7 mitai apie verslo valdymo sistemas

Sąskaitas išrašyti trunka dvi valandas, ne tris darbo dienas kaip anksčiau. Pardavimų specialistams nebereikia rengti pardavimų siūlymo ataskaitų, nes visos jos jau yra sistemoje. Sandėlio kiekio ataskaitos matomos realiu laiku. Tokias galimybes suteikia debesų kompiuterijos verslo valdymo sistemos. Tačiau 2016 metų pradžioje, Lietuvos statistikos departamento duomenimis, tik 16,7 proc. šalies įmonių naudojosi debesų kompiuterijos paslaugomis.

Verslo valdymo sistemos „Directo“ įmonės Lietuvoje direktorė Indrė Liutkevičienė teigia, kad nemažai įmonių turi neteisingų įsitikinimų apie verslo valdymo sistemas ir nepasinaudoja jų teikiamomis galimybėmis dirbti gerokai efektyviau.

1 mitas: Verslo valdymo sistema gali naudotis tik didelės įmonės

„Directo“ vadovė pasakoja dažniausiai susidurianti su įsitikinimu, kad mažoms įmonėms verslo valdymo sistemų nereikia. Tačiau nepaisant įmonės dydžio, visų įmonių vadovams reikia priimti verslo sprendimus, pagrįstus aktualia informacija. Be to, mažesnėms įmonėms taip pat svarbu efektyviai sekti visą operacijų su klientu kelią: nuo pasiūlymo klientams ruošimo iki finansinių ataskaitų įmonės vadovams. Vienintelis skirtumas tas, kad didesnėse įmonėse verslo valdymo sistemą įdiegti trunka ilgiau, nes reikia išanalizuoti daugiau procesų ir operacijų bei apmokyti su sistema dirbti daugiau žmonių.

2 mitas: Verslo valdymo sistema yra tas pats, kas apskaitos sistema

„Mes turime apskaitos sistemą, todėl verslo valdymo sistema mums nereikalinga“, – dažnai teigia verslininkai. Visgi verslo valdymo sistema naudinga tuo, kad padeda sujungti verslo veiksmus su apskaitos dokumentais. Pavyzdžiui, pardavimų specialistas paruošia pasiūlymą klientui. Jį patvirtinus, šis pasiūlymas, naudojamas kaip užsakymas sandėliui ir transportavimui, tampa pagrindu visiems kitiems susijusiems dokumentams, taip pat ir su sąskaita faktūra klientui. Taip sumažinama žmogiškosios klaidos galimybė ir palengvinamas visų grandžių darbas. Naudojantis debesų kompiuterija bet kuris įmonės darbuotojas, bet kuriuo metu ir iš bet kurios pasaulio vietos gali matyti realią situaciją įmonėje.

3 mitas: Diegimo procesas yra sudėtingas ir ilgai trunka

„Kai kurių sistemų atveju šis mitas yra tiesa. Teko girdėti atvejų, kai įmonė verslo valdymo sistemą diegia dvejus ar daugiau metų. Diegiant bet kokią verslo valdymo sistemą labai svarbus veiksmų planavimas ir eiliškumas. Reikia įvertinti įmonės kritinius procesus, kad diegiant verslo valdymo sistemą nebūtų paralyžiuojama įmonės veikla. Esame turėję tokių atvejų, kai po vienos darbo dienos nuo sutarties sudarymo įmonė pradeda dirbti su verslo valdymo sistema. Proceso sėkmei taip pat labai svarbus įmonės darbuotojų ir vadovų įsitraukimas bei motyvacija ja naudotis. Priešingu atveju procesas gali tapti ilgas, o sistema – nepasiteisinti“, – sako I. Liutkevičienė.

4 mitas: Verslo valdymo sistema debesų kompiuterijoje nėra saugu

Dauguma pasaulio bendrovių kelia savo duomenis į debesų kompiuteriją taip mažindamos sistemų palaikymo ir darbuotojų atlyginimo kaštus. Reta įmonė gali investuoti į tokį informacijos saugumo lygį savo organizacijoje, koks yra debesų kompiuterijoje.

5 mitas: Sistemą geriausia keisti sausio 1 dieną

„Directo“ vadovė sako, kad iš tiesų verslo valdymo sistemą geriausia keisti, kai įmonės veikla yra mažiau intensyvi. Sausio 1-oji nėra visiškai tinkama diena sistemos keitimui, nes metų pabaiga yra sudėtingas laikas dėl ataskaitų rengimo ir metų „uždarymo“. Diegiant naują sistemą galima perkelti buvusią istoriją, todėl sistemos diegimas gali būti atliekamas bet kurią metų dieną.

6 mitas: Buhalteris turi nuspręsti, kokią verslo valdymo sistemą pasirinkti

Verslo valdymo sistema yra darbo įrankis visai įmonei, kuris padeda turimus įmonės resursus išnaudoti papildomai vertei kurti. Todėl, renkantis verslo valdymo sistemą, įsitraukti turi ne tik buhalteris, bet ir visų susijusių sričių – pardavimų, logistikos ir pan. – darbuotojai. Ypač svarbus įmonės vadovų įsitraukimas, kuriems diegiama sistema turi padėti priimti verslo sprendimus.

7 mitas: Dirbti su verslo valdymo sistema išmokstama perskaičius naudotojo vadovą

„Yra įmonių, kurios tikisi sutaupyti pinigų sakydamos, kad darbuotojai išmoks naudotis sistema perskaitę instrukcijas. Visgi net tame pačiame sektoriuje dirbančios įmonės sistemas naudoja labai skirtingai. Pradiniuose mokymuose sužinoma, kaip naudotis sistema, kad ji kurtų didžiausią įmanomą vertę įmonei. Neretai susiduriame su kurioziniais atvejais, kai įdiegus sistemą dėl neišmanymo ar iš įpročio ir toliau dirbama nesuskaičiuojamuose „Excel“ dokumentuose, nesinaudojant verslo valdymo sistemos privalumais“, – teigia „Directo“ vadovė I. Liutkevičienė.