose regionuose viešėjusiems žmonėms rekomenduojama bent dvi savaites likti namuose. Visgi jei viruso plitimo nepavyks pažaboti, darbas iš namų gali tapti ne tik keliautojų, bet ir daugumos kitų žmonių realybe. Tiesa, dalis įmonių ir anksčiau savo darbuotojams sudarė lanksčias sąlygas dirbti nuotoliniu būdu esant poreikiui, rašoma pranešime spaudai.
„Nemažai įmonių galimybę dirbti nuotoliniu būdu sėkmingai taiko savo kasdienėje veikloje, todėl nutikus ypatingiems atvejams, nieko papildomo daryti nereikia. Tokį modelį jau esame įdiegę ne vienerius metus ir jis sėkmingai veikia. Tačiau tikrai ne visi verslai šiandien pasirengę užtikrinti sklandų nuotolinį darbą, kurio gali prireikti bet kada. Mūsų patirtis rodo, kad techninius sprendimus svarbu apgalvoti ir išspręsti iš anksto“, – sako „Telia“ Žmogiškųjų išteklių vadovas Ramūnas Bagdonas.
Ko reikia dirbant iš namų?
Pirmiausia, darbuotojai turi būti aprūpinti reikiamomis priemonėmis: nešiojamaisiais kompiuteriais, mobiliuoju ryšiu, internetu, turėti prieigą prie visų darbui reikalingų sistemų bei dokumentų.
Žinoma, daug lietuvių namuose jau turi bazines sąlygas nuotoliniam darbui: naujausiais Statistikos departamento duomenimis, kompiuterį ir plačiajuosčio interneto prieigą turi 76,4 proc. Lietuvos namų ūkių. Tačiau R.Bagdonas atkreipia dėmesį, kad dirbant su jautriais duomenimis būtina užtikrinti saugą, todėl tokiais atvejais įranga ir jos saugumu turėtų pasirūpinti pati įmonė. Jos atsakingi darbuotojai ar samdoma įmonė turėtų užtikrinti kompiuterio apsaugą nuo kenkėjiškų programų, įsilaužimų, laiku įdiegti operacinės sistemos ir programų atnaujinimus, šalinti gedimus. Patogiausia, jei visa tai atliekama nuotoliniu būdu – juk visų namuose dirbančių žmonių IT specialistai neaplankys.
Svarbu ne tik saugumas, bet ir sveikata, todėl jei darbuotojai iš namų ketina dirbti ilgesnį laiką ir dažnai, jiems vertėtų pasirūpinti patogia darbo vieta: stalu, kompiuterio stovu ar prijungiamu monitoriumi, atskira klaviatūra ir pelyte. Kompiuterio ekranas turi būti akių lygyje, nutolęs per ištiestos rankos atstumą – taip mažiau varginsite akis, kaklą ir stuburą.
O kaip su ryšiu? „Jei namuose įrengtas šviesolaidinis internetas, jokių problemų dirbant nekils – jo greitaveika siekia iki 1 Gb/s, todėl net prijungę visus namų įrenginius galėsite rengti kad ir HD raiškos vaizdo konferencijas. Visgi jei naudojate mobilųjį namų internetą, prie kurio per „WiFi“ prijungta daug namų įrenginių, dalį jų gali tekti atjungti tuo metu, kai darbui jums reikia didžiausios spartos“, – pastebi ryšio paslaugas teikiančios įmonės atstovas.
Programos komandiniam darbui
Siekiant užtikrinti sklandų darbą, taip pat būtina apgalvoti komandinio darbo galimybes, t. y. iš anksto aptarti programas ir sprendimus, kur ir kaip darbuotojai bendraus tarpusavyje. Tai gali būti įmonės elektroninis paštas, pokalbių programos „Skype“, „Google Hangouts“ ar „Slack“, komandinio darbo įrankiai „Microsoft Teams“, „Sharepoint“, „Facebook Workplace“ ir kt. Svarbu, kad darbuotojai šias programas žinotų ir mokėtų jomis naudotis iš anksto.
Vienas populiariausių nuotolinio darbo įrankių pasaulyje yra „Google“ debesijos sprendimas „G Suite“. Ši nemokama platforma puikiai tinka mažoms ir nedidelėms įmonėms, kurios per debesiją gali dalintis dokumentais ir prezentacijomis. Juo labiau, kad dėl koronaviruso visame pasaulyje išaugus nuotolinio darbo poreikiui, „Google“ nemokamai atidarė išplėstas „G Suite“ versijas mokslui ir verslui. Naudingiausi „G Suite“ nuotolinio darbo įrankiai yra „Hangouts Chat“ – pokalbių platforma komandoms ir „Hangouts Meet“ – balso skambučių ir vaizdo konferencijų sprendimas iki 100 dalyvių. Kitos „G Suite“ funkcijos priklauso nuo komandos ar verslo dydžio.
Kita visame pasaulyje naudojama nuotolinio darbo priemonė – „Microsoft Office“ biuro programų paketas, į kurį įeina el. pašto, debesijos, bendradarbiavimo, darbų planavimo, ryšių, dokumentų kūrimo ir redagavimo įrankiai. Šias programas galima naudoti tiek per interneto naršyklę, tiek įdiegtas kompiuteryje, be to, jų vartotojo aplinka daugeliui puikiai pažįstama, todėl nereikia iš naujo mokytis jomis dirbti. Komandos visus darbus gali įkelti, redaguoti, aptarti raštu, skambučiais ar vaizdo konferencijomis vienoje „Microsoft Teams“ aplinkoje.
Svarbus niuansas lietuviams – „Google“ pagalbą ir konsultacijas teikia tik anglų kalba, o šias paslaugas teikiančios Lietuvos bendrovės taiko papildomus mokesčius. Tuo metu užsisakant „Office 365“ paketus per „Telia“, pagalba ir konsultacijos tiek žodžiu, tiek raštu vyksta lietuviškai.
Nenutrūkstamas ryšys su kolegomis ir klientais
Jei el. pašto galimybių jūsų verslui neužtenka, o darbuotojai skundžiasi dėl laiškų antplūdžio, savo susirašinėjimus galite perkelti į tiesioginių pranešimų platformą „Slack“. Naudotis ja teks pasimokyti ir įprasti, tačiau tai yra efektyvus grupinio darbo ir pokalbių įrankis, leidžiantis efektyviai keistis visų rūšių failais. Net tais, kurie yra debesyje. „Slack“ leidžia pritaikyti sprendimus kiekvienai įmonei ar organizacijai, įskaitant ir didelės talpos duomenų debesiją su 1 TB kiekvienam vartotojui. Saugant tokius kiekius duomenų, taip pat labai svarbūs privatumo ir duomenų saugos kriterijai, kuriuos „Slack“ labai akcentuoja.
Konfidencialumą itin vertinantiems verslams gali būti aktuali susirašinėjimo programa „Telegram“, kuri visas žinutes užšifruoja ir jau spėjo pagarsėti pasaulyje kaip „nenulaužiama“ programa. Dar vienas svarbus jos pranašumas dirbant grupėje yra tas, kad ji leidžia siųsti itin didelius failus – net iki 1,5 GB.
Beje, iš namų galite ne tik darbus atlikti, bet ir skambinančius klientus aptarnauti. Tai atlikti padeda virtualaus skambučių centro paslaugos teikėjai, suteikiantys galimybę priimti fiksuoto ryšio skambučius nuotoliniu būdu turint tik kompiuterį, arba nukreipianti juos į mobilųjį telefoną, neprarandant pokalbio įrašymo ir statistikos rinkimo galimybės.
R.Bagdonas priduria, kad nuotoliniam darbui užtikrinti bei pateisinti būtini ir iš anksto numatyti teisiniai sprendimai, pavyzdžiui, tarp darbuotojo ir vadovo sudaromi rašytiniai dokumentai ar susitarimai. Svarbu paruošti juos iš anksto, o ne tuomet, kai atsitiko nenumatyta situacija.
