Ar tinkamai valdome IT?

Kaip sutvarkyti organizacijos IT sistemą, kad ji būtų ne didėjanti našta įmonės biudžetui, o atitiktų šiuolaikinio verslo poreikius ir užtikrintų efektyvų darbą? Su šia opia vadybos problema dažnai susiduria šalies verslo įmonės ir valstybinės institucijos. Specialistai teigia, kad, ieškant atsakymo, nepakanka tik įsidiegti naują IT sistemą, svarbiausia – tinkamai organizuoti IT veiklos procesus ir išnaudoti visų jau įdiegtų sistemų privalumus.

Pasak Daliaus Butkaus, bendrovės „Blue Bridge“ pardavimų ir marketingo direktoriaus, vienas iš galimų problemos sprendimų – ITIL (angl. Information Technology Infrastructure Library) vadybos modelis. Jo tikslas – pasiekti, kad organizacijos IT skyrius kuo labiau gerintų įmonės veiklos rezultatus. O veiksmingesnis IT padalinio darbas kartu padeda mažinti ir bendrovės sąnaudas.

Darbuotojų efektyvumas padidėja trečdaliu

Anot D. Butkaus, ITIL yra skirtas suvaldyti įmonės IT skyriaus ir verslo santykiams. Naudojantis šia metodika aiškiai apibrėžiami IT skyriaus įsipareigojimai, paskirstomos atsakomybės ir įdiegiami kitose organizacijose pasitvirtinę IT operacijų valdymo procesai.

Tarptautinės rinkos tyrimų kompanijos IDC duomenimis, ITIL metodologijos taikymas bendrovėse 54 proc. padidino IT personalo našumą, incidentų šalinimo trukmę sumažino 49 proc., o visų darbuotojų efektyvumą pakėlė 31 proc. Taip pat įrodyta, kad įdiegus šį IT paslaugų valdymo sprendimą, sumažėja prastovos verslo padaliniuose, lengviau planuojamos IT investicijos bei šalinamos problemų, susijusių su IT, priežastys, o ne pasekmės.

Sprendimas suderinantis verslą ir IT

„Kompanijos šiuo metu susiduria su naujais globalios ekonomikos iššūkiais ir joms nesvarbu, kaip funkcionuoja turimos IT sistemos, svarbiausia, kad jos būtų veiksmingos. Įmonių veiklos efektyvumas priklauso nuo to, ar kokybiškai IT padalinys teikia paslaugas. O ITIL modelis padeda suvaldyti IT skyriaus ir verslo santykius. ITIL rezultatas – padidėjusi investicijų grąža iš IT, pagerėjęs klientų pasitenkinimas ir sistemų veikimas“, – teigia ITIL krikštatėviu tituluojamas kompanijos „Marval“ vadovas Don Page.

Ekspertas sako, kad didžiausia ITIL nauda yra ta, kad įmonės ir organizacijos gali nustatyti, ar kokybiškai dirba IT skyrius bei kokią vertę jis sukuria verslui. IT paslaugų valdymo sprendimas padeda apibrėžti, kaip kompanijoms efektyviai išnaudoti turimas IT sistemas ir kokių išteklių tam reikės.

Visi žino, už ką yra atsakingi

„Įmonėms dažnai sunku nuspręsti, kada būtina pradėti naudoti IT paslaugų valdymo metodiką. Tinkamas laikas tai padaryti – kai kompanija jaučia, kad organizacijai augant jos IT efektyvumas sumažėjo ar paslaugų kokybė suprastėjo. Tačiau geriau nelaukti, kol pradės mažėti bendrovės veiklos efektyvumas ir iš anksto priimti teisingus sprendimus“, – teigia D. Butkus.

Onutė Liubinskienė, AB „Lietuvos energija“ Informacinių technologijų ir telekomunikacijų centro Informacinių sistemų skyriaus vadovė, teigia, kad ITIL metodika panaikina nesusikalbėjimą tarp IT specialistų ir sistemos naudotojų ar vadovų, nes, pasitelkus ją, visi gerai žino, už ką yra atsakingi. „Įdiegus ITIL pagerėjo darbo organizavimas ir komunikacija tarp skyrių, tapo paprasčiau planuoti laiką, pagreitėjo IT incidentų šalinimo laikas. Problemos sprendžiamos per viena kontaktą – paslaugų tarnybą (angl. Service Desk). Tai patogiau vartotojams – paskambinai vienu telefonu ir viskas sutvarkyta“, – sako O. Liubinskienė.

Pasak DnB NORD banko IT departamento vadovo Viktoro Kaškelio, ITIL yra geriausias sprendimas, skirtas padidinti bendrovės IT darbo efektyvumui bei pagerinti susikalbėjimą tarp verslo ir IT specialistų. „Įdiegus IT paslaugų valdymo sprendimus, atsirado visiškai naujos galimybės IT paslaugų valdymui, kurios remiasi sutartų kritinių produktyvumo rodiklių (KPI) matavimais, siekiant maksimalių IT paslaugos kokybės ir veiklos efektyvumo rezultatų“, – teigia V. Kaškelis.

Sprendimas padeda analizuoti ir teikti rekomendacijas vadovams, kokią IT įrangą reikėtų keisti, jei gedimai kartojasi. Taip pat jis padeda nustatyti ir kontroliuoti IT skyriaus specialistų darbo krūvį bei tinkamai ir laiku paskirstyti turimus žmogiškuosius išteklius.

Pokyčiai ne tik „popieriuje“

„Būtina, kad, įmonei įsidiegus IT paslaugų valdymo sprendimą, pokyčiai egzistuotų ne vien tik „popieriuje“. Jei šie pokyčiai darbuotojams bus tiesiog primesti, naudos nebus. Juk visi puikiai žinome, kad prie bet kokių pasikeitimų prisitaikyti yra sudėtinga ir beveik visada dalis darbuotojų juos priima nenoriai. Todėl svarbiausia pradėti nuo tinkamos komunikacijos ir bendravimo“, – tvirtina „Blue Bridge“ pardavimų ir marketingo direktorius.

Pasak D. Butkaus, itin svarbu darbuotojams paaiškinti, kaip pasikeis jų darbo sąlygos, kad jų veikla taps efektyvesnė ir jie pasieks geresnius rezultatus. Taip pat būtina įtikinti tiek vidinius IT padalinio specialistus, tiek kitų skyrių personalą, kad pokyčiai bus naudingi abiems pusėms. Mat ėmus dirbti pagal šią sistemą prie jos turės taikytis ir verslo padalinių darbuotojai.