Debesų kompiuterija suteikia puikių galimybių smulkiam verslui sutaupyti. Pasaulyje – tikrai taip, o Lietuvoje? Deja, ne visada. Bėda tame, kad kai kurie pasaulyje populiarūs ir naudingi „debesies“ įrankiai yra netinkami lietuviams dėl kažkokių priežasčių. Viena jų yra per didelis universalumas – įrankis tinka visiems, bet iki galo netinka niekam. Kita priežastis – viskas anglų kalba. Pastarasis dalykas itin nervina lietuvius verslininkus. Jei ir atsiranda tam tikrų produktų, kuriuos lyg ir galima šiek tiek pritaikyti savo reikmėms, tai paaiškėja, kad lietuviškus rašmenis arba iškraipo, arba iš viso praleidžia.
Žodžiu, reikia labai ilgai ir kantriai ieškoti tos „debesies“ tarnybos, kuri yra tinkamiausia.
Pabandėme keletą, bet priėjome vieningos išvados, kad „Google Docs“ yra geriausia vieta lietuviškai įmonei, dirbančiai su lietuviškais klientais, laikyti savo sąskaitas. Ne tik laikyti (įsivaizduokite, kaip atrodo bent 1 GB sąskaitų, jau nekalbant apie 10-15 GB, kuriuos „Google Drive“ suteikia), bet ir kurti jas nesunkiai. Kaip tai padaryti?
Viskas labai paprasta. Reikia turėti „Google Drive“ paskyrą, kurioje ir kursite savo sąskaitas.
Pirmiausia, susikuriame šabloną, pagal kurį darysime visas kitas sąskaitas. Sąskaitai reikia tam tikrų dalykų, kurie yra būtini – serijos, numerio, išrašymo datos. Deja, su automatiniu numeravimu gali būti bėdos, tad reikės savo sąskaitos numerius rašyti vieną po kito. Tai nėra sudėtinga, jei nustatysite tokį pavadinimą, kuriame bus ir sąskaitos numeris.
Sąskaitoje pateikiama ir išrašymo data. Taip pat savi ir kliento rekvizitai. Kliento rekvizitus teks kiekvieną kartą keisti, jei naudosite šabloną. Jei sąskaitą išrašinėsite tam pačiam klientui, tada reikės sukurti kopiją ir ją atitinkamai redaguoti.
Sąskaitos esmė – darbų sąrašas, vieneto kaina ir visa suma. Jei esate PVM mokėtojas, prisideda ir pora formulių, kuomet automatiškai suskaičiuojamas PVM. Po sumos – visos sumos parašymas žodžiais. Centai žodžiais nerašomi.
Tada paliekami laukeliai, kuriuose nurodoma, kas sąskaitą išrašė ir kas ją gavo. Malonus priminimas apmokėti sąskaitą per tam tikrą dienų skaičių po jos išrašymo tikrai nepakenks. Atrodo, viskas. Jūsų sąskaita paruošta. Kas toliau?
Kadangi sąskaitą reikia pirmiausia nusiųsti klientui, tai galima padaryti 2 būdais. Vienas jų yra atsisiųsti PDF failą ir tada siųsti el. paštu. Kitas būdas – siųsti, kaip prikabintą failą tiesiai iš „Google Drive“. Tiesa, siuntėjas bus Jūsų vartotojas, kuris nebūtinai naudoja el. paštą su jūsų įmonės domenu. Greičiausiai, tai bus @gmail.com el. pašto paskyros savininkas. Jei tai problemų nesudaro, tada puiku.
Yra ir dar du būdai – duoti priėjimą be galimybės redaguoti sąskaitą; publikuoti internete viešai HTML formatu, o nuorodą į sąskaitos puslapį sutrumpinti ir nusiųsti el. paštu ar „Skype“. Šie būdai galimi, tačiau nėra labai populiarūs.
Dar vienas momentas – sąskaitos pateikimas savo buhalteriui. Jam dažniausiai sąskaitų reikia visų iš karto ir jau pasibaigus mėnesiui. Tai nereiškia, kad reikės visas tas 20 ar net 50 sąskaitų vėl iš naujo atsidaryti ir atsisiųsti, kaip PDF, tada surinkti ir nusiųsti buhalteriui. Viskas daug paprasčiau, jei sąskaitas tinkamai sugrupuojate pagal mėnesius į segtuvus. Ant segtuvo paspaudę pamatysite meniu, kuriame rasite komandą – atsisiųsti segtuvą. Tada jums pasiūlys, kaip tai norite padaryti. Maža to, „Google Drive“ pasiūlo iš karto konvertuoti aplanke esančius failus į PDF. Tokiu būdu vos per kelias sekundes atsisiųsite suarchyvuotą ZIP failą su visomis sąskaitomis PDF formatu. Labai patogu.
Toks funkcionalumas yra labai patogus, todėl rekomenduojame visiems, kas nori nemokamai išrašinėti sąskaitas ir jas valdyti „debesyje“.
Ar yra alternatyvų? Artimiausias konkurentas „Microsoft Web Apps“ leidžia kurti dar geresnes sąskaitas, tačiau čia jų neina išsisaugoti PDF formatu, o tuo labiau viso mėnesio sąskaitas akimirksniu suarchyvuoti. Tai įrankis, pritaikytas bendram darbui, o ne dalinimuisi už įmonės ribų.
Kitas konkurentas – „Zoho“ turi net sąskaitų išrašymo įrankį, tačiau šis yra ribotas – tik 5 įmonėms išrašomos sąskaitos nemokamai. Už daugiau reikia susimokėti, o „Google“ yra visiškai nemokamas visiems, turintiems šios kompanijos paskyrą.
Išbandykite.
