Globali rinka, mobilumo užtikrinimas bei didelė verslo dinamika tapo rimtu iššūkiu daugeliui Lietuvos bei užsienio įmonių. Norėdamos išlikti konkurencingos, kompanijos renkasi inovatyvius sprendimus, gebančius supaprastinti ir palengvinti verslo procesus.
Didžiausia Baltijos šalyse sporto aprangos gamintoja AB „Audimas“ nėra išimtis. Bendrovė turi kelis vienas nuo kito geografiškai nutolusius administracinius pastatus ir filialus, o taip pat didelį mažmeninės prekybos tinklą Lietuvoje. Natūralu, jog kompanijai reikėjo įrankio padėsiančio palengvinti darbuotojų komunikaciją, užduočių priskyrimą ir kontrolę, taip pat išspręsti dokumentų saugojimo ir dalinimosi problemas. Nors kompanija turėjo dokumentų valdymo sistemą, tačiau ji buvo techniškai pasenusi ir nebeatitiko šiuolaikinių įmonės darbuotojų poreikių. Sistema buvo nepatogi dar ir dėl to, kad negalėjo būti integruojama su kitomis išorinėmis informacinėmis sistemomis, plačiai naudojamomis kompanijų infrastruktūrose.
„Permąstėme trikdžius, kurie apsunkina įmonės darbuotojų sklandų ir patogų darbą bei nusprendėme, kad kompanijai reikia šiuolaikiškos ir patogios dirbti dokumentų valdymo sistemos“, – teigia Vilius Liubertas, AB „Audimas“ IT skyriaus vadovas.
Sportinės aprangos gamintojai kreipėsi į tarptautinę informacinių technologijų kompaniją „DPA Lietuva“, kuri yra sukūrusi informacijos bei dokumentų valdymo sistemą „ShareSpace“. Ši sistema veikia „Microsoft SharePoint“ technologijų pagrindu, o taip pat puikiai dera su kitomis „Microsoft“ technologijomis, tokiomis kaip „Active Directory“, „Exchange“, „LYNC“ ir kitomis.
„ShareSpace“ diegimo darbai, įskaitant kompanijos „Audimas“ poreikių analizę bei sistemos administratorių apmokymą, truko apie 5 mėnesius. Per šį laikotarpį buvo išanalizuota ir patobulinta įmonės vidinė dokumentų saugojimo bei dalijimosi tvarka, išsiaiškintos ir numatytos saugumo bei konfidencialumo taisyklės organizacijos viduje, įdiegtas intranetas, sukurtos dokumentų saugojimo, užduočių kūrimo, priskyrimo bei kitų procesų darbų sekos, o taip pat iš senosios sistemos į naująją perkelti visi įmonės turėti dokumentai.
„Dabar įmonės darbuotojai, prisijungę prie bendrovės vidinio tinklo, gali lengvai, o svarbiausia, saugiai pasiekti reikiamus įmonės dokumentus iš bet kurios vietos, kur tik yra interneto prieiga. Šiuolaikiška sistema griežtai apibrėžia vidinę dokumentų valdymo ir saugojimo politiką“, – teigia IT kompanijos „DPA Lietuva“ vadovas Laurynas Truncė. Jis pabrėžia, kad sistemą integravus kartu su „Microsoft Outlook“ programa, nuo šiol atsakingi darbuotojai gauna priminimus apie besibaigiančias galioti sutartis bei jiems priskirtas ir dar neįvykdytas užduotis.
Bendrovės „Audimas“ IT skyriaus vadovas patvirtino, kad įmonės darbuotojai gana greitai įgudo naudotis naująja sistema. „Nuo šiol kolegos daug greičiau suranda reikiamus dokumentus ir gali daugiau laiko skirti savo tiesioginiam darbui. Svarbiausia, jog dabar turime automatizuotus veiklos procesus, o dokumentų srautų valdymo tvarka yra aiškiai reglamentuota“, – pastebi V. Liubertas.
