Lietuvoje įvedus karantiną ir skatinant gyventojus laikytis saviizoliacijos, verslo įmonės turi operatyviai įveikti nuotolinio darbo organizavimo, klientų aptarnavimo ar paslaugų teikimo nuotoliniu būdu iššūkius. Nors pasaulyje nuotolinis darbas yra patrauklus dėl geresnio darbo ir gyvenimo balanso, aukštesnio atlygio bei didesnio pasitenkinimo darbu, tačiau tik nedaugelis įmonių gali suteikti darbuotojams galimybę dirbti nuotoliniu būdu. Šiuo visiems labai įtemptu laikotarpiu pakalbinome jau 5 metus savo veikloje nuotolinio darbo principus taikančios įmonės UAB „Baltic Virtual Assistants“ vadovą Andžej Rynkevič, kuris sutiko pasidalinti patirtimi, padėsiančia kiekvienai įmonei sklandžiau ir efektyviau suplanuoti įmonės darbus šiuo metu.
Darbas iš namų. Pranešimo autoriaus iliustracija.
„Nuotolinis darbas yra įmanomas daugumoje įmonių pradedant nuo apgyvendinimo ar energetikos sektoriaus įmonių, kuriose pagrindinė darbo priemonė yra kompiuteris. Esminė problema, su kuria gali susidurti įmonės yra virtualios darbo kultūros stoka, kuomet darbuotojai gali atsainiai žiūrėti į darbą iš namų, o vadovai gali jausti kontrolės stygių. Įvertinus šiandienos pasaulio ir Lietuvos įvykių kontekstą, darbuotojų motyvacija dirbti per atstumą turėtų būti ypatingai aukšta, o vadovai turi pasikliauti darbuotojų sąmoningumu ir pasitikėti bei deleguoti užduotis“, – teigia įmonės vadovas Andžej Rynkevič.
Darbo kultūros kūrimas užtrunka gana ilgai, tačiau ekstremalios sąlygos, saviizoliacija, kai svarbu išlaikyti darbo vietą, skatina kiekvieną darbuotoją bei įmonę ypatingai greitai adaptuotis bei mokytis. Įmonės greitai reaguojančios į rinkoje vykstančius pokyčius ir užtikrinusios nenutrūkstamą paslaugų teikimą šioje situacijoje gali užsitikrinti pajamų ar klientų išlaikymą bei sumažinti galimus nuostolius.
„Lietuvoje dar nedaugelis įmonių yra išbandžiusios nuotolinio darbo privalumus, jaučiamas darbo ofise nuostatos įsivyravimas, tačiau covid-19 viruso sukelta situacija paskatins daugelį įmonių išbandyti darbo per atstumą galimybes, o vėliau gal netgi ir pasilikti prie tokio darbo organizavimo būdo. Šiuo metu, nuotolinis darbas yra labai svarbi priemonė norint apsaugoti save ir kitus“, – savo pastebėjimais dalijasi nuotolinio darbo organizavimo profesionalas Andžej Rynkevič.
Jungtinėse Amerikos valstijose 2019 metais „Owl labs“ įmonės darytas tyrimas parodė, kad 30 % 22-65 metų darbingo amžiaus žmonių visą laiką dirba nuotoliniu būdu ir 54 % respondentų nuotolinį darbą propaguoja kartą per mėnesį ir ši tendencija auga.
„Atlikus „Baltic Assist“ darbuotojų apklausą paaiškėjo, kad net 55% visų darbuotojų dirba nuotoliniu būdu visą laiką ir net 34 % darbuotojų rinkosi mūsų įmonę dėl galimybės dirbti per atstumą“, – dalinasi Andžej Rynkevič.
Siekiant įvesti darbo nuotoliniu būdu organizavimo kultūrą įmonėje, svarbu atvirai kalbėtis su darbuotojais, kiekvieną dieną mokytis ir stebėti įmonės procesus bei išnaudoti technologijų teikiamas galimybes. Norint išvengti klaidų ar nesusipratimų, vertėtų atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:
- Reikalinga sukurti darbo valandų, užduočių skyrimo ir užduočių atlikimo kontrolės sistemas darbuotojams ir vadovams. Rinkoje yra didelis pasirinkimas laiko apskaitos sistemų tokių kaip „Hubstaff“, „Timecamp“, „Toggl“ ar užduočių sistemų tokių „Jira“, „Asana“, „Trello“, kurios lengvai prieinamos ir turi nemokamas versijas, kurių šiam momentui tikrai turėtų pakakti. Šios sistemos leis lengviau paskirstyti užduotis bei padidins darbuotojų produktyvumą.
- Komunikacija su darbuotojais. Įmonėje „Baltic Virtual Assistants“ rytiniai trumpi susitikimai tapo jau tradicija, kuri leidžia susikoncentruoti ties pagrindinėmis tos dienos užduotimis. Įmonė yra išbandžiusi daug įvairių komunikacijos įrankių ir rekomenduoja rinktis vieną iš šių programų „Microsoft Teams“, „Slack“, „Wire“, kurios suteikia galimybę patogiai ir saugiai kurti virtualius susitikimus, bendrauti tarpusavyje ir dalintis dokumentais.
- Svarbu nusistatyti nuotolinio darbo principus ir tokiu būdu išvengti chaoso. Labai svarbu apsibrėžti, kokius klausimus sprendžiate skambučiu, kokius el. paštu ar „chat“ programomis.
- Numatyti svarbiausias rizikas. Jeigu didžiausia rizika yra tai, kad darbuotojai laiku neatsakys į klientų užklausas, tuomet reikia šias rizikas įsivardinti ir sukurti mechanizmus, kurie eliminuos darbuotojo piktnaudžiavimą. Tie mechanizmai turi netrukdyti darbuotojui, o padėti tiek jam, tiek vadovams.
- Darbuotojų edukacija. Svarbu edukuoti darbuotojus apie nuotolinio darbo subtilybes. Nuotolinis darbas tai nėra vien lokacijos pakeitimas. Dirbant iš namų, reikia atitinkamai išsirinkti vietą, kurioje pašaliniai dirgiklių nebus arba bus sumažinti iki minimumo. Taip pat, rekomenduojama susikurti rutiną, kaip einant į darbą – (keltis tuo pačiu metu, praustis, rengtis oficialiais drabužiais ir t. t…). Tada mūsų smegenys geriau įsijungia į darbo, o ne poilsio ar namų rėžimą.
- Darbuotojų pasipriešinimo eliminavimas. Svarbu tinkamai paaiškinti darbuotojams apie naujai įvedamas kontrolės priemones ir jų naudą. Juk nauji įrankiai padės ne tik įmonei, bet ir darbuotojui tapti efektyvesniu ir didesnę vertę įmonei kuriančiu specialistu.
