Didžioji dauguma besinaudojančių kompiuteriu su interneto prieiga turi elektroninio pašto dėžutę. Tai vis dar populiariau nei „Facebook“ ir greičiausiai taip ir liks. Elektroninį paštą naudojame darbe ir namuose, dažnai turime daugiau nei vieną adresą.
Šis bendravimo būdas ypač reikalingas darbe, todėl svarbu jo nešvaistyti veltui. Pateikiame kelis patarimus, kaip pagerinti elektroninių laiškų kokybę ir išspausti kuo daugiau naudos.
1. Temos eilutėje rašykite „kabinantį“, suasmenintą laiško pavadinimą. Verslo pasaulyje temos eilutė yra labai svarbi. Ji laiško gavėjui padeda nuspręsti, ar laišką verta perskaityti , ar ne. Vienas žodis yra per mažai ir nieko nesako, o patys blogiausi variantai yra: „labas“, „sveiki“ ar „pranešimas“. Laiško pavadinimas turi būti aiškus ir konkretus. Jeigu žinote adresato vardą, paminėkite ir jį. Be to, nerašykite laiško pavadinimo lyg būtumėte prekybos agentas, nes automatiniai filtrai jus gali pažymėti kaip „šlamštą“.
Pavyzdžiui, jeigu norite patvirtinti savo dalyvavimą rengiamoje konferencijoje galite rašyti taip: „Dalyvavimo patvirtinimas: kovo 25 d. konferencija apie pardavimų skatinimą“ arba tiesiog „kovo 25 d. konferencija apie pardavimų skatinimą“. Šiuo atveju asmuo nesvarbus, bet jūs parašote laiką ir vietą, todėl gavėjui lengva susigaudyti apie ką šis laiškas.
2. Pabrėžkite, kad tai skubu ir svarbu. Jeigu jūsų laiškas yra svarbus ir skubus, temos eilutėje tai ir pabrėžkite. Prie pavadinimo parašykite „skubu“ arba „svarbu“. Kai kurios elektroninio pašto programos siuntėjui leidžia nustatyti laiško statusą, tačiau gavėjo programa gali ir nepažinti specialaus ženklinimo, todėl pravartu pasinaudoti ir žodžiais. Vis dėlto patariama itin skubių reikalų netvarkyti elektroniniu paštu. Ne visi žmonės iškart perskaito ir reaguoja net ir į tuos laiškus, kurie yra prioritetiniai.
3. Apgalvokite savo manieras. Patarimas – išlikite profesionalais. Net jeigu siunčiate griežto tono laišką, laiško gavėjas turi suprasti, kad laukiate atsakymo ir esate pasiruošęs kalbėti. Pavyzdžiui, jeigu nesate patenkintas kliento požiūriu vykdomam projektui, tai sakinių pabaigti daugybe šauktukų ir klaustukų nereikėtų.
Parašykite, kad jums labai svarbu sulaukti jų reakcijos, paprašykite tai padaryti kuo greičiau ir padėkokite už jums skirtą laiką. Jeigu būtina pakelti toną, tai geriau daryti telefonu ar susitikus akis į akį, nes tai liks tarp jūsų ir kitos pusės, bet nebus kažkur užrašyta.
4. Rašykite taisyklingai. Tai itin svarbu versle. Galite nustebti, kiek žmonių susierzina gavę elektroninį laišką, su gausybe klaidų. Jeigu mėgstate rašyti greitai ir nesate labai atidus, tai būtinai naudokitės programa, tikrinančia jūsų rašybą.
