8 puikūs patarimai norintiems sumažinti IT kaštus

Jeigu norite sumažinti kaštus, siūlome pabandyti kelis iš šių pinigus taupančių būdų, kuriuos pateikė technologijų pramonės analitikai ir vadovai.

Globalus ekonominis spaudimas ir pažangūs verslo modeliai privertė įvairaus dydžio įmones siekti nebešvaistyti turimų lėšų operaciniams procesams, tame tarpe ir IT. Todėl, nors IT analitinė kompanija IDC 2006-ųjų lapkritį pranašavo, kad IT išlaidos per ateinančius 12 mėnesių padidės tiktai kiek daugiau nei 6%, nereikalingų išlaidų mažinimas IT vadovams išlieka nuolatiniu rūpesčiu. Laimei, vidutinio dydžio įmonių IT vadovai ir technologijų pramonės ekspertai gali rekomenduoti daug kaštus mažinančių galimybių, kurių galbūt dar nesate išbandę.

1. Sukurkite programinės įrangos turto aprašą

Anot „Gartner“ kaštų mažinimo tyrimo, įmonės, konsolidavusios bent dalį savo serverių infrastruktūros, paprastai sutaupo apie 20% išlaidų, susijusių su technine įranga.

Sudarykite Jūsų įmonėje naudojamos programinės įrangos sąrašą, norėdami surasti mažą vertę teikiančias sistemas, kurias galėtumėte saugiai likviduoti. Turto analizė taip pat gali atskleisti Jūsų portfelio perteklių Jūsų portfelyje. Pavyzdžiui, du skyriai naudoja atskiras ryšių su klientais valdymo sistemas. Nors gali būti svarių verslo priežasčių, kodėl turėtų būti naudojamos dvi iš esmės vienodos sistemos, vis dėlto įmonės, kurios sujungia verslo programas, gali sumažinti jų vystymo, palaikymo ir atnaujinimo išlaidas 25% ir daugiau (pagal kompanijos „Gartner“ IT kaštų mažinimo tyrimą).

Programinės įrangos valdymo įrankiai, tarp kurių yra ir sukurtų kompanijos „Microsoft“, gali Jums padėti sukurti pilną visų Jūsų naudojamų programų sąrašą. Naudodami šią informaciją, galite įvertinti, kiek kiekviena sistema suteikia vertės ir kiek papildomų išlaidų ji generuoja. Bet kuri sistema, kuri daugiau atima nei prideda į paskutinę Jūsų įmonės balanso eilutę, yra puiki kandidatė pašalinti.

2. Kur galima, pereikite prie interneto aplinkoje veikiančių programų

Šiandien vis daugiau programas parduodančių įmonių siūlo savo produktų „software as a service“ versiją (t.y., programinės įrangos nuomą). Tokie sprendimai nereikalauja turėti nuosavų brangių serverių, o tai, savo ruožtu, mažina tiesioginius kaštus ir supaprastina įrangos diegimą. Taip pat sumažėja palaikymo kaštai, kadangi atnaujinimu bei kitais palaikymo dalykais rūpinasi pardavėjas. Pavyzdžiui, kompanijos „National Aquarium“, esančios Baltimorėje, JAV, administratoriai pastebėjo, kad pigesnės licencijavimo sąlygos privertė kompaniją pereiti prie interneto aplinkoje veikiančios apskaitos programos versijos. Iš to pasėkoje sutaupytų pinigų „Aquarium“ kompanija įsigijo daugiau vartotojų vietų be papildomų išlaidų, teigia technikos direktorius Hansas Kelleris.

Kur investuoti Jūsų IT santaupas?

Daugelis įmonių sumažėjusius IT kaštus nukelia tiesiai į pelno ir nuostolių eilutę. Tačiau jeigu tam tikrą dalį santaupų protingai investuosite, Jūsų verslui tai gali atsipirkti. Štai, anot pramonės analitikų iš „Gartner“ ir „Forrester Research“, vertingiausios IT investavimo galimybės vidutinio dydžio versle.

• Specializuota programinė įranga: paieškokite naujų sprendimų, kurie glaudžiai susiję su tuo, kaip dirba Jūsų įmonė. Jeigu Jūs esate gamintojas, tai galėtų būti produkto dizaino programinė įranga. Jeigu Jūs - bankas ar vertybinių popierių įmonė, Jums padėtų turto valdymo sistema.
• Saugykla: jeigu dar neturite duomenų saugojimo sprendimo, dabar - tinkamas laikas jį įsigyti. Keletas pardavėjų, tame tarpe ir „Microsoft“, siūlo prieinamus ir modernius sprendimus. Tokios sistemos turi puikias duomenų atkūrimo, atsitikus nelaimei, priemones ir gali padėti Jūsų įmonei laikytis duomenų saugumo reikalavimų.
• Verslo duomenų analizė: saugodami vis daugiau duomenų, galite gauti iš jų papildomos naudos. Verslo analizės sistemos padeda vidutinio dydžio įmonėms gauti naudingų žinių, analizuojant pardavimo įrašus, klientų informaciją ir kitą greitai besiplečiančių duomenų srautą.
  
  Žinoma, „SaaS“ ne visada yra teisingas atsakymas. Tokias sistemas dažnai yra sunkiau pritaikyti vartotojo poreikiams negu tradicines, nenuomojamas sistemas, todėl, jeigu Jūsų įmonei reikia specializuoto funkcionalumo, jos gali netikti. Bet daugeliu atvejų, „SaaS“ yra alternatyva, taupant pinigus, į kurią gali būti verta įsigilinti.

3. Sujunkite ir virtualizuokite serverius

Ieškokite galimybių suderinti paslaugas ir programas, naudodami mažiau, bet galingesnius serverius. Pagal „Gartner“ kaštų mažinimo tyrimą, įmonės, suvienydamos bent dalį turimų serverių infrastruktūros, paprastai sutaupo apie 20% su technine įranga susijusių išlaidų. Serverių sujungimo veikla gali būti labai paprasta, kaip, pavyzdžiui, tą pačią užduotį atliekančių trijų mažų serverių pakeitimas vienu didesniu serveriu. Taip pat galite naudoti virtualizavimo programinę įrangą (tokią kaip „Microsoft Virtual Server 2005“), kad galėtumėte naudotis daugeliu programų vienu metu ar netgi operacinėmis sistemomis iš vieno pagrindinio („host“) kompiuterio. Bet kuriuo atveju, mažiau serverių paprastai reiškia mažesnes infrastruktūros išlaidas. Vaistų gamintojas „Purdue Pharma LP“ iš Stamfordo, JAV, 580 000 dolerių sumažino savo IT biudžetą, virtualizuodami turimus Unix ir Windows pagrindu veikiančius serverius. „Mes sumažinome palaikymo ir licencijavimo kaštus bei išvengėme poreikio pirkti naują techninę įrangą“, - džiaugiasi kompanijos IT vadovas Larry Pickettas.

4. Konsoliduokite savo tiekėjus

Tęsiant temą, vadovaudami mažesniam skaičiui technologijų ir paslaugų tiekėjų, galite sumažinti savo kaštus dviem būdais: mažindami valdymo išlaidas ir susitardami dėl gerų kainų su svarbiausiais tiekėjais. Pavyzdžiui, kompanija „Purdue Pharma“ ėmėsi „protingų šaltinių“ iniciatyvos, siekdama sumažinti savo tiekėjų sąrašą. „Mes tikimės, kad šios strategijos dėka sutaupysime pora milijonų dolerių savo biudžete per kitus du metus“, - teigia Pickettas.

5. Tapkite rekomenduojančiu klientu

Kaip pasakytų bet kuris marketingo ekspertas, firmos ženklas turi vertę. Iki šiol per mažai įmonių gilinasi į šią vertę, derėdamiesi su technologijų tiekėjais. Būti rekomenduojančiu klientu mainais už mažesnius licencijų, palaikymo ar paslaugų tarifus gali būti puikus pinigų taupymo būdas. Tiekėjai yra dažnai linkę atlyginti savo klientams už dalyvavimą atvejų analizėse („case studies“), pokalbį su potencialiais pirkėjais ar dalyvavimą ankstyvųjų naudotojų programose. Kelleris sako, kad svarbiausia yra perprasti, kas yra svarbu Jūsų tiekėjams, ir tuomet panaudoti šias žinias, pasiūlant abipusiai naudingus susitarimus. Tai gali suteikti didžiulę vertę. Per pastaruosius du metus „National Aquarium“ sėkmingai pavertė rekomendavimo veiklą tiekėjų nuolaidomis, vertomis daugiau kaip 375 000 dolerių.

6. Tobulinkite įmonės IT valdymo procesus

Barbaros Gomolski, „Gartner“ tyrimų skyriaus vadovės, teigimu, pusę tipinio IT biudžeto sudaro darbo vertė. Pritaikydami įmonėje standartizuotus IT valdymo procesus (kaip, pavyzdžiui, apibrėžtieji Informacinių technologijų infrastruktūros bibliotekoje (ITIL)), padedančius Jums efektyviau naudoti darbo jėgą, galite nemažai sutaupyti. Pavyzdžiui, įgyvendindami griežtą pakeitimų valdymo kontrolę, galite sulaikyti IT darbuotojus nuo neteisingų sistemos modifikacijų, kurios vėliau galėtų smarkiai išpūsti palaikymo kaštus. Gomolski teigia, jog tokių procesų rėmų, kaip ITIL, pritaikymas įmonėje gali užtrukti tris ar daugiau metų, bet taip pat per tą laikotarpį įmonės gali sumažinti savo operacinius kaštus 20-30%.

7. Investuokite į IT darbuotojų išsaugojimą

Naujų darbuotojų priėmimas užima laiko ir reikalauja pinigų. Siekdamas išlaikyti žemą darbuotojų rotaciją, Pikettas IT darbuotojams iš „Purdue Pharma“ kompanijos suteikia daug galimybių įgyti naujų įgūdžių ir imtis naujų įsipareigojimų. Be to, padėdama darbuotojams išplėsti savo kompetenciją, įmonė taip pat gauna daugiau naudos: anot Gartnerio tyrimo, IT skyriai, kuriuose dirba įvairią patirtį turintys darbuotojai, dažnai išgyvena su mažiau žmonių, nes, atsiradus naujiems poreikiams, jie gali perkelti esamus darbuotojus į kitas darbo vietas vietoje to, kad priimtų naują darbuotoją specializuotai funkcijai atlikti arba samdytų konsultantus.

8. Išleiskite dabar, kad galėtumėte taupyti vėliau

Kartais geriausias būdas sutaupyti pinigų yra pirma kažkiek išleisti. Pavyzdžiui, vadovai iš „United Water“ (vandens ir nuotekų paslaugų tiekėjas iš Haringtono Park, JAV), prireikus tam tikrų ataskaitų, anksčiau turėdavo kreiptis į IT skyrių. Dabar savitarnos ataskaitų įrankis leidžia darbuotojams patiems surinkti visus reikalingus duomenis. Nauja sistema, sukurta „Microsoft“ partnerio Vašingtone, ne tik greičiau suteikia informaciją sprendimų priėmėjams, bet taip pat ir apsaugojo „United Water“ nuo papildomų ataskaitų rašytojų įdarbinimo.

Atitinkamai, sprendimas pakeisti paketinį pardavimo pajėgų automatizavimo sprendimą vietine sistema „Purdue Pharma“ kompanijai kasmet sutaupo daugiau nei 1 milijoną dolerių. „Rinkoje siūlomos sistemos, yra labai didelės ir sudėtingos“, - teigia Pickettas. „Mes sukūrėme tokią sistemą, kuri visiškai atitinka mūsų poreikius, todėl ji kur kas racionalesnė.“ Paprastesnė, pritaikyta įmonės poreikiams programa ženkliai sumažino apmokymų išlaidas ir skambučių į aptarnavimo skyrių kiekį, bei visiškai likvidavo licencijavimo išlaidas.

Kad ir ką darytumėte, norėdami sumažinti IT kaštus, bandykite jų nesumažinti per daug ir per greitai. Perdėti sumažinimai, skirtingai nuo laikino verslo nuosmukio, gali kainuoti Jums per ilgą laikotarpį, jeigu neturite tinkamų sistemų, partnerių arba įgūdžių, padedančių susidoroti su konkurencija. „Kai viskas staiga pasikeičia, Jūs galite pasijusti esantys už borto“, - pabrėžia Gomolskis. Drastiški apkarpymai kartais yra neišvengiami, bet įmonės, kurios kaštų mažinimą laiko nuolatiniu verslo tikslu, mažiau linkę pareikalauti jų pirmiausia.