„Google Apps for Work“ – ar verta Lietuvos verslui jomis naudotis?

Pasaulyje yra ne vienas verslo programų teikėjas, tačiau „Google“ sulaukia išskirtinio dėmesio. Ir ne be reikalo. Norėtume pristatyti „Google Apps for Work“ – kompanijos „Google“ programas, skirtas verslui.

Kuo tai naudinga verslui?

„Google Apps for Work“ yra sukurtos vienam tikslui – bendradarbystei ir bendradarbiavimui. Jų pagrindinis privalumas yra tas, kad komandos nariai, dirbantys prie tam tikro projekto ar užduoties, laisvai gali matyti visą dokumentaciją ir projekto eigą, bendrauti tarpusavyje nesvarbu, kokioje šalyje bebūtų ir kartu vykdyti savo projektus greitai bei efektyviai. Be to, visa tai yra „debesyje“, todėl nieko nereikia diegti į savo kompiuterį.

Pagrindinės „Google Apps for Work“ programos yra:

• „Docs“ („Word“ pakaitalas);
• „Sheets“ („Excel“ pakaitalas);
• „Forms“ (skirta kurti įvairias formas ir apklausas);
• „Slides“ („Powerpoint“ pakaitalas);
• „Sites“ (skirta kurti vidinius interneto ir intraneto puslapius);
• „Drive“ (vieta, kur laikomi visi dokumentai ir failai);
• „Gmail“ (pašto programa, „Outlook“ pakaitalas);
• „Hangouts“ (vidinių žinučių sistema, „Lynx“ pakaitalas);
• „Calendar“ (vidinis kalendorius);
• „Google+“ (įmonės vidinis socialinis tinklas).

Apie pakaitalus prabilome ne atsitiktinai. Pagrindinis konkurentas yra „Microsoft Office“ programų paketas („Office365“ kol kas naudojamas ne visur), kuris diegiamas kiekviename kompiuteryje.

Tačiau „Google Apps for Work“ yra skirta trims svarbiausiems darbams atlikti:

1. Kurti ir redaguoti dokumentus bei dalintis jais su bendradarbiais.
2. Laikyti dokumentus „debesyje“, kad jie būtų prieinami visiems ir visada (Drive).
3. Bendrauti su kolegomis ir vadovybe, pasitelkiant į pagalbą vaizdo pokalbius ir susirašinėjimą žinutėmis, įmonės vidiniame socialiniame tinkle.

Tai beveik viskas, ko reikia įmonės veiklai. Likusi dalis priklauso nuo darbo specifikos ir IT skyriaus sumanumo rasti papildomus įrankius, padedančius efektyviau ir patikimiau susitvarkyti su kasdieninėmis užduotimis.

Kodėl vietoje nemokamos versijos reikėtų rinktis „Google Apps for Work“?

Visi žinome, kad „Google Docs“ ir kiti produktai yra pasiekiami nemokamai. Tad kam tuomet mokėti po 50 dolerių per metus už vieno vartotojo licenciją? Jei įmonėje dirba 10 žmonių, susidaro jau nemenka 500 dolerių investicija.

Pirmiausia tai – tam tikros programos. Išskirti reikėtų „Hangouts“ vaizdo pokalbius, vidinį socialinį tinklą „Google+“, „Gmail“ galimybes ir programėlę „Sites“. „Hangouts“ konkurentas „Skype“ yra jau seniai pripažintas, kaip greičiau trukdis darbui, o ne reali nauda. Taip nutiko dėl to, kad jis naudojamas ir asmeniniams tikslams, tad darbuotojas tuo naudojasi ir darbo metu. Kenčia efektyvumas, blaškomas dėmesys, tad uždara tik darbuotojams skirta pokalbių programa yra kur kas geresnis variantas. Tuo metu „Google+“ yra reikalingas didesnėse įmonėse, kur darbuotojai dirba skirtinguose miestuose, šalyse. Čia jie gali pasidalinti, kas svarbu jų rinkai. Taip galima sumažinti ir „Facebook“ naudojimo darbe laiką. „Gmail“ verslui yra labai naudingas tuo, kad galima nustatyti savo pašto domeną, bet tuo pačiu neišeiti iš „Gmail“ aplinkos. Visi darbiniai kontaktai yra saugomi bendrai, todėl, net išėjus darbuotojui, jie neprarandami. „Sites“ programėlė yra labai naudinga tam tikrų žinių kaupimui (know-how). Vidiniame puslapyje galima aprašyti atliktus darbus, analizuoti projektus, aprašyti darbo specifikas ir procedūras ir t. t. Naujai atėjusiam darbuotojui toks vidinis puslapis padeda greičiau integruotis į kolektyvą bei darbą.

Kita svarbi priežastis – kaina. Kaip jau minėjome, visas paketas metams kainuoja 50 dolerių arba 5 dolerius mėnesiui. Artimiausias konkurentas – „Microsoft Office365“. Vienam vartotojui licencija kainuoja 12,50 dolerio mėnesiui, jei užsisakoma metams iš karto. Tai ta versija, kuri labiausiai atitinka „Google Apps for Work“ funkcijas (yra ir pigiau, tačiau tada nebus vaizdo pokalbių ir kitų svarbių funkcijų). Aritmetika paprasta – „Google Apps for Work“ yra pigesnė už konkurentai.

Trečia svarbi priežastis – nustatymo galimybės. Kadangi nieko nereikia diegti, administratoriui nereikia lakstyti nuo kompiuterio prie kompiuterio ir praleisti valandų valandas diegiant reikalingas programas ar paketus. Viskas administruojama internetu ir labai paprastai. Darbą pradėti galima per 15 minučių.

Kam „Google Apps for Work“ yra reikalingi Lietuvoje?

Kartais tam tikri „debesies“ produktai yra tinkami didelėms rinkoms, bet ne mažoms, kaip Lietuvos. Tačiau šį kartą viskas pritaikyta būtent mūsų poreikiams.

„Google Apps for Work“ yra idealiai tinkamas verslo sprendimas vidutinėms ir didesnėms Lietuvos įmonėms, kuriose dirba daugiau nei 10 žmonių. O mažesnėse įmonėse? Taip pat tinka, tik kaina už visą paslaugų paketą yra gana didelė, nes neišnaudojama apie 50 proc. galimybių. Tai darosi tiesiog neefektyvu. Smulkios įmonės nesunkiai gali pasinaudoti ir nemokamais sprendimais.

„Apps for Work“ reikalinga ir toms įmonėms, kurios yra išsibarsčiusios per keletą miestų ar net šalių. Bendravimas el. paštu dideliais atstumais nėra problema, tačiau sprendimo priėmimas dėl laiko juostų ir kitų skirtumų gali pailgėti. Taip darbas tampa neefektyvus. „Google Apps for Work“ yra puikus sprendimas, padedantis operatyviai išspręsti tokias nuotolinio darbo problemas. Ypač nepamainoma yra „Google Docs“ funkcija, kai prie vieno dokumento realiuoju laiku gali dirbti keli darbuotojai. Taip galima pasiekti itin puikių rezultatų rengiant komercinius pasiūlymus, teisinius dokumentus ir t. t.

„Google Apps for Work“ prieš „Microsoft Office“

Konfrontacija su konkurentais neišvengiama. Pagrindinis „Google Apps for Work“ konkurentas – „Microsoft Office365“. Kai kurie „Office365“ elementai yra pranašesni, kai kurie – ne tokie geri, todėl reikia visada įvertinti, ar pigesnis yra iš tikrųjų geresnis.

Daugelio IT specialistų nuomone, „Outlook“ ir „Exchange“ produktai yra kol kas geriausia, kas gali būti rinkoje. „Gmail“ su savo funkcijomis į komercinius produktus lygiuotis sekasi gana sunkiai. Kita vertus, programa „Sites“ „Microsoft“ pridarė nemažai bėdos. Jie tiesiog atsisakė savo vidinių puslapių kūrimo įrankio ir perdavė šią funkciją Lietuvoje gerai žinomai „Wix.com“ kompanijai. Neišlaikė konkurencijos? Galbūt, o gal „Microsoft“ vartotojams ši funkcija tiesiog nebuvo labai aktuali ir didino viso „Office365“ paketo kaštus?

„Microsoft Office 365“ savo abonentams duoda 1 TB vietos, o „Google Apps for Work“ – tik 30 GB. Dirbantiems su dideliais failais tai gali turėti lemiamos įtakos renkantis.

IT ekspertai labai teigiamai atsiliepia ir apie „Microsoft Office365“ mobiliųjų įrenginių programėles „Windows“, „Android“ ir iOS operacinėms sistemoms. „Google Apps for Work“ daugiau dirba su „Android“ sistema. Visa kita pasiekiama per naršyklę. Kai kam tai patogiau, kai kam – nepatogiau, tad vieningos nuomonės, kuris pranašesnis, nėra.

Akivaizdu tik tai, kad „Google Apps for Work“ dirba su „Office365“ failų formatais ir stengiasi jų neiškraipyti. Toks požiūris yra sveikintinas ir atveda daugiau klientų.

Tad kaip išsirinkti?

Užduokite sau keletą elementarių klausimų. Atsakę į juos, suprasite, kuris iš šių dviejų sprendimų yra tinkamesnis.

• Kaip dažnai dirbate nuotoliniu būdu? Ar jūsų darbuotojai yra kitame mieste, dirba iš namų, dažnai keliauja darbo reikalais?
• Ar jūsų darbuotojai naudoja planšetinius kompiuterius ir išmaniuosius telefonus darbams atlikti? Ar jų darbas vis dėlto reikalauja sėdėjimo prie kompiuterio?
• Kokio dydžio jūsų komandos, dirbančios prie vieno projekto? Kiek trunka projektai? Ar jie sudėtingi ir reikalauja išsamios dokumentacijos?
• Ar projektus reikia derinti su klientais ir „trečiomis šalimis“?
• Ar įmonės viduje „vaikšto“ daug dokumentų? Juos spausdinate ir nešiojate ar naudojatės dokumentų valdymo sistemomis?
• Ar būtų dideli nuostoliai, jei įvyktų vagystė jūsų biure ir kompiuteriai būtų pavogti, arba sunaikinti?
• Ar turite IT skyrių/administratorių? Kokios jo darbo apimtys? Ar norėtumėte sumažinti jų darbo apimtis?
• Ar jūsų darbuotojai gerai išmano kompiuterius ir kitas šiuolaikines technologijas? Kaip jie reaguoja į darbo procedūrų pasikeitimus?

Atsakę į šiuos klausimus suprasite, kuris variantas yra geresnis.

Dabar atsakykime į pagrindinį klausimą – ar verta tiesiog naudotis „Google Apps for Work“? Jei nebijote keisti savo darbo procesų, pradėti naudotis šiuo paketu vienareikšmiškai verta.

Įrašą komentuoja „Blue Bridge Bond“ IT paslaugų pardavimo skyriaus vadovas Julius Gregorauskas:

Mūsų praktikoje Lietuvos verslo įmonės pradeda naudoti „Google apps for Work“ vienoje iš dviejų (arba iškart abejose) sričių. Tikrai nemažai įmonių naudojasi jų „Gmail for Work“ paslauga, nes jau būna išaugę nemokamą POP3 tipo paštą, nemokamai gaunamą kartu su talpinama interneto svetaine. Jiems jau norisi normalaus darbo su paštu iš mobiliųjų įrenginių bei bendrų el. kalendorių, kurių dėka gali matyti kolegų užimtumą ir atitinkamai organizuotis susirinkimus. Taip pat darosi vis populiariau naudoti „Google Drive“ įmonės dokumentų talpinimui, tuo pakeičiant klasikinį failų serverį. Juk šiuo atveju prie dokumentų galima prieiti praktiškai ir bet kur iš bet kurio įrenginio, o ir sukti galvos dėl galimo jų praradimo serverio gedimo atveju nebereikia.

Deja, 99 proc. įmonių kitų „Google“ paslaugų nenaudoja išvis arba naudoja tik iš dalies (nors sumokėję už licencijas gauna teisę naudotis jomis visomis). Asmeniškai esu susidaręs įspūdį, kad tą labiau lemia nežinojimas arba nenorėjimas keisti darbo įpročių, o ne kažkokie šių paslaugų trūkumai. Tad yra šansų, kad artimoje ateityje pradėsime naudoti ir daugiau „Google apps for Work“ paslaugų (pvz., matau didelį potencialą „Hangouts“ paslaugoje).

Taigi, ką rinktis darbuotojui bei įmonei?

Lyginti „Google apps for Work“ su „Microsoft Office 365“ paslaugomis – labai sudėtinga. Sakyčiau, kad tai visų pirmiausia skonio bei įpročių reikalas. „Google“ paslaugos labiau imponuoja tiems, kas nėra prisirišę prie „Microsoft“ produktų bei supranta kaip puiku yra dirbti per interneto naršyklę (juk nereikia gaišti laiko programų diegimui ar naujinimui, užtenka minimalaus galingumo kompiuterio, pvz. 200 JAV dolerių kainuojančio „ChromeBook“). Tačiau jeigu su el. paštu paskutinius 20 metų dirbote tik per „Microsoft Outlook“ programą ir neįsivaizduojate gyvenimo be jos, vargu ar jums pakeliui su „Google“... O visi kiti už ir prieš tėra smulkmenos, kurioms kiekvienas gamintojas gali rasti savų argumentų.

Aš tikiu, kad tie 5 milijonai įmonių pasaulyje, dabar besinaudojančių „Google apps for Work“ paslaugomis, negali taip smarkiai klysti. Galų gale, jie pirmieji pradėjo dirbti su tokio tipo paslaugomis prieš daugybę metų ir yra gerokai pažengę į priekį. Taip, „Microsoft“ daug investuoja ir stipriai juos vejasi, bet, mano akimis, dar daug kur atsilieka. Norintiems tuo įsitikinti, siūlau įsidiegti „Microsoft OneDrive for Business“ programėlę į savo kompiuterį ir pabandyti pasidalinti dokumentais su kolegomis (ši svarbi funkcija kol kas veikia toli gražu ne taip, kaip aprašyta „Microsoft“ marketingo). Bet esminis klausimas, kurį pirmiausia siūlau sau užduoti – kiek išties inovatyvus esate jūs bei jūsų įmonė? Jeigu atsakymas yra tvirtas TAIP, tada „Gone Google“ koncepcija jums tikrai tiks ir šių paslaugų dėka dirbsite gerokai efektyviau nei iki šiol.