Veiksmingas bendravimas elektroniniu paštu

„Geriau išsiųsiu gausybę elektroninių laiškų, negu visą valandą klijuosiu pašto ženklus“, – JAV komikas, Todis Baris.

Šiais laikais niekas nesiginčys elektroninio pašto teikiamais privalumais. Yra toks palyginimas, kad jei viso pasaulio elektroninio pašto tarnybos nustos veikti penkiolikai minučių, ištiktų dar vienas ekonominis nuosmukis.

Deja, kartais elektroninių laiškų siuntinėjimas tampa prakeiksmu. Šiame straipsnyje pateiksiu dešimt vertingų patarimų, kurie padės veiksmingiau naudotis elektroniniu paštu.

Sukurkite įdomų laiško temos pavadinimą

Laiško pavadinimas yra tiltas į patį laišką. Pirma, jis privalo pernešti jūsų laišką per brukalo filtrus, todėl išbraukite viską apie seksą ir ypatingus pinigų taupymo pasiūlymus.

Antra, jis turi pranešti, kad jūsų laiškas yra labai personalizuotas ir skirtas išskirtinai tam tikram asmeniui. Trečia, pavadinimas turi intriguoti, tačiau nežadėti per daug. Jis turi tiesiog priversti perskaityti laišką.

Ribokite gavėjų skaičių

Paprastai, kuo didesniam skaičiui žmonių siunčiate elektroninį laišką, tuo mažiau jų perskaitys ir dar mažiau – atrašys. Tai panašu į „liudininko efektą“ – 1964 metais spauda aprašė kaip 38 žmonės pasyviai stebėjo, kol buvo žudoma Kitė Dženovezė.

Jei ketinate rašyti didelei žmonių grupei ir ko nors prašyti, tuomet bent naudokite BCC (angl. Blind Carbon Copy) – gavėjai galvos, kad yra svarbūs, o jūs neapkrausite viso sąrašo elektrononio pašto adresais, taip atskleisdami asmeninius laiško gavėjų duomenis.

Nerašykite vien didžiosiomis raidėmis

Tikriausiai tai žinote, bet dėl visa ko pasikartosiu – elektroninis laiškas, parašytas vien didžiosiomis raidėmis, suprantamas kaip pakeltas tonas.

Net jei jūs nešaukiate, tekstą, parašytą didžiosiomis raidėmis daug sunkiau perskaityti, tad padarykite paslaugą savo gavėjams ir pasitelkite didžiąsias raides tik tada, kai reikia.

Dėstykite mintis kuo trumpiau

Idealus elektroninio laiško ilgis yra penki sakiniai. Idealus turinio kiekis – viena mintis. Jei protingo gavėjo prašote pagrįstai, tiesiog paaiškinkite, kas esate ir pereikite prie prašymo. Jei prašymas nepagrįstas, neprašykite visai.

Mano manymu, žmonės, kurie ima pasakoti apie savo gyvenimą, įtaria, kad jų prašymas nėra pagrįstas, todėl bando sukurti istoriją, kad suminkštintų gavėją. Kita svari priežastis rašyti kuo trumpiau – niekada nežinote, kur jūsų elektroninis laiškas pateks – nuo viršininko iki ministro.

Nepridėkite jokių dokumentų

Kaip nemalonu gauti elektroninius laiškus, kuriuose rašoma: „Prašome perskaityti prisegtą dokumentą“. Atsidaro priedą, o ten „Word“ dokumentas su trijų pastraipų žinute, kuri nesunkiai galėjo būti nukopijuota ir įterpta į elektroninį laišką.

Dabar, kai daugybė žmonių skaito elektroninius laiškus mobiliuosiuose telefonuose, siųsti dokumentus, kai nereikia to daryti, gali tik neišmanėlis.

Prašykite sutikimo

Jei turite užduoti klausimą, į kurį nėra atsakymo, ar prisegti priedą, pirmiausiai gaukite sutikimą.

Pirmasis elektroninis laiškas turėtų skambėti maždaug taip: „Norėčiau paaiškinti, kodėl į jus kreipiuosi“. Arba: „Galbūt galėčiau jums atsiųsti informaciją, paaiškinančią, kuo užsiima mūsų bendrovė?“

Bet kuriuo atveju, stenkitės užmegzti dialogą ir nemanykite, kad visus darbus atliksite vieno laiško išsiuntimu.

Cituokite susirašinėjimą

Net jei susirašinėjate jau kelias valandas, būtinai cituokite tekstą, į kurį atsakote. Įsivaizduokite, kad žmogus, su kuriuo susirašinėjate, elektroniniu paštu palaiko penkiasdešimt pokalbių vienu metu.

Parašęs: „Taip, sutinku“ dažniausiai priversite gavėją raustis po ištrintus elektroninius laiškus, kad išsiaiškintų, su kuo gi jūs sutinkate.

Vis dėlto lazdos perlenkti irgi neverta. Tikrai persistengsite, jei pacituosite visą žinutę ir atsakysite į kiekvieną jos eilutę savaip argumentuodamas. Nebūkite pedantiškas ar vaikiškas.

Naudokite paprastą tekstą

Nemėgstu elektrononio pašto HTML formatu. Kurį laiką bandžiau juo naudotis, tačiau jis tikrai nevertas jūsų pastangų juo siųsti ar gauti laiškų.

Nuo tų visų gražių spalvų, įmantrių šriftų ir stilių man darosi šlykštu. Eikite prie esmės: pasakykite ką turite pasakyti kaip galima trumpiau ir paprasčiau. Jei negalite visko pasakyti paprastai, jūs neturite, ką pasakyti.

Nusiraminkite

Kai kas nors jums parašo liepsningą, neapykantos pilną elektroninį laišką, kyla pagunda atsilyginti tuo pačiu. Taip pasielgę, situaciją tik pabloginsite. Siūlyčiau palaukti dvidešimt keturias valandas ir tada atsakyti.

Elektroniniame laiške niekada nereikia rašyti to, ko nepasakytumėte asmeniškai. Tokiu atveju geriausia visai neatsakyti ir leisti siuntėjui pasvarstyti, gal jo elektroninis laiškas užstrigo prie SPAM laiškų, o gal nebuvo toks reikšmingas, kad nusipelnytų atsakymo.

Jei vis tiek norite pakurstyti liepsną, tuomet pasiremkite Evangelija pagal Matą (Mt 7, 3): „Kodėl gi matai krislą savo brolio akyje, o nepastebi rąsto savojoje?“

Nepamirškite tinkamo parašo

Parašas yra tekstas, automatiškai įterpiamas į visus išeinančius elektroninius laiškus. Jame turėtų būti nurodomas jūsų vardas, pareigos, organizacija, elektroninio pašto adresas, interneto svetainės adresas ir telefonas.

Tai ypač svarbu, jei prašote žmonių ką nors padaryti. Kam sudaryti kliūtis, jei jie norėtų patikrinti jūsų patikimumą ar pakelti ragelį ir jums paskambinti? Be to, aš dažnai nukopijuoju ir įdedu žmonių parašus į susitikimo pastabų lauką.