Santrauka parengta pagal straipsnį iš Softconsulting.lt
Kas yra „Business Intelligence“
Tikriausiai visi yra pastebėję, kad didėjant kaupiamų duomenų kiekiui, augant jų įvairovei ir naudotojų skaičiui darosi vis sudėtingiau tvarkyti duomenis, rengti pagal juos reikalingą informaciją ir ja naudotis.
Pirmiausiai į šį reiškinį dėmesys garsiai ir viešai buvo atkreiptas JAV dar apie 1980 metus. Tada ir atsirado iki šiol plačiai naudojami iškilusios problemos vaizdingi apibūdinimai „skęstame duomenyse ir dūstame dėl informacijos trūkumo... „duomenis reikia naudoti, o ne juos tvarkyti...“.
Būtent įvardintos problemos sprendimui yra kuriamos, pastoviai tobulinamos ir visame pasaulyje vis plačiau naudojamos taip vadinamos „Business Intelligence“ informacinės technologijos (BI technologijos), kurių esmė yra reikalingų duomenų surinkimas iš daugelio pradinių šaltinių, aktualios informacijos parengimas pagal surinktus duomenis ir jos teikimas paprastai dideliam skaičiui naudotojų. Siekiant pabrėžti BI technologijų reikšmę dar pridedama – informacija teikiama naudotojams, kurie priima svarbius sprendimus.
Bendru atveju visą duomenų atsiradimo ir naudojimo procesą galima pavaizduoti tokia grafine schema:
Veikla => Duomenys => Informacija => Žinios => Sprendimai => Veikla
Duomenys, bent jau pradiniai, yra kaupiami duomenų registravimui skirtose duomenų bazėse. Informacija yra apdoroti duomenys – lentelės, grafikai, analitinių tyrimų rezultatai, perspėjimai apie susidariusias kondicijas, tekstai. Informacijos sąvoka yra platesnė, nei duomenų – pradinius duomenis taip pat galima vadinti informacija ir teikti juos naudotojams, tik kažin ar tai bus kokybiška informacija. Žinios yra apdorota informacija – tai, kas nusėdo sprendimus priimančių darbuotojų galvose.
BI technologijos apima pateiktos schemos dalį maždaug nuo pusės Duomenų iki pusės Žinių. Akivaizdu, kad jeigu siekiame veiklos rezultatų, tai sprendimus priimantiems darbuotojams teikiama informacija turi būti teisinga, reikalinga, lengvai suprantama, greitai gaunama ir tuojau pat panaudojama.
Turėdami prieš akis šią schemą apibūdinti BI technologijas galima taip – tai metodai ir įranga, skirti duomenų surinkimui iš daugelio pradinių šaltinių, jų apjungimui, aktualios ir kokybiškos informacijos parengimui bei jos teikimui paprastai dideliam skaičiui naudotojų su tikslu, kad ji taptų reikalingomis žiniomis. Informacijos kokybiškumas čia suprantamas, kaip jos tinkamumas betarpiškam ir efektyviam naudojimui. O informacijos aktualumas – kaip jos reikalingumas ir svarba naudotojams.
Operacijų registravimui skirtas duomenų bazes ir BI technologijas galima palyginti su didmeninei prekybai skirta parduotuve ir restoranu, kuriame lankytojui greitai patiekiami kokybiški, jam reikalingi ir naudingi patiekalai, pagaminti gal būt iš daugelyje didmeninių parduotuvių supirktų produktų. Buvo toks laikas, kai restoranų nebuvo, buvo tik „didmeninė prekyba“. Buvo toks laikas, kai ir BI technologijų nebuvo, buvo tiktai operacijų registravimo duomenų bazės ir duomenų teikimas pagal sutartis.
Apibendrinant galima būtų pasakyti, kad tikslas, kurio siekiama diegiant BI technologijas konkrečioje institucijoje, yra šios institucijos darbuotojų, o taip pat ir kitų susijusių institucijų darbuotojų, aprūpinimas aktualia ir kokybiška informacija. Kartais sakoma dar ir taip: BI technologijų tikslas yra maksimalios naudos išgavimas iš sukauptų institucijoje duomenų, aprūpinant reikalingus darbuotojus reikalinga informacija reikalingu momentu.
Visą BI procesą vainikuoja galutinių informacijos naudotojų sprendimai, kuriuos jie priiminėja naudodamiesi gaunama informacija. BI technologijų atsipirkimo vertė yra lygi naudos prieaugliui, kuris gaunamas darbuotojams pradėjus priiminėti labiau informuotus ir todėl labiau kokybiškus sprendimus.
Kaip išversti Business Intelligence į lietuvių kalbą? Pažodžiui neišeina. Siūlome tokį ilgesnį vertimą „Aktualios informacijos rengimas ir teikimas“. Vertimas „Veiklos analitika“ yra tikrai neteisingas. Šioje apžvalgoje mes tiesiog naudojame terminą Business Intelligence, sutrumpintai BI, ir jo neverčiame.
Kam ir kodėl BI technologijos yra svarbu
BI technologijos yra svarbios toms institucijoms, kurios nori, kad jų darbuotojai, partneriai ir klientai priimdami sprendimus vadovautųsi ne tiktai savo intuicija ir patyrimu, bet ir aktualia bei išsamia informacija apie viską, kas yra susiję su priimamais sprendimais.
Šiandieniniame žinių ekonomikos amžiuje, labai greitai augant naudojamos informacijos kiekiui, institucijoms integruojant savo veiklą ir teikiant paslaugas vis didesniam klientų skaičiui, didėjant reikalavimams paslaugų kokybei ir sprendimų priėmimo greičiui, BI technologijos yra jau ne prabangos ar egzotikos dalykas, o būtinybė norint išlikti. Įmonėms – norint išlikti konkurencinėje kovoje, o valstybei – norint įvykdyti savo prievoles ir įsipareigojimus piliečiams. Apie institucijas, kurios nesinaudoja BI technologijomis, kartais sakoma dar taip „Rich in data, poor in information“.
Tačiau sėkmingai įdiegti BI technologijas ir gauti iš jų realią naudą nėra paprasta. Būtina gerai žinoti norinčios naudoti BI įmonės ar institucijos veiklos specifiką, kuri paprastai greitai keičiasi. Būtina gerai suprasti, kokia informacija, kokiu momentu ir kam yra iš tikro reikalinga ir sugebėti tokį tiekimą greitai realizuoti. To nepadarius ir formaliai naudojantis BI bus šaudoma į dangų, o ne į taikinį.
Paskutiniu metu vis dažniau diskutuojama, ar galima BI technologijas nusipirkti. Vieni mano, kad galima lygiai taip pat, kaip yra perkamos vadovavimo įmonei paslaugos. Kiti – kad negalima, nes pats nevadovaudamas savo įmonei neatsilaikysi konkurencinėje kovoje. Jų nuomone, BI technologijų naudotojas turi pats sukomplektuoti ir parengti savo specialistus, kurie tinkamai jas palaikytų, tobulintų ir laiku adaptuotų pasikeitusioms reikmėms. Tačiau visi sutinka, kad diegiant BI technologijas geri konsultantai ir padėjėjai yra būtini.
Trys pagrindinės BI technologijų dalys
Visas BI procesas vykusiai pailiustruotas kompanijos „MicroStrategy“, vienos iš BI technologijų kūrimo ir taikymų lyderės pasaulyje, schemoje:
Pateiktoje schemoje akcentuojami trys svarbūs BI proceso momentai: A – Duomenys, B – Tyrimas ir C – Veikla. Tačiau joje ryškai matosi ir trys BI proceso technologijos (kompiuterinės ir programinės įrangos) pagrindinės dalys:
1. Duomenų surinkimas ir parengimas
Tai reikalingų informacijai parengti pradinių duomenų (jokiu būdu ne visų galimų!) surinkimas iš pradinių duomenų šaltinių, surinktų duomenų kokybės patikrinimas, išvalymas nuo įvairiausių „šiukšlių“, nekokybiškų ir įtartinų teisingumo požiūriu duomenų patikslinimas duomenų šaltiniuose. Informacijos naudotojams skirtos aktualios informacijos parengimas apjungiant (integruojant) surinktus duomenis, reikiamai juos transformuojant ir grupuojant, papildant skaičiavimų būdu gautais išvestiniais rodikliais bei pateikiant informacijos ir jos parengimo algoritmų paaiškinimus. Parengtos informacijos sukėlimas į analitinėms duomenų užklausoms vykdyti skirtą specialią duomenų bazę, kuri ir vadinama Duomenų saugykla (toliau – DS).
Ši BI proceso dalis dažnai vadinama ETL procedūra (Extraction, Transformation, Loading). Paprastai ETL procedūra atliekama atskiroje tarnybinėje stotyje instaliuotoje specialioje duomenų bazėje specialiai tokio tipo procedūroms atlikti skirtos programinės įrangos pagalba. Duomenų bazė dažniausiai vadinama „Staging Area“ (Parengimo sritis) arba tiesiog „Stage“.
Stengiamasi, kad pradiniai duomenys būtų imami iš specialiai tam sukurtų, aiškių ir patogių lentų operacijų registravimui skirtose duomenų bazėse. Skiriami pradinis duomenų sukėlimas į DS ir tolimesnis reguliarus jos duomenų atnaujinimas, kada DS yra tiktai papildoma naujais duomenimis, o anksčiau sukelti į DS duomenys esant reikalui ištrinami arba koreguojami. Kaip taisyklė, DS eksponuojama tiktai paskutinio aktualaus laikotarpio informacija. Pavyzdžiui, Danijos mokesčių ministerijos DS eksponuojama tiktai paskutinius 5 metus nusakanti informacija.
ETL procedūroms atlikti skirtą specialią programinę įrangą siūlo visa eilė šios programinės įrangos gamintojų, žr., pavyzdžiui, „Informatica PowerCenter“, „BusinessObjects Data Integrator“.
2. Duomenų saugykla
Labai svarbi sudėtinė BI technologijų dalis yra duomenų saugykla (DS), kurioje eksponuojami sutvarkyti duomenys (informacijos naudotojams parengta informacija) taip, kad jų naudotojai galėtų juos greitai ir patogiai nusiskaityti. Ši BI technologijų dalis dažnai vadinama „Select Area“ (Išrinkimo sritis).
Pavadinimas „Duomenų saugykla“ prasmės požiūriu yra ne visai tikslus vertimas iš anglų kalbos „Data Warehouse“: „Data“ – duomenys, „Ware“ – prekė, „House“ – namas. Kaip nagrinėjamo objekto pavadinimas, jis yra tikrai netikęs. Duomenų saugyklą kai kas gali įsivaizduoti kaip sandėlį su kabančia didele spyna, kuriame duomenys sukrauti taip, kad prie sandėlio gilumoje esančių praktiškai neprieisi. O tai bus neteisybė. Daug tikslesnis būtų pavadinimas „Duomenų paroda“, kurioje duomenys išdėlioti vitrinose, juos gali iš įvairiausių pusių apžiūrinėti, fotografuoti, tik prisiliesti negali.
Dar kartą atkreipsiu skaitytojų dėmesį į tai, kad DS yra specialiai suprojektuota ir sukurta taip, kad joje sukauptus duomenis būtų galima greitai ir patogiai pasikelti. DS duomenys reguliariai atnaujinami ETL procedūrų metu. Galutinis DS naudotojas negali keisti arba kaip nors taisyti DS duomenų. Jis gali juos tiktai peržiūrinėti ir analizuoti tomis BI priemonėmis, kuriomis jam leidžiama naudotis.
Praktikoje labai dažnai visas BI kompleksas sutapatinamas su DS. Taip yra ir TDS atveju, kalbėdami apie TDS mes turime galvoje visą susijusį su TDS BI kompleksą.
3. Galutinio naudotojo sąsaja
Tai kompiuterinė ir programinė įranga, kuria naudodamiesi galutiniai informacijos naudotojai iš savo darbo vietų prisijungia prie DS, nusiskaito iš jos duomenis ir informaciją, juos analizuoja, formatuoja, rengia savo ataskaitas ir dokumentus bei keičiasi jais su kitais informacijos naudotojais. Ši BI technologijų dalis dažnai vadinama „User Area“ (Naudotojo sritis).
Naudotojo sričiai priskiriamos ir duomenų bei informacijos saugos užtikrinimo priemonės, duomenų ir informacijos gavėjų teisių administravimo priemonės.
Apie „BusinessObjects“ programinę įrangą
Galutinio naudotojo sąsaja TDS yra realizuota „BusinessObjects“ programinės įrangos pagalba. Galutiniai TDS naudotojai, dirbdami jiems skirtose TDS darbo vietose, naudojasi šia programine įranga. Ji taip pat naudojama rengiant TDS naudotojams skirtą informaciją bei administruojant jų teises.
„BusinessObjects“ programinės įrangos atveju duomenys Duomenų saugykloje yra sudėti į taip vadinamas duomenų vitrinas (toliau – DV). Anglų kalboje „Universe arba Data Mart“ (Duomenų turgus). DV stengiamasi realizuoti, kaip vieną duomenų – faktų lentą su keliomis ją lydinčiomis palyginti nedidelėmis dimensijų lentomis. Tokia schema vadinama „Star“ (Žvaigždės) schema.
DV yra „vieta“, kur sudedami pagal temą susiję, informacijos naudotojui suprantama kalba pavadinti ir lengvai jam prieinami duomenys. Jos sudaromos tiek iš tiesiogiai teikiamų į DS duomenų, tiek ir pagal juos apskaičiuotų išvestinių rodiklių. Jas kuria, tobulina ir jų duomenis reguliariai atnaujina aptarnaujantys DS darbuotojai. Jie turėtų tai daryti operatyviai reaguodami į pagrįstus informacijos naudotojų poreikius ir maksimaliai atsižvelgdami į jų pageidavimus. DV eksponavimas yra pagrindinis ir informacijos naudotojui plačiausias pasirinkimo galimybes suteikiantis pastovaus informacijos teikimo būdas šiuolaikinėse BI technologijose.
Dirbdamas su DS galutinis informacijos naudotojas pirmiausia pasirenka DV. Pasirinkęs ją jis savo kompiuterio ekrane mato suskirstytus į klases objektus – jam leidžiamų naudotis duomenų pavadinimus ir keliamas duomenims sąlygas. Pasirinkdamas tuos objektus jis suformuoja duomenų užklausą, paspausdamas kompiuterio klavišą ją pateikia ir, DS programinei įrangai surinkus arba apskaičiavus reikalingus duomenis, juos gauna. Po to, naudodamasis DS programinės įrangos galimybėmis, jis gali gautus duomenis analizuoti, rengti savo ataskaitas, jas formatuoti, išsaugoti, eksportuoti į kitus formatus bei kitas informacines sistemas, ir siuntinėti kitiems informacijos bei duomenų naudotojams.
„BusinessObjects“ programinės įrangos konkurentai yra analogiškos SAS, „Oracle“, „MicroStrategy“, „Cognos“ ir visos eilės kitų firmų priemonės.
Daugiau apie Duomenų saugyklas ir Business Intelligence
Pagal savo apimtį gigabaitais arba netgi terabaitais DS būna nuo 2 iki 20 kartų didesnės už operacijų registravimui skirtas duomenų bazes, iš kurių imami duomenys į DS. Projektuojant DS nesistengiama minimizuoti atmintį, kurioje laikomi duomenys. Duomenų serverių atmintis dabar palyginti pigi, pagrindinis tikslas yra užtikrinti greitą ir patogų duomenų pasikėlimą.
Pati viena DS niekam nereikalinga. Ji naudojama tiktai kaip fundamentas BI technologijoms. Todėl, kalbėdami apie bet kurios DS projektavimą, kūrimą ir diegimą, visur kartu turime galvoje ir BI technologijas.
Dar ne taip seniai, kuriant duomenų saugyklas, virš 70 % laiko ir materialių sąnaudų tekdavo ETL procedūrų sukūrimui. Šiandien taip jau nebėra. Pradinius duomenis stengiamasi imti iš tinkamai paruoštų tarpinių lentų operacijų registravimo duomenų bazėse, o šias lentas sukuria ir kokybiškus duomenis į jas sukelia operacijų registravimo bazes kuriantys arba aptarnaujantys darbuotojai. Šiandien ETL procedūroms sukurti ir jas reguliariai atlikinėti bei kontroliuoti naudojama moderni šiuolaikinė programinė įranga.
Kyla natūralus klausimas, ar didelei daliai įstaigos darbuotojų paprastai tiekiama „reikalinga“ informacija. Gal būt tokia tokią informacija yra teikiama tiktai keliems institucijos vadovams.
Atsakymas į šį klausimą yra toks: paskutiniu metu gaunančių „reikalingą“ informaciją darbuotojų skaičius labai greitai didėja. Žurnalo „DM Review“ (sausio mėn. 2003), straipsnyje „Business Objects“ rašoma, kad „France Telecom“, viena didžiausių telekomunikacijos kompanijų pasaulyje, naudoja BI technologijoms skirtą firmos „Business Objects“ programinę įrangą ir turi apie 70 000 BO naudotojų. JAV Gynybos ministerijos Karinė sveikatos apsaugos sistema, kurioje dirba 125 tūkstančiai darbuotojų, turi apie 50 000 BO naudotojų. Firma „Business Objects“ turi visą eilę kitų klientų, įsigijusių apie 20 000 galutinio BO naudotojo darbo vietos licencijų.
Išvada būtų tokia – šiandien, norint dirbti efektyviau, reikia tiekti reikalingą informaciją ne tiktai vadovams, bet ir daugeliui darbuotojų. Norint pabrėžti tai kartais sakoma: BI technologijų pagalba tiekiama strateginė, taktinė ir operatyvinė informacija.
Tiekiant aktualią informaciją didesniam kiekiui jos naudotojų paprastai naudojamos Internetinės technologijos, kartu apribojant konkrečių informacijos gavėjų galimybes tiesiogiai dirbti su DS. Tokiu atveju jiems paprastai teikiama informacija tipinių dokumentų pavidale, sudarant galimybes juos prenumeruoti ir patiems atsinaujinti jų duomenis.
BI technologijų problemos ir perspektyvos
Augant naudojamų duomenų ir informacijos kiekiams bei reikalavimams jų apdorojimo operatyvumui BI technologijos darosi vis labiau reikalingos. Tačiau pačios vienos jos greitai pradeda gaminti nenaudojamą ir niekam nereikalingą nekokybiškų duomenų, informacijos ir žinių silosą. Išryškėja visiems žinoma tiesa – informacijos negalima rengti daug ir „į dangų“. Ji rengiama konkrečiam darbuotojui, konkrečiai institucijai ar įmonei konkrečiu tikslu. Informacija reikalinga tiktai tiek, kiek ji virsta žiniomis, o žinios – kiek yra naudojamos.
Kas gali pasakyti institucijai kokius duomenis jai registruoti, kokią informaciją rengti ir kokias žinias kaupti? Pačios vienos BI technologijos negali atsakyti į suformuluotus klausimus, nes jos nėra skirtos gilintis į konkrečios institucijos misiją, viziją, tikslus ir iniciatyvas, nustatinėti pagrindinius veiklos rodiklius (KPI).
Šiandien atsakymai į suformuluotus klausimus sėkmingai gaunami diegiant veiklos valdymo technologijas (anglų kalboje – Performance Management, PM) ir ypač jos šaką – Balanced Scorecard (BSC) metodiką, žr. [1-2]. Praktika parodė, kad apjungiant BI ir BSC gaunamos labai efektyvios veiklos matavimo, stebėjimo ir valdymo priemonės. Pastebėsime, kad paskutiniu metu BI ir PM technologijos artėja viena į kitą, jų sandūroje atsirado nauja ir efektyvi BI technologijų atmaina Informaciniai tablo (Performance dashboards), žr. [3].
Informaciniais tablo vadinamos nagrinėjimui ekrane skirtos aplikacijos, kuriose informaciją stengiamasi pateikti įprastoje jos naudotojui formoje, maksimaliai panaudojant vizualizacijos, analizės ir netgi prognozės elementus. Tinkamai sukurti veiklos valdymui skirti Informaciniai tablo suteikia tokias galimybes, žr. [1]:
- Stebėjimo, analizės ir valdymo funkcijos;
- Agreguotos informacijos, dimensinės analizės ir operacijų analizės lygiai;
- Strateginis, taktinis ir operacijų informacinių tablo tipai.
Informaciniuose tablo teikiama galutiniam naudotojui informacija atrodo, kaip „MS Excel“ byla: dokumentas susideda iš ataskaitų (puslapių), kiekvienas puslapis skirtas nagrinėti ekrane arba atsispausdinti. Duomenys automatiškai atnaujinami prisijungus prie DS. Nagrinėjant ekrane galima filtruoti, „gręžti“, peržiūrinėti pagal dimensijas, o kartais ir prognozuoti. Na o kiek pateiktos informacijos virsta žiniomis ir kaip greitai tai įvyksta, priklauso nuo jos pateikimo formos, vizualizacijos ir pertekliškumo.
Kompanija „Business Objects SA“ dar apie 1990 metus užpatentavo duomenų vitrinas, kuriose duomenys pateikiami įprastais galutiniam naudotojui pavadinimais, iš kurių jis pats gali pasiimti ko jam reikia ir susikurti savo dokumentą. Iki tol galutinis naudotojas turėdavo prašyti programuotojo, kad jam sukurtų reikiamą dokumentą. Tačiau duomenų vitrinų trūkumas yra tai, kad didelė dalis galutinių DS naudotojų neturi laiko žaisti kurdami dokumentus patys ir norėtų gauti profesionalų sukurtus tipinius dokumentus. Danijos mokesčių ministerijoje naudojami „BusinessObjects“, tačiau virš 90 % galutinių naudotojų naudojasi tiktai tipiniais dokumentais.
Informacijos šaltiniai apie BI ir susijusias technologijas
[1] Wayne W. Eckerson. Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing Your Business. John Wiley & Sons, 2005, 320 p.
[2] Wayne W. Eckerson. What Are Performance Dashboards? Published in DM Review in November 2005.
[3] Wayne W. Eckerson. Deploying Dashboards and Scorecards. TDWI best practices report, Co-sponsored by Business Objects, July 2006, 25 p.
[4] Wayne W. Eckerson. Creating Effective KPIs. Published in DM Review in June 2006.
[5] Stephen Few. Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data. O'Reilly Media, 2006, 223 p.
Plačiau susipažinti su BI ir PM technologijomis galima internete: http://www.tdwi.org, http://www.dmreview.com, http://www.bireview.com, http://www.b-eye-network.com, http://www.balancedscorecard.org, http://www.performancesoft.com, http://www.performance-measurement.net.
