„Outlook 2010“: elektroninio pašto ir laiko planavimo funkcijų naujovės

Prieš kurį laiką pristatėme trumpas „Word 2010“, „OneNote 2010“ ir „PowerPoint 2010“ apžvalgas. Norint susidaryti išsamesnį įspūdį apie „Office 2010“ paketo galimybes, reiktų paminėti ir dar vieną ne mažiau populiarią programą. Tad šį kartą trumpas žvilgsnis į elektroninio pašto programos „Outlook 2010“ naujoves.

Šiandieniniame pasaulyje komunikacijos apima visas veiklos sritis. „Microsoft“ duomenimis, kiekvienas kompiuteriais aktyviai besinaudojantis asmuo per dieną gauna vidutiniškai beveik 100 laiškų, ir šis kiekis stabiliai auga. Norint tvarkingai ir automatizuotai organizuoti tokius kiekius elektroninių laiškų, ypač praverčia funkcijos, leidžiančios atskirti reikalingus laiškus nuo nereikalingų. Ką gi šioje srityje siūlo viena iš „Office 2010“ programų – „Outlook 2010“?

Darbo pradžia

Programa „Outlook 2010“ įdiegiama kartu su bandomąja „Microsoft Office 2010 beta“ programų paketo versija. Iškart, aktyvavus programos paleidimą, vartotojui pateikiamas elektroninio pašto sąskaitų konfigūravimo langas. Itin malonu tai, kad pakanka suvesti tik elektroninio pašto adresą ir prisijungimo slaptažodį – „Gmail“ internetinių serverių nustatymus programa susiranda automatiškai - bent jau jungiantis IMAP protokolu; šį protokolą programa pasiūlo pagal nutylėjimą. Konfigūruojant sąskaitas prisijungimui per POP3, nustatymus teks suvesti „klasikiniu“ rankiniu būdu.

Jungiantis prie pašto sąskaitos IMAP protokolu (toks variantas siūlomas pagal nutylėjimą), programa visus reikiamus nustatymus sukonfigūruoja pati.

Kaip ir anksčiau apžvelgtoje teksto redagavimo programoje „Word 2010“, programoje „Outlook 2010“ yra naudojama analogiška įrankių juosta „Ribbon“. Įrankiai sugrupuoti į septynias kategorijas (File, Home, Send/Receive, Folder, View, Add-Ins ir Conferencing). Kiekvienoje iš jų sudėti kiekvienai kategorijai saviti įrankiai. „Ribbon“ išdėstymas keičiasi, pereinant iš vienos programos dalies į kitą. Pavyzdžiui, tolesnėje nuotraukoje parodyta, kaip atrodo „Ribbon“ įrankių juosta perėjus į kalendoriaus peržiūrą.

Kalendoriaus peržiūros langas programoje „Outlook 2010“. Įrankių juosta „Ribbon“ šiuo atveju sudaryta iš šiam langui aktualiausių komponentų.

Kaip ir kitose „Office 2010“ programose, „Outlook 2010“ yra numatyta galimybė keisti įrankių išdėstymą įrankių juostoje, taip pat numatyta galimybė pačiam vartotojui kurti asmenines funkcijų kategorijas. Norint pasinaudoti šia galimybe, tereikia paspausti „File“, pasirinkti „Options“ ir paspausti „Customize Ribbon“ kategoriją. Ir apskritai, „File“ meniu yra sudėtos pačios pagrindinės funkcijos, kurių gali prireikti dirbant su šia pašto programa: pašto sąskaitų nustatymų keitimas, spausdinimo nustatymai, laiškų teksto peržiūros parametrai, pašto programos nustatymų keitimas ir panašiai.

Darbas su kalendoriumi ir užduotimis

Tikriausiai dauguma ankstesnes „Outlook“ versijas išbandžiusių vartotojų žino, jog ši programa nėra vien tik laiškus priimantis ir išsiunčiantis „pagalbininkas“. Žvelgiant plačiau, „Outlook 2010“ galima naudoti kaip asmeninę darbo organizavimo priemonę. Esminės naujovė tikriausiai yra tai, kad „Outlook 2010“ dabar yra glaudžiai integruotas su kitomis „Office 2010“ programomis. Pavyzdžiui, kalendoriuje įvedus priminimus arba užduotis, jas galima perkelti į elektroninę užrašinę „One Note 2010“. Lygiai tas pats galioja ir atvirkštine kryptimi – užduočių įrašus galima įkelti tiesiai iš „One Note“.

Čia, kaip ir likusiose „Office 2010“ programose, daugiausia dėmesio kreipiama komandiniam darbui. Kaip gi į tai atsižvelgta „Outlook“ kalendoriaus funkcionalumo požiūriu? Pavyzdžiui, dirbant didesniame kolektyve neretai kyla poreikis suderinti visiems susitikti tinkamą laiko akimirką. Jei žmonės tik keli, tą nesunku padaryti žodžiu; tačiau jei jų keliolika, neišvengiamai tenka analizuoti visų žmonių dienotvarkes. „Outlook 2010“ tai gali atlikti automatiškai – su sąlyga, kad visi darbuotojai svarbiausius dienos įvykius, tokius kaip susitikimai, planuoja būtent šia priemone, nustatydami jiems atlikti skirtą laiko langą. Programoje galima suteikti nuotolinio priėjimo teises kitiems kompiuterių vartotojams, kad jie galėtų peržiūrėti kalendorių iš savo darbo vietos. Pasirinkus specialų „Schedule view“ peržiūros režimą, galima keletą kalendorių (tarkime, jų savaitės fragmentą) matyti lygiagrečiai šalia vienas kito. Tai turėtų supaprastinti susitikimų organizavimą, laisvo ir užimto laiko koordinavimą.Vienoje vietoje sukeltus kelis kalendorius galima išsaugoti kaip kalendorių grupę, naudojantis „Home“ meniu „Calendar Groups“ juostos funkcija „Save As New Calendar Group“. Sukurtos kalendorių grupės vaizduojamos kairėje kalendoriaus peržiūros lango pusėje.

Kita laiką taupanti funkcija - „Meeting requests“ - skirta susitikimų laikui derinti su kitais žmonėmis. Paprastai, gavus elektroninę „Outlook 2010“ siųstą užklausą dėl susitikimo, vartotojas turi atlikti du veiksmus – perskaityti šią užklausą ir pasitikrinti savo kalendorių, ar šis laikas laisvas. „Outlook 2010“ minėtą užduotį supaprastina – užklausoje iškart parodoma susitikimo užklausoje nurodytą laiką atitinkanti asmeninio kalendoriaus dalis. Taigi sprendimą vartotojas gali priimti net neišeidamas iš gautų laiškų dėžutės.

Meniu kategorijos „File“ langas (angl. Backstage view).

Darbas su laiškais

Elektroninių laiškų peržiūros langas yra suskirstytas į kelias dalis: kairėje pusėje rodomi programoje numatyti pašto katalogai, kiek dešiniau yra pateikiamas visų elektroninių laiškų sąrašas, kurie pagal nutylėjimą grupuojami pagal datą; trečioji dalis – konkretaus laiško peržiūros sritis, o dešiniausioje dalyje pateiktas kalendorius, konkrečiai dienai numatyti darbai ir elektroniniai priminimai. Kaip ir senesnėse programos versijose, išlaikyta galimybė keisti šio lango vaizdavimo būdą, paslepiant nereikalingas arba retai naudojamas grafas.

Vartotojų patogumui, laiškai automatiškai grupuojami ir pagal diskutuojamas temas – pavyzdžiui, jei vienas ar keli asmenys susirašinėja naudodami „Reply“ funkciją, jų laiškai naujumo tvarka bus sudėti į vieną išsiskleidžiančią grupę.

Pagrindinis „Outlook 2010“ langas. Tamsesniu fonu pažymėtas vienas diskusijos laiškas.

Nereikalingiems laiškams ištrinti (tuo atveju, kai laiškų yra daug, ir kai norima sutaupyti laiko), galima pasinaudoti funkcija „Clean-up“. Šis įrankis praverčia tais atvejais, kai perskaityti laiškai ištrinami ne iš karto, o tik po kurio laiko. Žinoma, tokios informacijos kiekis gali susikaupti didelis, todėl pravartu pašto dėžutės „išvalymo“ procesą automatizuoti. „Clean Up“ funkciją galima rasti meniu grupės „Home“ poskyryje „Delete“. Paspaudus atitinkamą mygtuką, vartotojui suteikiama galimybė pasirinkti tikslesnius parametrus – atsižvelgiant į poreikius, galima „išvalyti“ norimą diskusiją, katalogą arba jų grupę. Požymius, pagal kuriuos ši funkcija „nusprendžia“, kuriuos laiškus pašalinti iš pašto dėžutės, galima nustatyti per „File“ meniu kategoriją „Options“.

„Clean Up“ įrankio pasirinkimas.

Toje pačioje meniu grupėje „Delete“ numatyta funkcija „Ignore“. Jos veikimas „giminingas“ įrankiui „Clean Up“. Ją pasirinkus, elektroniniai laiškai nėra išvalomi nuo nereikalingos informacijos, tačiau programa automatiškai „ignoruoja“ visus naujus pasirinktos diskusijos laiškus. Tiesa, įrankiu naudotis reikia atsargiai, nes laiškai tiesiogiai perkeliami į ištrintų laiškų katalogą.

Visai realu, jog daugumą elektroninio pašto veiksmų jums dažnai tenka kartoti: pasitikrinate, ar atėjo naujų laiškų, rašote atsakymą, elektroninėje dienotvarkėje paskiriate susitikimo laiką, suformuojate naują užduoties aprašą, išsaugote kontaktinę informaciją ir atliekate gausybę kitų veiksmų. Įvertindami tokį darbo pobūdį, „Microsoft“ inžinieriai numatė dar vieną laiką taupančią naujovę - „Quick steps“ („Greitos funkcijos/žingsniai“). Programoje iškart yra sukurtos penkios rekomenduojamos „greitosios“ funkcijos: „Move to: ?“, „Team E-mail“, „To Manager“, „Reply and Delete“.

Naujas greitąsias funkcijas „Quick Steps“ galima ir sukurti, ir redaguoti.

Paprastai šnekant, „greitosios funkcijos“ yra programos mygtukai, kuriems galima priskirti iš karto kelis veiksmus arba tam tikrų veiksmų seką. Techniškai kalbant, „greitosios funkcijos“ šiek tiek primena supaprastintas vadinamąsias „makro komandas“. Pavyzdžiui, gavę laišką ir jį perskaitę, jūs galite vieno mygtuko paspaudimu laišką perkelti į reikiamą katalogą, jo kopiją persiųsti tą patį darbą atliekančiam bendradarbiui, o laiško autoriui nusiųsti atsakymą su tekstu, informuojančiu, kad jo siųsta informacija sėkmingai gauta ir peržiūrėta. Kitaip tariant, veiksmų seka gali susidėti ne tik iš dviejų, bet ir iš trijų, keturių ar praktiškai bet kokio kito skaičiaus funkcijų. Naują „Quick Step“ galima sukurti „Ribbon“ juostos „Quick Steps“ kategorijoje pasirinkus punktą „Create New“.

Naujos greitosios funkcijos kūrimo langas.

Bendravimas su žmonėmis

Dirbant komandoje yra labai patogu žinoti, ar bendradarbiai yra prie kompiuterio. Darbo efektyvumą neabejotinai padidina galimybė greitai susisiekti su reikiamais žmonėmis, nelaukiant, kol jie pasitikrins paštą. Programoje „Outlook 2010“ prie kiekvieno įrašo elektroninėje adresų (kontaktų) knygoje yra numatytas specialus indikatorius, kuris parodo, jog tas asmuo yra prisijungęs prie „Windows Live Messenger“ arba „Microsoft Office Communicator“ pokalbių programos (kitokios pokalbių programos nėra palaikomos). Lygiai tas pats indikatorius parodytas elektroninio laiško skaitymo lange, greta laiško autoriaus adreso. Kai indikatorius yra žalias, tai reiškia, kad su šiuo žmogumi galima susisiekti internetiniu telefonu, su juo galima pabendrauti vaizdo konferencijoje ar tiesiog pabendrauti susirašinėjant realiu laiku. Visa reikiama kontaktinė informacija parodoma kursorių užvedus ir maždaug sekundę palaikius virš laiško autoriaus vardo.

Žalios spalvos kvadratėlis parodo, jog šis žmogus dabartiniu metu yra prisijungęs prie „Windows Live Messenger“ internetinių pokalbių programos.

Apibendrinimas

Be abejo, prie tokio tipo programų, kaip „Outlook“, reikia laiko priprasti. Tiems, kam užtenka elementariausių elektroninio pašto funkcijų, kurie elektroniniu paštu naudojasi tik retkarčiais, investicija į profesionalius elektroninio pašto organizavimo įrankius vargu ar atsipirks. Tačiau jei jūsų darbe būtinas nuolatinis ir intensyvus bendravimas su kitais žmonėmis, naudojant elektroninį paštą arba kitas elektroninės komunikacijos priemones, vieninga darbo aplinka, kurioje galima rasti visus reikiamus įrankius, be abejo, praverstų. O visa kita yra tik skonio, pripratimo ir, galbūt, informacinių technologijų mados klausimas.

Primename, jog nemokamą bandomąją programų paketo „Office 2010“ galite parsisiųsti iš šios svetainės.