Išplitus kompiuteriams, ėmus internetu naudotis visuomenės daugumai, išplito ir negeras įprotis susirašinėti, siuntinėjant nebe laiškus, o siuntas — elektroniniu paštu, bet prie tuščio laiško prikabinus „Microsoft Word“ .doc pavidalo priekabą (angliškai attachment). Kodėl toks įprotis negeras?
Pirma, tai uždaras žinybinis formatas. Interneto architektūra ir gero elgesio taisyklės, jei nėra kokių kitų priežasčių, ragina naudotis atvirais standartais.
Antra, „MS Office Word“ yra mokama programa. Paprastai visai nebūtina — yra daugybė nemokamų alternatyvų. Tarp jų ir panašaus pajėgumo „OpenOffice.org Writer“.
Trečia, rašto, paslėpto laiško priekaboje (pašto siuntoje), neseka skaityti tiesiogiai pašto lange, nepaleidus „MS Word“. Dėl to neseka ir ieškoti pagal būdingų ištraukų užklausas, neseka automatiškai rūšiuoti, apskritai rimtai tvarkyti raštvedybos.
Ketvirta, failai.doc gali būti užkrėsti virusu. Aišku, siuntėjui to nė nežinant. Tiesiog nemandagu gavėją versti pasitikėti.
Penkta, užkemša ryšį — raštas .doc pavidalu „sveria“ kelis kartus daugiau už RTF formato raštą ir dešimtis kartų „sunkesnis“ už TXT formato paprastą laišką.
Tai nereiškia, kad nedera naudotis „Microsoft“ programomis — tiek „Word“, tiek visos kitos raštų programos pažįsta ir moka išsaugoti raštus atviruoju RTF formatu.
Nors siunčiant paštu, vietoj RTF (Rich Text Format) raiškiems raštams geriau tinka internetinis hipertekstas — HTML. Tokiu pavidalu „Word“ taip pat moka išsaugoti, o nemokamas „MS Outlook Express“ ir rašyti tiesiogiai moka, HTML ten net be reikalo būna įjungta kaip pradinė parinktis.
Bet prie laiškų prikabinti raštai dažniausiai būna be ypatingos išraiškos, kaip ir šis rašinėlis — tokiems gana paprasto teksto, nekils jokio virusų pavojaus. O paprastą tekstą jau galima dėti tiesiai į laišką — tada paštą galima lengvai rūšiuoti, atrinkti, ieškoti būdingų žodžių, skaityti iš karto, nepaleidinėjant papildomų programų.
Beje, nuo pat interneto pradžios yra sutarta, kaip rašyti raiškiau ir paprastu tekstu: *pastorintai*, /pasvirai/, _pabrauktai_, su įvairiais ištiktukais, jaustukais, „vaipukais“ :-) Rimtesnės pašto programos tokius ženklus atpažįsta ir atitinkamai paryškina išskirtus žodžius, o „vaipukus“ vaizduoja išraiškingais piešinukais. Tik nemandagu rašyti vien didžiosiomis raidėmis. Ne vien todėl, kad sunkiau skaityti — DIDŽIOSIOS REIŠKIA RIKSMĄ!
Už rašto puošmenas gerokai svarbiau dalykinius laiškus siųsti unikodu (angliškai Unicode). Jis leidžia rašyti riestas kabutes, ilgus brūkšnius, mato vienetus, matematikos ženklus, daugybę technikos, net grafikos ženklų — tiesiai paprastame laiške, be HTML ir be „Word“ pagalbos. Nebūtina koduotės nurodinėti laiškininkui kaskart siunčiant, tereikia jo derinimo skydelyje kartą visam laikui išsižadėti „tautinių“ pagundų — visokius ANSI, „Baltic charset“, ISO 8859-4, ISO 8859-13, „Windows-1257“ perjungti į tarptautinį 8 bitų unikodą UTF-8 (LST ISO 10646). Būtent ribotos amerikoniškos ANSI naudojimas tarpusavy nesuderinamiems tautiniams rinkiniams sukelia maišatį, gadina rašmenis persiunčiant ir skatina „shwep_loti“. O unikodas ne tik netrukdo rašyti skirtingomis kalbomis (netgi rusiškai, graikiškai, arabiškai, žydiškai, armėniškai, hieroglifais) tame pačiame laiške, bet ir leidžia išnaudoti visą lietuviškų rašmenų ir tarties ženklų aibę.
Aišku, šitas patarimas be išlygų tinka tik asmeniniam ir viešam susirašinėjimui — žinybiniam neretai prireiks biuro dokumentų. Prireiks pasitarti, papildyti ir keisti rengiamą įmonės dokumentą. Bet tokiu atveju geriau, jungiantis vietiniu tinklu, intranetu arba ekstranetu, redaguoti vieną dokumentą, užuot siuntinėjus savus egzempliorius paštu.
Beje, tokiems reikalams skirta „Google“ Bazė, Dokumentai, Kalendorius, „Windows“ Live.com, Zoho.com ir panašių interneto paslaugų tarnybos. O Failai.in, File.lt, eSnips.com, FreeDrive.com, aDrive.com, xDrive.com, Inbox.com, Uzeik.net ir kitų sandėliavimo tarnybų dėka apskritai siuntinėti jokių pašto priekabų nedera: siuntas lengviau sukrauti į tuos sandėlius, o laiške, paaiškinus reikalą, užtenka įteikti nuorodą į krovinio vietą internete (URL). Paprasta, patogu, saugu ir neužkemšamas paštas.
Per One.lt ir panašius portalus iš „mobiliukų“ kultūros į internetą atėjusieji dažnai mano, kad el. paštas, kaip ir SMS, netinka dalykinei raštvedybai, kad oficialus gali būti tiktai dokumentas.doc. Ne, internetinis paštas iš esmės skiriasi nuo SMS — kiekvienas laiškas turi išsamų aprašą (header) su autoryste, adresatais, aptariamo dalyko (bylos) antrašte, gijos ir laiško unikaliu ID, visų pašto stočių datomis, daugeliu kitų žymų. O rimtesnė pašto tarnyba veikia šifruotu ryšiu, moka užrakinti ir skaitmeniniu antspaudu (el. parašu) fiziškai ir juridiškai apsaugoti laiško turinį taip, kad jį matytų tik gavėjas, o atvėręs iškart gautų perspėjimą apie bet kokį ne autoriaus darytą pakeitimą.
Raštvedybos negriauna ir išplitęs judrusis ryšys. Daugelis kišeninių telefonų dabar leidžia pasitikrinti paštą kelionėje, taupant leidžia perskaityti laiškų antraštes, nekraunant priekabų — jas galima pasiimti grįžus prie kompiuterio. SMS — tikra atgyvena interneto amžiuje. Išnaudokime elektroninį paštą — pigią, patogią ir visapusišką priemonę dalykinei raštvedybai.
