Pasauliniu mastu „Microsoft SharePoint“ yra viena iš populiariausių turinio valdymo sistemų, kuria, pasak oficialios „Microsoft“ statistikos, kasmet pradeda naudotis 7 milijonai naujų klientų. Šios tendencijos dar labiau ryškėja augant „Office365“ pardavimams, kurio viena iš sudedamųjų dalių taip pat yra „SharePoint Online“. 
Pasauliniu mastu „Microsoft SharePoint“ yra viena iš populiariausių turinio valdymo sistemų, kuria, pasak oficialios „Microsoft“ statistikos, kasmet pradeda naudotis 7 milijonai naujų klientų. Šios tendencijos dar labiau ryškėja augant „Office365“ pardavimams, kurio viena iš sudedamųjų dalių taip pat yra „SharePoint Online“. Lietuva, šioje srityje taip pat ne išimtis – su „SharePoint“ kasdieniame darbe yra susidūręs ar bent girdėjęs dažnas IT specialistas. Kita vertus, vis dažniau tenka susidurti su atvejais, kuomet organizacijos, kurios kartu su kitais perkamais programiniais sprendimais įsigyja ir „SharePoint“ platformą, neišnaudoja net mažos dalies jos teikiamų galimybių.
Taigi, šiame straipsnyje siekiu aptarti „SharePoint“ panaudojimo galimybes įvairių organizacijos procesų valdymui. Kadangi be oficialių „Microsoft“ aprašymų mūsų šalyje detalesnės informacijos trūksta, tikiu, kad ši trumpa apžvalga gali paskatinti plačiau pasidomėti „SharePoint“ įrankio panaudojimo praktikomis ir padrąsinti plačiau jį naudoti savo veikloje. Verta paminėti, kad net ir nemokama „SharePoint“ versija suteikia plačių panaudojimo galimybių, tad tereikia įjungti fantaziją, įdėti šiek tiek pastangų prisitaikant platformą prie savo poreikių ir bent dalis organizacinių ar komunikacinių problemų atrodys kur kas paprastesnės.
Tipiniai veiklos procesai
Su „SharePoint“ galima optimizuoti labai įvairius procesus. Vienas iš dažniausių „SharePoint“ panaudojimo atvejų – organizacijos dokumentų valdymas. Platformą galima išnaudoti kaip paprastą dokumentų talpyklą, leidžiančią darbuotojams pasiekti bendro naudojimo dokumentus, matyti jų versijas ar koreguoti dokumentą vienu metu. Lygiai taip pat sėkmingi ji gali tapti ir pilnu dokumentų valdymo sprendimu, apimančiu visą procesą nuo dokumentų rengimo iki registravimo bei archyvavimo.
„SharePoint“ puikiai tinka valdyti jūsų vidinius ar net išorinius mokymų procesus. Šis produktas leidžia ne tik kurti mokymų programas, kursus ar paskaitas, bet ir egzaminuoti dalyvius, išduoti jiems sertifikatus. Jei sistema integruojama su bankais, galima realizuoti ir automatizuotą atsiskaitymą. Be to, „SharePoint“ gali padėti valdyti ir įmonės darbuotojų kompetencijas, nustatant pageidaujamus bei jau esamus kompetencijų lygius.
Minėtas funkcionalumas dažnai pasitarnauja ir personalo specialistams. Naudoti sistemą kaip personalo valdymo įrankį taip pat yra vienas iš „SharePoint“ uždavinių. „SharePoint“ gali padėti lengviau kaupti ir administruoti informaciją apie darbuotojus, valdyti atostogas, stebėti darbuotojo karjerą ar atlikti kitus veiksmus.
Produktas taip pat puikiai tinka projektų valdymui bei projektinei informacijai: rengti ir stebėti projekto planą, kaupti projektinę dokumentaciją, skirti ar valdyti užduotis. Esant labai platiems projektų valdymo poreikiams, yra galimybė kartu su „SharePoint“ naudoti ir „Microsoft Project Server“ produktą.
Be to, „SharePoint“ leidžia realizuoti ir ryšių su klientais valdymo (CRM) funkcionalumą. Tai galima atlikti įvairiais lygiais: nuo kelių funkcijų iki pilno CRM funkcionalumo. Jei norite turėti klientų, kontaktų sąrašus, vesti susitikimus ar įvykius, žymėti pardavimo galimybes ir jų būsenas – naudojant „SharePoint“ visa tai labai paprasta. Esant poreikiui, galima rinktis labiau specializuotus CRM sprendimus, kurie realizuoti naudojant šį produktą. Be to, yra galimybė lengvai integruotis ir su „Microsoft Dynamics“ CRM produktu.
Unikalūs veiklos procesai
Pagrindinių organizacijos procesų valdymas dažnai pasižymi specifiškumu, todėl tipiniai informaciniai sprendimai ne visada gali patenkinti veiklos poreikius. Iš tiesų, „SharePoint“ platforma turi dideles plečiamumo galimybes, tad pradėjus nuo smulkesnių procesų kompiuterizavimo, sistemą galima vystyti be galo, kol ji tampa visą organizacijos veiklą apimančia platforma. Žinau atvejų, kuomet sistemą pradėjus naudoti kaip bendradarbiavimo platformą ar dokumentų saugyklą, ilgainiui ji tapo sudėtinga, kritinius procesus apimančia sistema. Pavyzdžiui, draudimo kompanijai ji gali padėti valdyti žalų bylas, nekilnojamojo turto priežiūros kompanijai – nuomojamo turto valdymą, valymo įmonėms – darbo grafikų, prekių užsakymus ar transporto įmonei – transporto gedimų, nuomos valdymą.
Vidinė ir išorinė komunikacija
„SharePoint“ gali realizuoti ne tik vidinius jūsų procesus, bet ir būti puikus įrankis bendraujant su klientais, tiekėjais ar partneriais. „SharePoint“ dėka galima kurti viešai prieinamas interneto svetaines bei leisti jūsų klientams, partneriams ar tiekėjams prisijungti prie jūsų sistemų pateikiant tik jiems aktualią informaciją.
Taip pat produktas puikiai tinka kuriant organizacijos vidinę erdvę ir vidinę interneto svetainę. Galbūt „SharePoint“ tiesiogiai ir neoptimizuos visų procesų, bet akivaizdžiai padės kelti organizacinę kultūrą bei skatinti bendradarbiavimą. Įmonės darbuotojai gali lengviau jausti įmonės pulsą skaitydami naujienas, sveikindami kolegas su gimtadieniu ar dalindamiesi nuotraukomis.
Integracija ir verslo analitika
„SharePoint“ gali būti puikus įrankis apjungiant visas kitas jūsų jau turimas sistemas, nes jame įdiegtas galingas paieškos variklis, galintis rinkti duomenis paieškai ne tik iš paties „SharePoint“, bet ir iš jūsų aplankų sistemos ar kitų sistemų bei duomenų bazių. Jei organizacijoje jau yra nemažai įvairių informacinių sprendimų, „SharePoint“ gali su jais bendrauti atiduodamas ir gaudamas duomenis. Tai leidžia sukurti vieningą organizacijos sistemų tinklą, išgaunant maksimalią naudą ir palengvinant darbą naudotojams. Be to, „SharePoint“ turi verslo analitikos įrankius ir visus jūsų duomenis gali atvaizduoti suprantama bei vizualiai patrauklia forma, kurios pagalba vadovai ar atsakingi darbuotojai gali operatyviai priimti svarbius sprendimus.
Infrastruktūra
Pabaigai reikėtų paminėti, kad „Microsoft“ siūlo galimybę įsigyti „SharePoint“ kaip paslaugą. Tai reiškia, kad kiekviena organizacija gali rinktis, ar nori „SharePoint“ diegti savo infrastruktūroje, išoriniame duomenų centre ar tiesiog mokėti mėnesinį mokestį ir naudotis paslauga nesukant galvos nei apie serverius, nei apie duomenų bazes ar patalpas, nei apie vidinius informacinių technologijų darbuotojus.
Taigi, „SharePoint“ gali būti sprendimas, jūsų organizacijoje sukuriantis bendrą darbo erdvę, kurioje galima atlikti visas veiklos funkcijas nepersijunginėjant tarp kelių skirtingų sistemų. O siekiant rasti optimaliausią finansinį sprendimą, galima svarstyti ne vien apie „SharePoint“ įsidiegimą savo infrastruktūroje, bet ir naudotis „SharePoint“ tiesiog kaip paslauga. Trumpiau tarus, rinkdamiesi „SharePoint“, renkatės ne tik daugiafunkcinę platformą, bet infrastruktūrą, kuri labiausiai tinka jūsų organizacijai. Išbandykite!
