Dar prieš keletą metų dokumentų naikikliai nebuvo labai populiari įranga organizacijose, tačiau situacija kardinaliai pasikeitė kartu su BDAR įsigaliojimu, kuris numato labai griežtus duomenų apsaugos reikalavimus.
Kodėl verta įsigyti dokumentų naikiklį?
Organizacijų dokumentuose dažnai saugoma svarbi informacija, kuri neturėtų patekti į neįgaliotų ją matyti žmonių akiratį. Dažniausiai tai yra klientų, organizacijų duomenys, sąskaitų numeriai, vidinė korespondencija. Tokių duomenų nutekėjimas būtų rimta problema kiekvienai organizacijai. Dokumentų naikiklio dėka galima susmulkinti į labai mažas dalis popieriaus lapus, CD laikmenas, kreditines korteles. Varle.lt biuro reikmenų specialistai parengė patarimų gidą, kuris padės protingai išsirinkti dokumentų naikiklį.
Pagrindiniai parametrai, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį renkantis dokumentų naikiklį
Pasak specialistų, yra keletas parametrų ir aspektų, į kuriuos būtina atsižvelgti renkantis dokumentų naikiklį.
Dokumentų naikiklių rūšys:
Dokumentų naikikliai smulkinantys juostelėmis (angl. strip cut). Tai pigesni modeliai, naudojami nedidelio konfidencialumo laipsnio dokumentų naikinimui.
Dokumentų naikikliai smulkinantys gabaliukais (angl. cross cut). Tokie įrenginiai susmulkina dokumentus į mažus gabaliukus, todėl būna neįmanoma atkurti dokumento turinio. Naudojami didelio konfidencialumo dokumentų naikinimui.
Dokumentų konfidencialumo laipsnis ir naikiklių saugumo klasės
Siekiant užtikrinti aukšto lygio dokumentų saugumą laikantis BDAR taisyklių, specialistai rekomenduoja rinktis ne mažesnės nei P4 saugumo klasės dokumentų naikiklius.
Dokumentų naikiklių našumas
Dokumentų naikiklių našumą apibūdina 80 g gramatūros popieriaus lapų kiekis sunaikinamas per 1 minutę. Dokumentų naikiklių specialistai pataria rinktis organizacijos ar asmeninius poreikius atitinkantį modelį. Mažame biure dokumentų naikiklis, kuris pasižymi 10 lapų per minutę naikinimo našumu bus tikrai optimaliu sprendimu, tačiau didesniuose biuruose, kur susiduriama su dideliu dokumentų kiekiu, pravers modeliai, kurie pajėgūs sunaikinti kelis šimtus dokumentų per pusvalandį ir pan.
Dokumentų padavimo angos plotis
Jeigu turite reikalų su įvairaus tipo dokumentais, atkreipkite dėmesį į dokumentų padavimo angos plotį. Yra priimta, kad maži ir ekonomiški dokumentų naikiklių modeliai pasižymi apie 130 mm dokumentų padavimo angos pločiu. Didžiausi rinkoje modeliai turi net 500 mm angos plotį. Populiariausi dokumentų naikiklių modeliai pasižymi 220–300 mm dokumentų padavimo angos pločiu. Pasak specialistų, tokia reikšmė yra optimali ir pakankama norint patogiai naikinti vokus, A4 lapus, reklaminius bukletus ir kitus dokumentus.
Dokumentų naikiklio atliekų konteinerio talpa
Asmeniniam naudojimui ir mažiems biurams optimaliausiu sprendimu yra dokumentų naikikliai, kurie turi iki 15 l atliekų talpą. Tipiniams vidutinio dydžio biurams rekomenduojama rinktis nuo 20 iki 80 l atliekų konteinerius turinčius modelius.
Vienu metu naikinamų lapų kiekis
Dauguma pažangesnių ir našesnių dokumentų naikiklių pasižymi galimybe vienu metu naikinti mažiausiai keletą dokumentų. Tai patogi funkcija, ypač jei turime reikalų su šimtais lapų, kuriuos reikia sunaikinti. Mažesni ir pigesni dokumentų naikiklių modeliai leidžia vienu metu naikinti apie 5 lapus, tipiniai biurams pritaikyti dokumentų naikikliai vienu metu naikina daugiau nei 10 lapų, o pažangiausi modeliai – keliasdešimt.
Triukšmo lygis
Žinoma, dokumentų naikiklio variklis ir mechanizmai sukuria mažesnį ar didesnį triukšmą. Manoma, kad priimtinas triukšmo lygis veikiant dokumentų naikikliui turėtų būti 45 – 65 dB. Didesnis dokumentų naikiklio triukšmo lygis jau gali varginti naudotoją.
Naudingos dokumentų naikiklių funkcijos
Dokumentų naikikliai – ne šiaip įrenginiai, kurių vienintelė užduotis yra paprastas popierinių dokumentų naikinimas. Pasak specialistų, šiandien klientai tikisi daugiau papildomų funkcijų, kurios pagerina saugumą, veikimo greitį ir bendrą naudojimosi įrenginiu patirtį.
Kitų duomenų laikmenų naikinimas
Kai kuriose organizacijose svarbi informacija saugoma ne tik popierinėse laikmenose, ber ir CD diskuose. Todėl kai kurioms organizacijoms vertėtų atkreipti dėmesį į dokumentų naikiklius, kurie yra aprūpinti plastiko pjovimo peiliukais. Tokie modeliai leis sunaikinti kompiuterines duomenų laikmenas ir banko korteles.
Automatinė pradžia (Start) /pabaiga (Stop)
Tai labai naudinga funkcija, kuri reikšmingai palengvina dokumentų naikinimo procesą. Šia funkcija aprūpintas dokumentų naikiklis pradeda veikti automatiškai, kai į vidų įdedamas dokumentas ir automatiškai išsijungia iškart, kai dokumentas yra sunaikinamas.
Atbulinės eigos funkcija
Kartais atsitinka taip, kad dėl per didelio dokumentų kiekio ar dėl mažų metalinių ant popieriaus esančių elementų, dokumentų naikiklis užstringa. Atbulinės eigos (angl. reverse) funkcijos dėka variklis atgal grąžina įdėtus dokumentus.
Automatinis išsijungimas nuėmus galvutę
Nors dokumentų naikikliai nėra nesaugūs įrenginiai, nepaisant to naudojantis šiuo įrenginiu verta papildomai pasirūpinti savo saugumu. Dėl šitos priežasties atsirado modelių su automatiniu išsijungimu nuėmus galvutę.
Prisilietimo jutiklis
Dar viena apsaugos funkcija. Žinoma, tikimybė, kad kas nors įdės rankas į dokumentų naikiklį nedidelė, tokio atvejo pasekmės galėtų būti tragiškos. Dėl šitos priežasties gamintojai kai kurių dokumentų naikiklių modeliuose numatė prisilietimo jutiklius, kurie sustabdo įrenginio veikimą, kai naudotojas prisiliečia prie popieriaus angos vidaus.
Automatinis dokumentų tiektuvas
Dokumentų naikikliai su automatiniu dokumentų tiektuvu ypač pravers ten, kur dokumentai naikinami dažnai ir dideliais kiekiais. Tai elementas, kurio dėka dokumentų naikiklis gali automatiškai paimti naikinimui skirtus dokumentus.
Atliekų konteinerio prisipildymo jutiklis
Tai naudinga funkcija visiems tiems, kas pamiršta reguliariai tuštinti atliekų konteinerį. Tokią funkciją turintis dokumentų naikiklis pats praneš, kada metas atlaisvinti atliekų konteinerį.
Ratukai
Konstrukcijoje numatyti ratukai palengvins dokumentų naikiklio transportavimą.
Automatinis sutepimas alyva
Nors dokumentų naikikliai yra patvarūs įrenginiai, intensyviai jais naudojantis, jų dalys susidėvi. Šį procesą galima sulėtinti įsigyjant modelį, kuris pasižymi automatinio sutepimo alyva funkcija. Mažiau pažangesni ir mažesnio galingumo dokumentų naikikliai periodiškai turėtų būti sutepami alyva rankiniu būdu.
Dokumentų naikiklio pasirinkimas skirtingo dydžio organizacijoms
Dokumentų naikikliai, skirti asmeniniam naudojimui ir mažiems biurams
Tai paprasčiausi ir pigiausi įrenginiai, kurie tinka 30-50 lapų per dieną naikinimui. Žinoma, tokie dokumentų naikikliai pajėgūs sunaikinti ir daugiau lapų, tačiau dėl jų riboto greičio ir našumo, šis procesas užtruks.
Dokumentų naikikliai, skirti vidutinio dydžio biurams
Tokie įrenginiai yra optimalus sprendimas organizacijoms, kuriose dirba nuo kelių iki keliasdešimties darbuotojų. Tokie dokumentų naikikliai tinkami kasdien naikinti iki 200 dokumentų arba periodiškai ir didesnį kiekį.
Dokumentų naikikliai, skirti dideliems biurams
Kaip taisyklė, tokie dokumentų naikikliai leidžia kasdien sunaikinti 500–800 dokumentų.
Dokumentų naikikliai, skirti ypač dideliems biurams
Tai didžiausi ir našiausi dokumentų naikikliai, kurie pasiteisina didelėse organizacijose ir korporacijose. Jie pasižymi dideliu našumu, 80-100 l talpos atliekų konteineriu bei nepertraukiamam darbui pritaikytu varikliu. Dažniausiai tai yra aukščiausios klasės įrenginiai.
