Ekstremali situacija Lietuvoje koreguoja verslo planus. Biurams „kraustantis“ į namus, didėja išmanių sprendimų darbui, kurie padėtų užtikrinti sklandų ir nenutrūkstamą procesą, poreikis.
Jūsų dėmesiui – Arnoldo Lukošiaus, „Tele2 Inovacijų biuro“ eksperto, patarimai verslui, kad darbas iš namų vyktų be jokių papildomų rūpesčių.
Asociatyvi nuotr. Pixabay.com
1. Dirbdami iš namų nepraleiskite nei vieno skambučio
Verslui kiekvienas skambutis yra ypatingos reikšmės. Naudojantis išmaniu skambučių valdymu jūsų darbuotojai bus visuomet pasiekiami klientams. Šis sprendimas leidžia efektyviai ir greitai nukreipti atostogaujančio, sergančio ar tiesiog tuo metu nepasiekiamo darbuotojo skambučius į jo dirbančio kolegos telefono numerį.
Tai galima lengvai padaryti tiek su fiksuoto įmonės numerio skambučiais, tiek ir su mobiliaisiais darbuotojų telefonais. Jei šiuo metu visi biuro darbuotojai dirba iš namų, bendro įmonės numerio skambučius galite nukreipti į bet kokį vieną ar kelis kitus jūsų pasirinktus numerius. Taip visuomet būsite pasiekiami savo klientams.
2. Darbą namuose palengvins statistika
Dirbant nuotoliniu būdu itin svarbu ne tik atsiliepti, bet ir stebėti praleistus skambučius. Būdami už ofiso ribų galite patogiai valdyti svarbiausią skambučių informaciją, stebėti visos įmonės ir kiekvieno darbuotojo skambučių istoriją, kliento laukimo laiko ir skambučių trukmės grafikus, bendrą skambučių kiekį, praleistus skambučius ir gauti naudingas įžvalgas. Tai leidžia efektyviai valdyti darbo procesą net nebūnant vienoje patalpoje su savo kolegomis.
Patikrinti visus praleistus įmonės skambučius galima tiek savitarnoje, tiek ir kasdien gaunant automatiškai siunčiamą praleistų skambučių sąrašą el. paštu.
3. Darbo procesus valdykite nuotoliniu būdu
Norintiems efektyviai valdyti darbo procesą, o ypač klientų skambučių srautus, iš namų – siūlome apsvarstyti interaktyvaus autoatsakiklio galimybę. Jums paskambinęs klientas pirmiausia galės pasirinkti su kuriuo skyriumi nori susisiekti, o tai padės išvengti tarpininkavimo ir leis klientui iškart tiesiogiai bendrauti su atsakingu žmogumi, kuris išspręs klientui kilusius iššūkius.
4. Informuokite klientus
Jei savo klientams norite pranešti svarbią informaciją ar paaiškinti jiems pasikeitimus savo verslo procesuose – „SMS Verslui“ sprendimas leidžia tai atlikti siunčiant automatines SMS žinutes. Rekomenduojame šį įrankį, nes jis padės sutaupyti laiko ir leis operatyviai informuoti klientus apie pokyčius ar perduoti darbuotojams informaciją.
5. Susitikimus perkelkite į virtualią erdvę
Verslo patogumui siūlomos ir nuotolinių susitikimų arba grupinių skambučių paslaugos. Jos praverčia, kai nėra sąlygų su klientais susitikti „gyvai“. Tokia paslauga itin aktuali dabartiniu laikotarpiu, kai tenka dirbti nuotoliniu būdu.
Pavyzdžiui, konferencinius skambučius galite atlikti tiesiog savo telefonu. Tai padaryti labai paprasta – pasirinkite pirmąjį žmogų, kuriam norite paskambinti. Kai jis atsilieps spauskite mygtuką „Add Call“ ir iš savo kontaktų sąrašo išsirinkite kitą žmogų, kurį norite pridėti prie pokalbio. Kai antrasis pašnekovas atsilieps, spauskite mygtuką „Merge“ – tokiu būdu sujungsite abu skambučius į vieną pokalbį.
Jei jus domina ne tik garso, bet ir vaizdo konferencijos, galite išbandyti populiarią aplikaciją „Skype For Business“, kuria naudotis galėsite su „Microsoft“ programinės įrangos sprendimu verslui „Office 365“. Ji veikia panašiai kaip ir įprasta „Skype“ platforma, tačiau čia galite patogiai planuoti virtualius susitikimus, rengti skambučius ir susirašinėti, kad ir kur bebūtumėte.
6. Planuokite komandos darbą
Ne paslaptis, kad dirbant iš namų gali būti sunkiau susikaupti ir suplanuoti savo darbo dieną. Technologijų kūrėjai pagalvojo ir apie tai – didesniam produktyvumui ir efektyviam laiko planavimui gali padėti darbų ir užduočių organizavimo sprendimai.
Vienas tokių – „Microsoft“ programinės įrangos sprendimas „Microsoft To Do“. Jis leidžia greitai užfiksuoti ir rasti savo darbų sąrašus bei užduotis įvairiuose jūsų įrenginiuose todėl galėsite efektyviai atlikti darbus biure, namie ar kelyje.
Sprendimas leidžia itin lengvai skaidyti užduotis į mažesnius darbus, numatyti atlikimo terminus ir nustatyti priminimus, kad jūs ir jūsų komandos nariai nenukryptų nuo tikslo. Ypač patogu, kad šis įrankis automatiškai integruotas tiek su „Office 365“, tiek ir su „Outlook“ pašto dėžute, tad darbus planuoti bus gerokai lengviau.
7. Dokumentų dalybos
Dirbant per atstumą svarbu turėti visas reikalingas priemones sklandžiam ir efektyviam darbui. Saugų ir greitą duomenų perdavimą gali užtikrinti tam pritaikyti išmanieji įrankiai. Be populiariausių duomenų laikymo ir perdavimo aplikacijų, tokių kaip „Dropbox“, „Google Drive“ ir „iCloud“, rekomenduojame išbandyti ir saugią duomenų perdavimo aplikaciją „Resilio Sync“.
Ji ypatinga tuo, kad leidžia lengvai perkelti bet kokius failus iš savo kompiuterio, suteikia galimybę siųsti duomenis iš vieno įrenginio į kitą ir neturi jokio duomenų laikymo limito.
