Personalo valdymas ir technologijos: kaip per savaitę sutaupyti 14 valandų?

Technologinės inovacijos veržiasi ir į personalo valdymo sritį. Šio sektoriaus ekspertai pastebi, kad inovatyvūs personalo valdymo įrankiai ne tik padeda sutaupyti kaštų ir laiko sąnaudų, bet ir gerinti darbdavio įvaizdį rinkoje, kurioje vis dažniau sąlygas diktuoja darbuotojas. Bendrovė, rinkdamasi jai tinkančias personalo valdymo sistemas, turėtų įsivertinti automatizavimo poreikį, pritaikyti įrankį savo verslo specifikai, užtikrinti, kad sistema būtų galima naudotis iš bet kurio įrenginio ir paskirti ją prižiūrintį darbuotoją. Tyrimai rodo, kad tokių priemonių taikymas savo veikloje gali sutaupyti iki 14 val. per savaitę.

„Kalbėdami apie technologijas versle paprastai turime omenyje gamybos ar prekybos procesus. Tačiau inovatyvūs įrankiai labai palengvina ir personalo valdymo specialistų darbą – taupo laiką, mažina išlaidas, leidžia automatizuoti daugelį veiksmų, išsirinkti tinkamą kandidatą ar efektyviai valdyti vidinius resursus. Vis tik besirinkdamos tokius įrankius bendrovės neretai pasiklysta jų gausoje – geriausiai į bendrovės veiklą integruosis tas sprendimas, kuris tiksliai atitiks įmonės poreikius ir bus patogus naudoti darbuotojams“, – teigia Ainis Kavaliauskas, „Microsoft Lietuva“ vadovas. Pasak jo, kad technologijos sėkmingai padėtų valdyti personalą, svarbu atsižvelgti į penkis momentus.

Pirmas patarimas: įsivertinkite automatizavimo poreikį

„Naujosios technologijos ir automatizuotos programos gali gerokai palengvinti personalo atrankos procesus vidutinio dydžio ir didelėse įmonėse. Tačiau prieš renkantis IT įrankius, įmonės turėtų įsivertinti, ar turi daug procesų, kuriuos galėtų automatizuoti ieškant darbuotojų, tvarkant dokumentaciją ar valdant personalą. Jei toks poreikis tikrai yra, bendrovė automatizavusi dalį savo veiklos ne tik sumažins išlaidas ar sutaupys laiko, bet ir pagerins savo darbdavio įvaizdį. Darbo rinkoje, kurioje sąlygas vis dažniau diktuoja darbuotojas, itin svarbu palaikyti grįžtamąjį ryšį su kandidatu bei daryti kuo mažiau techninių klaidų jau priimto darbuotojo atžvilgiu“, – sako personalo atrankos ir laikinojo įdarbinimo įmonės „Manpower Lit“ vadovė Lietuvai ir Latvijai Božena Petikonis-Šabanienė.

Įdarbinimo internetu platformos „CareerBuilder“ atlikta apklausa rodo, kad personalo vadovai, kurie visiškai neautomatizuoja kai kurių savo užduočių, kiekvieną savaitę praranda apie 14 val. jas atlikdami patys. Tai lemia mažesnį produktyvumą (41 proc.), daugiau klaidų (40 proc.), didesnius kaštus (35 proc.) ir prastą kandidato patirtį (18 proc.).

Antras patarimas: pritaikykite sistemą savo veiklai

B. Petikonis-Šabanienė bendrovėms rekomenduoja kiek įmanoma labiau pritaikyti IT personalo valdymo produktus savo verslo specifikai: „Pavyzdžiui, mūsų kompanijai, kaip laikinojo įdarbinimo įmonei, aktualu buvo maksimaliai automatizuoti įdarbinimo dokumentacijos procesą, tai leido mums itin greitai įdarbinti keliasdešimt žmonių per vieną dieną. Taip pat individualizavome duomenų eksporto funkcijas, kad būtų įmanoma operatyviai pateikti analitiką mūsų klientams, pavyzdžiui, nepanaudotų atostogų ataskaitas. Apie panašius pakeitimus turi galvoti visos bendrovės – išsirinkti aktualiausius procesus ir leisti įrankiams padaryti didžiąją dalį darbo. Tokiu atveju komanda gali koncentruoti į svarbiausią – bendravimą su žmonėmis.“

Trečias patarimas: rinkitės sistemą, kuria galite naudotis bet kuriuo metu

Verslo valdymo sistemų sprendimus teikiančios bendrovės „Alna Business Solutions“ personalo sprendimų ekspertė Jelena Urniežienė priduria, kad dar vienas svarus procesų palengvinimas bendrovėms – galimybė sistemą naudoti bet kuriuo metu iš skirtingų įrenginių: „Šių dienų bendrovių realybė yra tokia, kad personalo specialistai tarp susitikimų, konferencijų ar komandiruočių ne visada turi galimybę prisėsti prie darbinio kompiuterio, tačiau jie būtinai nori sistema naudotis tiek iš nešiojamų kompiuterių, tiek iš mobiliųjų įrenginių. Todėl labai svarbiu veiksniu tampa debesų kompiuterija. Pavyzdžiui, populiariame „Dynamics 365 For Talent“ sprendime personalo valdymui, nepriklausomai nuo įrenginio, vartotojas gali sekti įdarbinimo procesą, kolegų atsiliepimus apie potencialų darbuotoją, analizuoti įmonės darbuotojus, stebėti jų tobulėjimą bei atlikti kasdienes personalo skyriaus operacijas nebūdamas biure.“

Debesų kompiuterijos svarbą personalo valdymo sistemose rodo ir pasauliniai duomenys. Audito ir mokesčių konsultacijų bendrovės „PricewaterhouseCoopers“ duomenimis, beveik 40 proc. bendrovių savo žmogiškųjų resursų valdymui naudoja debesis, trečdalis – aktyviai planuoja migruoti ateityje.

Ketvirtas patarimas: priskirkite darbuotoją sistemos diegimui ir valdymui

B. Petikonis-Šabanienės teigimu, bendrovėms rekomenduotina paskirti darbuotoją, kuris ne tik koordinuotų sistemos diegimą, bet ir išsiaiškintų, kokios apimties IT produkto reikia: „Svarbus personalo valdymo IT įrankių porūšis yra darbuotojų atrankos sistemos. Tinkamai pasirinkti sistemą yra sudėtinga, nes dažniausiai jos yra arba labai specifinės ir sukurtos jų funkcijos neatitinka įmonės poreikių, pavyzdžiui, nėra galimybės kelti duomenų iš kitų gyvenimo aprašymų gavimo šaltinių, arba platformos yra labai kompleksiškos su daug funkcijų, o dėl to itin brangios ir nesukuriančios tiek pridėtinės vertės, kad mažesnei įmonei būtų efektyvu į jas investuoti. Paskirtas darbuotojas padės išanalizuoti bendrovės poreikius ir juos iškomunikuoti IT sistemas diegiančiam partneriui.“

Penktas patarimas: rinkitės konsultacijų ir palaikymo galimybes

„IT sprendimų partneriai vis dažniau turi atlikti konsultantų vaidmenį. Renkantis sprendimą personalo valdymui derėtų ne tik atkreipti dėmesį į kainą ar funkcijas, bet ir įrankio palaikymą, iškilusių klausimų sprendimo galimybes. Natūralu, kad klientai nėra taip stipriai susipažinę su produktu kaip partneris, kasdien dirbantis šia sistema“, – paaiškina „Alna Business Solutions“ atstovė.

Tokios nuomonės laikosi ir „Manpower Lit“ vadovė: „Be techninio palaikymo svarbi yra ir galimybė pasikonsultuoti su programą atstovaujančia įmone, nes neretai girdime, kad labai svarbios sistemos funkcijos ir papildomos galimybės yra atrandamos netyčia po daugelio metų naudojimo, arba niekada. Savalaikis tų funkcijų naudojimas galėtų sutaupyti tūkstančius personalo specialisto ar apskaitininko skirtų valandų, ir, žinoma – kaštų. Tad rekomenduotina gerai išanalizuoti įrankių galimybes ir pamąstyti apie specialius mokymus darbuotojams, kurių metu pristatomos visos sistemos galimybės“.