Informacinių technologijų (IT) pirkimams Lietuvoje kasmet išleidžiama daugiau nei 50 mln. eurų. Perkami IT sprendiniai sudėtingėja, o jų įgyvendinimo terminai trumpėja. Vartotojas tampa išrankesnis, jam ima rūpėti ne kaina, o paslaugos gavimo greitis, patogumas, funkcionalumas. Vis daugiau kalbama apie vartotojo patirtį, kokia ji svarbi, norint išlaikyti sėkmingą ir ilgalaikį verslą.
Asociatyvi nuotr. Pixabay.com
Šiandien nė viena organizacija negali išsiversti be IT sprendimų, todėl sėkmingas IT projektų įgyvendinimas tampa iššūkiu ne vienai perkančiajai organizacijai. Šalia to vis labiau jaučiama ir įtraukimo į „Nepatikimų tiekėjų sąrašą“ grėsmė. Tai lemia, kad IT paslaugų teikėjai į viešojo pirkimo sutarčių vykdymo problemas turėtų žiūrėti daug atidžiau.
Nors vienodų situacijų nėra, tam tikros problemos vykdant IT pirkimų sutartis jau tapo „klasikinės“. Siekiant sumažinti sutarties nutraukimo riziką, IT paslaugų teikėjams rekomenduojame suvaldyti bent jau dažniausias problemas.
Netiksliai apibrėžtas perkamas objektas. IT sistemų ir sprendinių sukūrimo paslaugų pirkimuose dažnai nurodoma, jog detalesni reikalavimai pirkimo objektui gali būti tikslinami sutarties vykdymo metu. Nors atrodytų, jog tokie tikslinimai turėtų būti tik simboliniai, dėl jų tikroji teikiamų paslaugų apimtis sudarius sutartį gali smarkiai padidėti. Tai reiškia papildomas sąnaudas ir potencialų ginčą, kas sutarties kontekste yra papildomi darbai, o ką atsakingas pirkimo dalyvis turėjo įvertinti dar prieš teikdamas pasiūlymą.
Patarimas: jei pirkimo dokumentuose darbų apimtis įtvirtinta neaiškiai, nurodyta, kad ji bus tikslinama, tačiau tikslinimo tvarka neaptarta, tiekėjas turėtų teikti perkančiajai organizacijai klausimus ir prašyti patikslinimų.
Neatsakingas planavimas ir tarpinių terminų nesilaikymas. IT paslaugų pirkimuose darbai užsitęsia dėl įvairiausių trukdžių, priklausančių tiek nuo tiekėjo, tiek ir nuo užsakovo. Ir čia derindami darbų atlikimo grafiką meškos paslaugą sau dažnai padaro patys paslaugos teikėjai, įsipareigodami darbus atlikti trumpais terminais. Tarpinių projekto įgyvendinimo terminų nesilaikymas gali būti laikomas esminiu sutarties pažeidimu, o tiekėjas – įtrauktas į „Nepatikimų tiekėjų sąrašą“.
Patarimas: pasitikrinti, ar Pirkimo sutartyje nurodyta, jog tarpinių terminų nesilaikymas bus laikomas esminiu sutarties pažeidimu; su užsakovu tvirtinant darbų grafiką realiai įvertinti savo galimybes darbus atlikti numatomais terminais.
Chaotiškas pavedimų pateikimas. Dažnu atveju prieš pradėdamas dirbti tiekėjas nežino, ar iš užsakovo pusės už sutarties vykdymą bus atsakingi IT žinių turintys profesionalai. Teikiant pasiūlymą reikėtų įvertinti, kad įgyvendinant projektą gali tekti dirbti su užsakovu, kuris neturės žinių, kaip tinkamai prioretizuoti IT darbus, pavedimus pateiks nenuosekliai ir chaotiškai. Šiuo atveju neigiamos rizikos beveik visada tenka tiekėjams, mat pirkimo sutartyje dažniausiai įtvirtinta standartinė nuostata, kad „paslaugos teikėjas privalo bendradarbiauti su perkančiąja organizacija“.
Patarimas: įvertinti ir laiko sąnaudas, kurios bus reikalingos dalyvauti bendruose užsakovo pasitarimuose ir susitikimuose (kurie kartais gali būti itin dažni bei ilgos trukmės). Rekomenduojama dar iki pasiūlymų pateikimo paklausti perkančiosios organizacijos apie tokių susitikimų (pasitarimų) organizavimo praktiką. Taip pat verta paprašyti perkančiosios organizacijos patikslinti pirkimo sutarties nuostatas ir paaiškinti, kaip bus suprantamas šalių bendradarbiavimas sutarties vykdymo metu, kad pareigą reaguoti į viena kitos prašymus, susijusius su projektu, turi abi šalys.
Infrastruktūra, su kuria tiekėjui teks dirbti. Nors IT sektorius itin imlus naujovėms, modernus paslaugų teikėjas gali susidurti su problema, kad jau turima užsakovo infrastruktūra yra technologiškai pasenusi, nepatogi dirbti ir jai neįmanoma pritaikyti modernių sprendimų (tai ypač aktualu, kai perkančioji organizacija įsigyja turimos sistemos atnaujinimo ar funkcionalumų išplėtimo paslaugas).
Patarimas: jei pirkimo dokumentuose nepateikta informacijos apie užsakovo naudojamą sistemą, jos technologinius parametrus (kokia programavimo kalba sistema yra sukurta, ar tiekėjui bus suteikiamos serverio administratoriaus teisės ir pan.), prašyti tokią informaciją pateikti. Tokios informacijos žinojimas dažnu atveju leidžia pateikti tikslesnį pasiūlymą, o kartais net identifikuoti kitus pirkimo dokumentų prieštaravimus, kurie gali būti pataisyti iki pasiūlymų pateikimo dienos.
Nepakankamos IT kompetencijos. Deja, perkančiosios organizacijos dažnai neturi darbuotojų, kurie pakankamai gerai išmanytų IT procesus. Tai lemia, kad perkančiosios organizacijos ir tiekėjai nekalba ta pačia kalba: tiekėjams sunku suprasti užsakovų lūkesčius, o šiems – paaiškinti vienokių ar kitokių procesų būtinus funkcionalumus bei prioritetus.
Patarimas: nors užsakovo personalo kompetencijos priklauso tik nuo paties užsakovo galimybių, dalyvaudamas IT paslaugų pirkime tiekėjas turėtų įvertinti laiko sąnaudas, siekiant iš užsakovo gauti reikalingą informaciją ir duomenis, tikslinantis dėl programuojamų funkcionalumų ir panašių klausimų.
Karolina Laurynaitė yra JUREX advokatė
