Mūsų patirtis sako, kad sunkios derybos dažnai būna lengvo bendradarbiavimo pradžia. Išties, deryboms derėtų skirti pakankamai laiko ir dėmesio, kad vėliau būtų patenkinti abiejų pusių lūkesčiai, išvengta nesusipratimų ir situacijų „ne mano daržas, ne mano pupos“. Sėkmingai sudarytas IT paslaugų nuomos kontraktas – tai ne tik pasiekta norima kaina (nors kaštų taupymas dažniausiai būna pagrindinis IT paslaugų nuomos stimulas). Derybų metu turite aptarti daug skirtingų aspektų, kurie leis išspręsti pagrindinius paslaugų teikimo poreikius.
Jeigu ketinate pasirašyti ilgalaikę IT paslaugos nuomos sutartį, rekomenduojame atsižvelgti į keletą itin svarbių punktų.
1. Detali darbų specifikacija (angl. Statement of Work, SOW). Ji gali užimti 100 ir daugiau puslapių, tačiau išsamiai ir tiksliai sudėlioja teikėjo paslaugas ir kliento atsakomybes. Jame pažymima, kas bus padaryta už sutartą kainą, todėl čia turi būti surašyti visus jūsų lūkesčiai.
2. Paslaugų lygmenys (angl. Service levels). Jie apibrėžia paslaugų pateikiamumą – kiek daug paslaugų bus teikiamos ir iki kokio lygmens. Turėkite omenyje, kad kuo labiau artėjate prie 100 % paslaugos pateikiamumo, tuo labiau (eksponentiškai) kyla kaina. Taip pat svarbu numatyti sąlygas keisti paslaugų lygmenis pagal verslo poreikius.
3. Sutarties nutraukimo sąlygos. Kaip ir vedybinė sutartis apsaugo nuo netikėtumų, jei kas nors įvyksta ne taip, kaip planuota. Beje, kaip ir vedybinės sutarties atveju, aplaidžiai surašytos sutarties nutraukimo sąlygos gali kainuoti labai brangiai.
4. Ateities kainos. Jos iš tiesų turi tendenciją mažėti dėl įrangos patobulinimų, procesų automatizavimo ir panašiai. Vienok derėtų atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:
- Kasmetiniai kainų pokyčiai – galima tikėtis, kad kainos kasmet mažės paslaugų tiekėjui optimizuojant ir supaprastinant procesus. Ši tendencija paprastai netaikoma aplikacijų valdymui.
- Vartojimo kainų korekcijos (angl. Cost of Living Adjustment, COLA) – kai paslaugų kaina siejama su kokiu nors gerai žinomu indikatoriumi (pavyzdžiui, metine infliacija). Vartotojų kainų indeksui keičiantis, keičiasi ir teikiamų/ gaunamų paslaugų kaina.
- Papildomų resursų kainos (angl. Variance Pricing). Paprastai į pagrindinę kontrakto kainą įtraukiama numanomų naudoti išteklių kaina, už kurią atsiskaitoma pagal faktinį suvartojimą, tačiau rekomenduojame kiek įmanoma detaliau peržiūrėti galimą darbų sąrašą, kad vėliau netektų sulaukti nemalonių netikėtumų. Galima situacija, jog paslaugų teikėjai augančioms įmonėms taiko žemą bazinį mokestį, tačiau vėliau kaina gerokai išauga dėl sutartyje nenumatytų darbų.
Jei iš tiesų pratybų metu išlieto prakaito kiekis atvirkščiai proporcingas mūšio metu išlieto kraujo kiekiui, per derybas į šiuos 4 punktus verta atkreipti ypatingą dėmesį.
