Šiandien programinė įranga jau yra neatsiejama verslo dalis. Apskaitos kompiuterizavimas, turinio valdymas, elektroninė prekyba, ryšių su klientais valdymas – dažniausiai minimi terminai, kalbant apie verslui skirtą programinę įrangą.
Programinės įrangos rinka plečiasi labai sparčiai, IDC duomenimis visa programinės įrangos pramonė sudaro 190 milijardų dolerių. Lietuvoje kiekvienais metai didėja programinės įrangos diegimo apimtys, atsiranda vis naujų atstovų ir gamintojų.
Reikiamo sprendimo paieška tampa iššūkiu programinės įrangos vartotojui, o neteisingai pasirinktas sprendimas gali net tik neatnešti žadėtos naudos ar kaštų sumažinimo, bet ir būti nuostolingas.
Šio informacinio teksto tikslas - pateikti bendrus patarimus kaip neapsirikti įsigyjant naują programinės įrangos sprendimą verslui.
Pirmas žingsnis renkantis produktą – reikia aiškiai apsibrėžti tiek poreikius, kuriuos turėtų patenkinti naują programinė įranga, tiek tolimesnes Jūsų verslo perspektyvas. Taip pat būtina atsižvelgti į galutinį vartotoją, vadovus ir Jūsų įmonės IT personalą. Todėl renkantis konkretų sprendimą ir aptariant Jūsų poreikius su diegėju, reikia apsvarstyti tokius aspektus:
- Programinės įrangos naudojimo patogumą.
- Augimo potencialą - ar sprendimas atitiks Jūsų įmonės poreikius jai plečiantis.
- Integraciją su kitais Jūsų turimais programinės įrangos sprendimais.
Kitas žingsnis - verslo procesai. Prieš įsigyjant konkretų sprendimą, reikia apgalvoti, kokius verslo procesus jis pagreitins, atpigins ar supaprastins. Įvertinkite sprendimo reikalingumą, išlaidas ir sumažėjusius kaštus dėl jo įdiegimo.
Trečias žingsnis – pasirinkti, ar kurti sprendimą pačiai įmonei (vidinis sprendimo sukūrimas), ar įsigyti jau parengtą komercinio sprendimo pirkimą. Jeigu Jūsų įmonė turi IT personalas ir yra galimybė sukurti sprendimą patiems, apsvarstykite tokius klausimus:
- Ar jūsų IT komanda turi pakankamai patirties sukurti reikiamą sprendimą?
- Kiek laiko užims naujo sprendimo kūrimas?
- Ar tas laikas negali būti išnaudotas efektyviau kitiems tikslams?
- Ar labai individualūs jūsų poreikiai ir kodėl jums netinka jau parengtas produktas?
- Ar yra siūlomų išorinių parengtų sprendimų?
Ketvirtas žingsnis - galimų produktų sąrašo sudarymas. Jo tikslas - atrinkti visus rinkoje esančius produktus, tenkinančius jūsų poreikius. Tokio sąrašo sudarymas sumažina tikimybę, kad Jūs nepastebėsite sprendimą, geriausiai atitinkantį Jūsų reikalavimus.
Sukūrę potencialių sprendimų sąrašą panagrinėkite atsakymus į šiuos klausimus:
- Ar sprendimas tenkina pagrindinius jūsų reikalavimus?
- Ar sprendimas tenkina kai kuriuos mažiau svarbius reikalavimus (pvz. žinomas sprendimo prekės ženklas, gražus dizainas)?
- Ar patogi vartotojo sąsaja?
- Ar sprendimas lengvai pritaikomas individualiems poreikiams?
- Ar sprendimas reikalauja kokių nors pokyčių jūsų esamuose verslo procesuose?
- Ar platintojas, gamintojas turi panašių klientų į Jus?
- Kokie yra klientų atsiliepimai apie atstovą, gamintoją?
- Ar sprendimas yra inovatyvesnis už kitus esančius rinkoje?
Prieš priimdami galutinį sprendimą, siūloma susisiekti su programinės įrangos atstovais, paklausinėti apie jų taikomą kainodarą, aptarnavimą, techninę pagalbą įdiegus sprendimą, paprašyti galimybės nemokai išbandyti jų siūlomą produktą (kai kurie programinės įrangos kūrėjai gali parengti reikiamo sprendimo prototipus – parengti sprendimo pavyzdį parengtą būtent pagal Jūsų poreikius), paklausti apie apmokymus darbuotojams dirbsiantiems su nauja programine įranga. Taip pat naudinga sužinoti kitų klientų, jau naudojančių tą programinę įrangą atsiliepimus. Žinoma labai svarbu ir sprendimų pardavėjų bendradarbiavimo kokybė – ar jie Jus aptarnauja maloniai, operatyviai suteikia informaciją, atsižvelgia į jūsų pageidavimus, nes naujo sprendimo diegimas, paleidimas, suderinimas ir atnaujinimas reikalauja pakankamai ilgo bendravimo.
Teksto informacija parengta remiantis Capterra, Inc. organizacijos tinklapyje pateiktu Programinės įrangos pirkimo gidu (Software Buying Guide: How to Find the Right Software for Your Company. Arlington, VA: Capterra, Inc., 2008.).
